Wezenlijke invloed van de OR

Unger Nolet Advocaten heeft meer dan 30 jaar ervaring in juridische dienstverlening op het gebied van medezeggenschap en arbeidsrecht. Muriël Nolet geeft op MainStage OR een lezing over de wezenlijke invloed van de ondernemingsraad in de organisatie. Waar kan de OR zich proactief opstellen en hoe zorgt een informele band met de bestuurder voor meer invloed en betere besluitvorming? In dit interview vertelt Muriël hoe de OR zich proactief kan opstellen.

Je bent als advocaat gespecialiseerd in medezeggenschap. Met welke redenen schakelt een OR jou in?

Dat kan ontzettend uiteenlopen. Denk aan vragen bij het benoemen van een nieuwe bestuurder, wijzigingen in de organisatie, het invoeren van personeelsvolgsystemen, wijzigingen in alcohol- en drugsbeleid en interne OR-kwesties zoals verkiezingen of de verhouding tussen Onderdeelcommissies en OR’en. Ook de keuze welke medezeggenschapsstructuur het best aansluit bij de organisatie komt regelmatig voor.

Heel actueel is nu het videobellen. Veel bedrijven hebben dit al intern ingevoerd uit noodzaak vanwege de coronapandemie en het thuiswerkadvies. Sommigen overwegen deze dienstverlening ook aan klanten (externen) aan te bieden. Hoe wordt dan omgegaan met de privacygegevens van de medewerkers? Mag de werkgever opnames maken en bewaren van het videobellen? Wordt de aanwezigheid geregistreerd? En heeft de OR hier instemmingsrecht over? De OR kan hier wel wat juridisch advies bij gebruiken en vraagt mij dan om ondersteuning.

De laatste tijd zijn er grote reorganisaties gaande. OR’en vinden dat altijd een spannend traject en willen dat zorgvuldig doen omdat het hun – soms directe – collega’s treft. De OR ziet vaak de noodzaak van de reorganisatie wel in, maar wil graag juridisch advies bij wat redelijke extra’s zijn die zij kunnen voorstellen aan de bestuurder om de vertrekkende medewerkers een zachte landing te geven. Bij dergelijke adviezen kan ik goed putten uit mijn jarenlange ervaring met reorganisaties bij veel verschillende bedrijven.

Tijdens MainStage OR ga je een casus behandelen over wezenlijke invloed. Invloed op het organisatiebeleid is de kern van het werk van ondernemingsraden. Maar wat versta je precies onder wezenlijke invloed?

Wezenlijke invloed is niet dat de OR tegen elk besluit tot verandering is. Wezenlijke invloed is dat de OR op zijn tijd meebeweegt, maar evenzeer de hakken in het zand durft te zetten als er een ongewenste koers wordt ingezet. Wezenlijke invloed is dat de OR wordt gehoord en dat recht wordt gedaan aan zijn rol binnen de organisatie van een ‘controlerend’ orgaan.

Je hebt het in je aankondiging voor de presentatie over tijdige betrokkenheid bij besluitvorming. Wat is tijdig?

Dit hangt af van het voorgenomen besluit. Maar bijvoorbeeld een besluit tot reorganisatie inhoudende dat zeker 20% van het personeel boventallig wordt, vergt veel voorbereiding en zal op zijn minst aan bod zijn gekomen in een art. 24-overleg (de overlegvergadering). Dus dan houdt tijdig betrokken worden in dat de OR eerst een vooraankondiging ontvangt dat er een besluitvoornemen aankomt.

En hoe realiseer je dit?

De OR moet proactief optreden. Deelt een bestuurder gewoonlijk geen agenda voor een overlegvergadering, stel dan een voorzet op en mail die vooraf naar de bestuurder. En door alert te blijven als de OR lange tijd informeel betrokken is. Dan ligt immers het gevaar op de loer dat niet tijdig wordt gezien wanneer een voorgenomen besluit overgaat in een begin van uitvoering. Wettelijk gaan bij die overgang wel termijnen lopen (zoals de beroepstermijn bij adviesrecht, en de termijn om de nietigheid in te roepen bij instemmingsrecht).

De WOR biedt met het informatie-, advies- en instemmingsrecht een mooie theoretische basis voor de OR om invloed uit te oefenen. Hoe staan deze (theoretische) wettelijke middelen in verhouding tot de praktijk?

Ik noem dit liever een wettelijke bodem. Er is namelijk veel meer mogelijk als de samenwerking met de bestuurder goed is. Ik zie de WOR als steun voor de OR om zich ervan te verzekeren dat hij invloed heeft. Het is dus een aanvulling op de praktijk. Ook biedt de WOR handvatten aan de OR, want er staat voorgeschreven wat de OR kan en mag en hoe hij van invloed kan zijn, denk aan de stimulerende taak van de OR (naleving van de arbeidsomstandigheden en arbeids- en rusttijden, waken tegen discriminatie en bevorderen gelijke behandeling, en – steeds belangrijker – de zorg van de onderneming voor het milieu).

Het is even een vertaalslag die gemaakt moet worden, maar eigenlijk is de WOR heel praktisch. Mijns inziens gaat wat jij noemt de theoretische basis, hand in hand met de praktijk. Dat is ook wat ik zie bij mijn cliënten. Voorstellen van de OR kunnen nog zo goed lijken, toch worden ze sterker door te verwijzen naar de wet.

Voor wezenlijke invloed is goed overleg en vroegtijdig geïnformeerd worden cruciaal. Welke tips heb je voor een OR om vroegtijdig geïnformeerd te worden?

• vraag welke besluiten de onderneming in voorbereiding heeft;
• bespreek of de OR in de voorbereiding al kan worden betrokken;
• bespreek de financiële positie aan de hand van de jaarcijfers, jaarrekening en -verslag. Deze cijfers, zeker door ze te vergelijken met voorgaande jaren, geven een goed inzicht in de onderneming. Bij de bespreking daarvan komt vaak ook al naar voren welke ideeën de bestuurder in voorbereiding heeft.

Hoe kan informeel contact met de bestuurder bijdragen aan het invullen van de wezenlijke invloed van een ondernemingsraad?

Informeel contact kan al in een vroegtijdig stadium. De bestuurder speelt dan nog met een idee, maar heeft dat nog niet uitgedacht waardoor de WOR nog niet van toepassing is. In het overleg kan de OR dan meedenken. In plaats van een bonsai-boom pas te knippen als hij is gegroeid, kan de OR in informeel contact al meedenken over de voedingsbodem voor de boom. Betrokken worden in een dergelijk vroeg stadium kan een wereld van verschil maken.

Het idee vormt zich tot een besluitvoornemen. Als de OR dan pas wat mag zeggen, maakt vaak dat alleen kan worden bijgeschaafd. Juist door in de voorbereiding te worden betrokken vergroot de OR zijn invloed. De OR is zo goed geïnformeerd en kan sneller schakelen in het verloop van het formele traject, dus een win-win situatie.

In de quote bij de casusomschrijving staat: ‘informele invloed kan goed zijn voor de relatie, maar wezenlijke invloed vereist naleving van de WOR.’ Wat bedoel je daar precies mee?

Informele invloed kan veel opleveren (meesturen in het besluit), maar de bestuurder kan ook geneigd zijn om de formele invloed opzij te schuiven. De formele invloed, via de WOR, waarborgt dat de bestuurder alleen gemotiveerd kan afwijken van het advies van de OR. De bestuurder is met andere woorden wettelijk verplicht het advies van de OR goed af te wegen, anders loopt hij het risico dat zijn besluit wordt aangevochten in rechte.

Kan een informele band met de bestuurder ook té informeel zijn?

Ja, in mijn ogen wel. Een zekere professionele afstand tussen de OR en bestuurder is niet verkeerd. De OR is democratisch gekozen en de achterban verwacht dat de werknemersbelangen goed worden vertegenwoordigd. Uiteraard zonder daarbij het ondernemingsbelang uit het oog te verliezen. Dat vergt een kritische houding van de OR, waarbij de OR en de bestuurder niet altijd op een lijn zitten. Als de relatie té informeel is, zou de OR zich geremd kunnen voelen om zich kritisch op te stellen.

Er zit dus een spanningsveld tussen informeel overleg en de formele invloed die een ondernemingsraad heeft. Hoe kan een OR deze grens het best bewaken?

Door goede communicatie. Als het gewenste resultaat uitblijft via het informele overleg, is het prettig dat de OR nog kan terug vallen op de WOR-rechten. En dat de OR daar niet – onbedoeld – afstand van heeft gedaan tijdens de informele overleggen, of door deelname aan bijvoorbeeld een werkgroep. Bij voorkeur bevestigt de OR dat schriftelijk, gewoon per mail.

Wezenlijke invloed is niet alleen maar top down, maar ook bottom up. Hoe kan de OR zelf het initiatief tonen om invloed op het beleid uit te oefenen?

Door regelmatig de achterban te raadplegen en de oren van de OR open te houden voor signalen van de werkvloer. De effecten van de besluiten zijn immers zichtbaar bij de mensen. De OR kan de signalen, negatieve én positieve, terugkoppelen in evaluaties.

Maar kijk ook goed naar het verleden. Bij een bestuurderswissel worden sommige besluiten weer teruggedraaid, of wordt een oud besluit opnieuw ingevoerd. Een bedrijf moet dynamisch zijn, maar eerder bewezen foute keuzes hoeven niet te worden herhaald, toch? De OR kan daar met een goed archief een belangrijke bijdrage leveren aan de continuïteit van het bedrijf.

Heb je nog een laatste tip voor de OR om hun invloed te vergroten?

Focus niet alleen op de bestuurder als gesprekspartner, maar ook op de toezichthouder (RvC of RvT). Ik heb vaker gezien dat een goede verstandhouding tussen de RvT bijdraagt aan goed bestuur van de organisatie. De OR pikt andere signalen op dan de RvT, die zijn informatie toch eenzijdig voornamelijk via de bestuurder krijgt. Betrek de RvT/RvC dus, bijvoorbeeld via het artikel 24-overleg waar de verschijningsplicht van de RvC/RvT is vastgelegd.

Unger Nolet Advocaten is partner van OR Live. Kijk hier voor meer informatie en tickets.