Alles over thuiswerken voor OR

Arboregels

In het Arbeidsomstandighedenbesluit is opgenomen dat een thuiswerkplek moet worden ingericht volgens de ergonomische beginselen. Deze beginselen uitgewerkt door TNO. De belangrijkste punten zijn:

• Zet het beeldscherm recht voor het gezicht, het midden net onder ooghoogte.
• Zet stoel en bureau op zodat je er in een ontspannen houding bij kunt werken: schouders laag, voeten plat op de grond (of op een verhoging) en onderrug ondersteund door de stoel;
• Gebruik bij een laptop altijd een losse monitor, toetsenbord en muis. Een laptop is eigenlijk ergonomisch ontworpen voor korte klusjes, niet voor langdurig gebruik.
• Gebruik de muis dicht bij het lichaam, zodat de arm in een ontspannen en gebogen houding de muis kan bedienen.
• Zorg voor een goede bureaustoel, die arbotechnisch in orde is en die het lichaam ondersteunt. Gebruik geen eetkamerstoel of andere zitmeubel. Die zijn niet op werken ingesteld.

Werkplekinrichting

Er zijn ingewikkelde fiscale regels rondom het verstrekken van kantoorbenodigdheden of het vergoeden van de kosten voor thuiswerken. Wat in ieder geval wel kan is een thuiswerkende werknemer voor de inrichting van zijn thuiswerkplek een onbelaste vergoeding te geven van maximaal € 1.815 euro per periode van vijf jaar. Met dat geld kan de werknemer zelf zijn werkplek inrichten. Het geld mag worden besteed aan bijvoorbeeld de aanschaf van een bureau, een stoel, voetenbankjes, stoffering en verlichting.

Tip: een werkgever kan de werknemer ook een arboproof bureaustoel verstrekken of vergoeden. Zolang de werknemer geen eigen bijdrage betaalt en de stoel echt aan alle arbo-eisen voldoet, is er sprake van een zogenaamde gerichte vrijstelling en hoeft de werknemer geen belasting te betalen over de waarde van de stoel.

Apparatuur

Ook kan de werkgever de werknemer apparatuur verstrekken die nodig is voor het werk, zoals een computer, randapparatuur of een smartphone. In plaats van dat de werkgever deze spullen aan de werknemer ter hand stelt, kan de werknemer ze ook zelf aanschaffen en de kosten declareren bij de werkgever. Maak wel goede afspraken van wie de spullen zijn. Het is logisch dat de apparatuur eigendom blijft van de zaak en bij uitdiensttreding moet worden ingeleverd. Ondersteunde faciliteiten zoals een snelle internetverbinding of printpapier kan de werknemer bij de werkgever declareren.

Tip: het vergoeden of verstrekken van thuiswerkapparatuur is volgens de werkkostenregeling een gerichte vrijstelling en dus onbelast, zolang de apparatuur noodzakelijk is voor de uitoefening van het werk.

Extra gebruikskosten

Tot slot kan de werkgever de werkelijke meerkosten aan energie, gespreks- en abonnementskosten van telefoon en internet onbelast vergoeden aan de werknemer die deze meerkosten heeft betaald . Let op: zorg wel dat er een reële onderbouwing is van dat meergebruik. Bijvoorbeeld door de gebruikskosten in een zelfde maand over twee jaren te vergelijken: die van het vorig jaar toen en niet werd thuisgewerkt en die van dit jaar, nu we wel wordt thuisgewerkt.

Tip: de fiscus is zeer scherp op het toekennen van onbelaste vergoedingen: ze moeten echt zakelijk zijn. Zorg er dus voor dat er geen privévoordeel voor de werknemer is. In dat geval kan de fiscus de vergoeding als loon aanmerken. En dan moet de werknemer daar alsnog inkomstenbelasting over betalen.

Privacy

De productiviteit van een werknemer die thuiswerkt is moeilijker te meten. Het is verleidelijk om hier allerlei regelingen voor te treffen, maar let op: het is verboden om op een actieve manier de productiviteit van een werknemer te meten, bijvoorbeeld met software. Dit gaat dan met name over de Algemene verordening persoonsgegevens (AVG) en het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens. Deze rechten waarborgen de bescherming van de persoonlijke leefsfeer van een werknemer en hanteren strenge regels voor de verwerking van persoonsgegevens door organisaties en overheden. Ook sluit de AVG de continue monitoring van een werknemer die thuiswerkt uit.

Tip: wel mag de werkgever natuurlijk nalopen of gemaakte afspraken met de werknemer zijn nagekomen, bijvoorbeeld over het tijdig opleveren van rapporten.

Wil de werkgever, binnen de kaders van de wet, de werknemer wat actiever monitoren als hij of zij thuiswerkt, dan kan dat alleen als de ondernemingsraad hier vooraf mee heeft ingestemd. Ook moet de werkgever kunnen aantonen dan het belang van de werkgever zwaarder weegt dan het recht op privacy van de werknemer. Ten slotte moet de werkgever kunnen aantonen dat minder zware maatregelen voor het checken van het personeel niet mogelijk zijn en moet de werknemer van tevoren zijn ingelicht over de maatregelen.

Rol van de OR

Een organisatie die zijn medewerkers verplicht tot thuiswerken, zal dit eerst aan de ondernemingsraad moeten voorleggen voor advies, tenzij de overheid vanwege een crisissituatie thuiswerken verplicht stelt. Een voorgenomen besluit tot thuiswerken is immers een belangrijke wijziging in de werklocatie en de werkwijze van het personeel en daarom adviesplichtig. Zo staat dit in de Wet op Ondernemingsraden (artikel 25 WOR). Er geldt in principe geen instemmingsrecht van de OR (artikel 27 WOR) bij thuiswerkregelingen, tenzij het gaat over de monitoring van aanwezigheid, gedrag of prestaties van thuiswerkers.