Balanced Score Card

Inhoud

Alle gebeurtenissen in een organisatie zijn te vertalen in geld. Organisaties gebruiken financiële cijfers dan ook voor begrotingen, voortgangsrapportages en jaarrekeningen. Echter, wie alleen maar over financiële cijfers beschikt, kan belangrijke ontwikkelingen te laat ontdekken. Bijvoorbeeld, een projectleider moet niet alleen het projectbudget in de gaten houden, maar ook of het geplande projectresultaat wel op tijd af is. Geld, tijd en projectresultaat vormen samen voor hem essentiële stuurinformatie.

Breder kijken

Het management van een organisatie moet altijd breder kijken dan alleen maar naar geld om goed beeld te krijgen van wat er zich allemaal in de organisatie afspeelt. De BSC biedt hiervoor een handig hulpmiddel. Naast financiële informatie geeft de BSC nog drie andere informatievelden, die net zo belangrijk zijn. Dat zijn de marktpositie, efficiënt werken en het investeren in de toekomst. Ze staan in het onderstaande schema uitgewerkt.

Het lezen van financiële rapportages en een BSC is soms lastig. Vraag aan de financiële afdeling om uitleg. Dat gaat sneller dan zelf proberen de gegevens te begrijpen.

De toepassing van de BSC

Op basis van het bovenstaande schema kunt u naar de toepassing van de BSC kijken. Kies uit ieder van de vier velden één of meer aspecten, die belangrijk zijn voor het succes van de organisatie als geheel. In het schema staan voor ieder veld een aantal voorbeelden. Die kunnen per veld naar behoefte worden aangepast. Staan de meest belangrijke aspecten erin? Kies vervolgens voor alle geselecteerde aspecten een Prestatie Indicator (PI) die geschikt is om het resultaat van een werkproces te meten, of tenminste te toetsen.

Verwerk deze prestatie-indicatoren met hun waardes in de verschillende rapportages, zoals begrotingen, voortgangsrapportages en jaarverslagen. De gezamenlijke PI’s noemt men ook wel het ‘dashboard’. Hiermee stuurt het management de organisatie aan.

De uitdaging is nu om de gekozen doelstellingen voor alle PI’s binnen de vier velden gelijktijdig en in goede harmonie met elkaar te realiseren. Bijvoorbeeld, een thuiszorgorganisatie wil natuurlijk graag tevreden cliënten. Maar er moet ook efficiënt worden gewerkt: de tijd per cliënt is beperkt omdat er anders geen geld wordt verdiend.

Ook moet het beroep van de verzorgende voldoende aantrekkelijk blijven.

Organisaties brengen voortgangsrapportages uit aan hun toezichthoudend orgaan. Deze zijn vaak compact, goed leesbaar en bevatten soms ook een aantal Prestatie Indicatoren (PI’s) uit de Balanced Score Card (BSC). Vraag aan uw bestuurder of u deze rapportages ook kan krijgen. De OR is geen toezichthouder, maar de bestuurder kan zich dan de moeite besparen van aparte rapportages aan de OR.

Hoe gaat de OR om met de BSC?

Alle organisaties zijn wettelijk verplicht om een financiële jaarrekening op te maken. Sommige organisaties moeten daarnaast ook financiële begrotingen en voortgangsrapportages opstellen. Er is echter geen wettelijke verplichting om informatie over de drie niet-financiële velden van de BSC te verwerken in rapportages. Sommige organisaties maken er een min of meer uitgebreid gebruik van, maar andere juist weer niet.

Uw OR heeft recht op ‘overleg over de gang van zaken’ volgens artikel 24 van de WOR. Ook voor de OR is het nuttig om daarbij breder te kijken dan alleen maar naar de financiën. Kijk daarom of uw organisatie gebruik maakt van een BSC in haar managementrapportages. Dat levert u dan veel actuele, extra informatie op over ‘de gang van zaken’. Indien een organisatie geen gebruik maakt van de BSC, dan is het toch nuttig voor de OR om zich te verdiepen in de drie niet-financiële velden in het schema. De OR kan dan bepaalde aspecten onder de aandacht brengen in het overleg met de bestuurder. Denk aan vragen zoals bijvoorbeeld:

• Wat weten wij van de klanttevredenheid ?
• Hoe efficiënt werken wij en leidt dat niet tot een te hoge werkdruk ?
• Hoeveel investeren wij in innovatie voor de toekomst van onze organisatie?

Wettelijke rechten en plichten van de OR

U heeft naast het recht op ‘overleg over de gang van zaken’ ook recht op financiële informatie volgens artikel 31a uit de WOR en personele informatie volgens artikel 31b tot en met e. Indien een organisatie in haar management rapportages gebruik maakt van het concept van de BSC, dan is het gebruikelijk om deze rapportages ook aan de OR te geven als u daarom vraagt. Zo nodig kunt u een beroep doen op artikel 31.1. De bestuurder is verplicht om alle informatie aan de OR te verstrekken, die zij voor de vervulling van haar taak nodig denkt te hebben.

Indien een organisatie geen gebruik maakt van het concept van de BSC, dan kan de OR gebruik maken van haar initiatiefrecht volgens artikel 23.3 om bepaalde onderwerpen uit de BSC op agenda van het overleg met de bestuurder te plaatsen. Een organisatie is echter niet verplicht om de drie niet-financiële velden in haar managementrapportages op te nemen.

De OR-praktijk

Als een organisatie het concept van de BSC toepast in haar managementrapportages, dan moet de OR ook inzage krijgen in deze extra informatie naast de financiële en personele rapportages. In het tegenovergestelde geval is het voor een OR toch belangrijk om zich eens te verdiepen in het concept van de BSC. Welke belangrijke informatie over het functioneren van onze organisatie missen wij eigenlijk? Hoe kunnen wij daar in goed overleg met de bestuurder alsnog achter komen? Bedenk wel dat u wel iets met de informatie moet kunnen.

Zie het omgaan met de Balanced Sore Card (BSC) ook als een creatief proces. Wat willen wij eigenlijk weten? Wat is belangrijk voor de toekomst? Hoe kunnen wij het resultaat van belangrijke bedrijfsprocessen zonder al te veel moeite zo goed mogelijk meten en op tijd rapporteren?