Balans, activa en passiva

Een balans is een financieel overzicht van alle bezittingen en schulden van een organisatie op een bepaald moment. Bedrijven, non-profitorganisaties en decentrale overheden zijn verplicht aan het einde van het boekjaar om een balans op te maken. Deze vormt een onderdeel van de jaarrekening, die deze organisaties verplicht moeten uitbrengen. Een balans verschaft essentiële informatie over de financiële gezondheid van een organisatie. Uw OR en bestuurder moeten deze jaarlijks bespreken. U moet dan wel weten hoe u een balans moet lezen.

De bezittingen op de balans

Deze worden activa genoemd en bestaan uit:

Vaste activa, die in principe meer dan een jaar aanwezig zijn en behoren tot de kern van de organisatie;
Vlottende activa, die snel rouleren en dus minder dan een jaar aanwezig zijn.

Vaste activa worden verdeeld in:

Immateriële vaste activa. Deze zijn niet tastbaar, zoals licenties, patenten of know how;
Materiële vaste activa, zoals gebouwen en voertuigen;
Financiële vaste activa. Deze betreffen strategische deelnemingen in een ander bedrijf of leningen aan een strategische partner.

Vlottende activa worden verdeeld in:

Voorraden, bijvoorbeeld grondstoffen of eind- producten, die nog niet verkocht zijn;
Debiteuren, die nog rekeningen moeten betalen. Klanten vormen de belangrijkste groep;
Liquide middelen, zoals kasgeld;
Overlopende activa. Hierbij is een product of dienst wel betaald, maar de tegenprestatie is op het einde van het boekjaar nog niet volledig aan de eigen organisatie geleverd. Denk bijvoorbeeld aan vooruitbetaalde verzekeringspremies.

De schulden op de balans

Naast de bezittingen staan ook de schulden op de balans. De schulden of passiva worden verdeeld in:

eigen vermogen;
voorzieningen;
lange termijn schulden (looptijd langer dan één jaar);
vlottende passiva: alle schulden die binnen een jaar moeten worden betaald.

Het eigen vermogen komt als volgt tot stand. In de profitsector brengen de oprichters van een bedrijf aandelenkapitaal bij elkaar. De oprichters worden daarmee aandeelhouders. Zij zijn in de eerste plaats schuldeisers, die geld hebben geleend aan het bedrijf. Daarnaast mogen zij als mede-eigenaren stemmen over het beleid en de bestemming van de winst. In de eerste plaats kan deze winst als dividend aan de aandeelhouders worden uitgekeerd. Verder kunnen aandeelhouders ook besluiten om de winst in het bedrijf te houden. Deze wordt dan toegevoegd aan de reserves. Aandelen en reserves vormen samen het eigen vermogen.

Non-profitorganisaties hebben meestal de juridische vorm van een stichting of een vereniging. Er zijn dan geen aandeelhouders. Het eigen vermogen bestaat uit een symbolisch startkapitaal, waaraan de reserves zijn toegevoegd vanuit positieve resultaten in voorgaande jaren. Het eigen vermogen mag alleen worden besteed voor het ideële doel van de non-profitorganisatie. Winstuitkering in de vorm van dividend is dus niet mogelijk.

Voorzieningen hebben betrekking op uitgaven die plaats zullen vinden na afloop van het boekjaar op basis van besluiten of gebeurtenissen die zich tijdens het boekjaar hebben voorgedaan. In ieder geval moet vast staan dàt er uitgaven zullen zijn. Alleen het tijdstip en de exacte omvang zijn nog niet volledig bekend. Denk aan reorganisatiekosten, groot onderhoud, of milieuclaims.

Lange termijn schulden hebben een looptijd van meer dan een jaar. Hierop wordt jaarlijks afgelost en rente betaald. Dit zijn belangrijke verschillen met aandelenkapitaal, waar dat niet nodig is.

Vlottende passiva bestaan uit:

Handelscrediteuren. Dit zijn toeleveranciers die op rekening hebben geleverd, maar nog niet zijn betaald;
Overige crediteuren, zoals de Belastingdienst;
Korte-termijnschulden bij financiers, zoals banken;
Overlopende passiva. Hierbij is een dienst of product in principe wel ‘betaald’, maar moet de organisatie na afloop van het boekjaar nog een tegenprestatie leveren. Denk aan vooruitbetaalde subsidies.

Samengevat bestaat een balans uit een ‘zes ladenkastje’ met twee laatjes voor de activa en vier voor de passiva:

Activa	Passiva
1. Vaste Activa: – Immateriële vaste activa – Materiële vaste activa – Financiële vaste activa	3. Eigen Vermogen – Aandelenkapitaal – Reserves
	4.Voorzieningen
	5.Lange-termijnschulden
2.Vlottende Activa – Voorraden – Debiteuren (afnemers) – Liquide middelen – Overlopende activa	6.Vlottende Passiva – Handelscrediteuren (toeleveranciers) – Overige crediteuren – Schulden looptijd < 1 jaar – Overlopende passiva
Totaal Activa: ……….	Totaal Passiva………

De totalen van activa en passiva zijn altijd aan elkaar gelijk. Het eigen vermogen is niet het geld dat op de bank staat, maar bestaat uit het totaal van de activa, waarop alle schulden in mindering zijn gebracht. Het eigen vermogen neemt automatisch af als op activa moet worden afgeboekt, bijvoorbeeld bij prijsdalingen van onroerend goed. Exploitatieverliezen komen direct ten laste van het eigen vermogen. Ingehouden winsten laten het eigen vermogen juist groeien door toevoeging aan de reserves. In profit bedrijven is het eigen vermogen in beginsel eigendom van de aandeelhouders. Daarom staat dit bij de passiva.

Een jaarrekening omvat onder meer een winst- en verliesrekening (non-profit: staat van baten en lasten) en een balans. Houdt deze stukken goed uit elkaar. Een winst- en verliesrekening geeft een overzicht van opbrengsten en kosten over een bepaalde periode. Een balans geeft een momentopname van de waarde van alle bezittingen en de wijze waarop deze zijn gefinancierd.

Hoe beoordeelt de OR een balans?

Als u de balans van uw organisatie ziet, let vooral op de volgende onderdelen:

De verhouding eigen vermogen/balanstotaal en de ontwikkeling hiervan over meerdere jaren. Bij organisaties met een gemiddeld tot hoog risicoprofiel moet dit tenminste 40% zijn. Eigen vermogen heet ook wel de ‘kreukelzone’ om klappen op te kunnen vangen.
De verhouding vlottende activa/vlottende passiva. Als deze lager is dan 1, dan kunnen er liquiditeitsproblemen op korte termijn ontstaan.
De verhouding handelscrediteuren/inkopen. Een hogere waarde dan ¹/₆ kan een symptoom zijn van financiële problemen bij uw organisatie. Deze betaalt de rekeningen dan niet meer op tijd.
De verhouding debiteuren/omzet. Een hogere waarde dan ¹/₆ kan duiden op chaos in de debiteurenadministratie of leveren aan klanten die niet betalen.
De omvang van de immateriële vaste activa. Probeer te achterhalen of hier niet sprake is van gebakken lucht. Lees de toelichting op de balans en vraag door bij de bestuurder. Vraag eventueel aan de accountant hoe deze post concreet is gewaardeerd.

Ga niet alles zelf uitzoeken en uitrekenen. Vraag de bestuurder om een toelichting te geven. Kijk of de ontwikkelingen passen bij het beleid van de organisatie.

OR rechten en plichten

De bestuurder dient volgens artikel 31a.2 van de WOR aan de OR een exemplaar te geven van de schriftelijke jaarrekening en wel direct na goedkeuring door de aandeelhouders of de raad van toezicht. De balans vormt een onderdeel van deze jaarrekening. Lees vooral ook de toelichting op de balans. Hierin wordt onder meer uitgelegd hoe de afzonderlijke activa en passiva zijn gewaardeerd. Deze jaarrekening moet voorzien zijn van een accountantsverklaring.

OR en bestuurder bespreken de jaarrekening tijdens het ‘overleg over de gang van zaken’, zoals bedoeld in artikel 24, lid 1. De OR controleert de balans op nieuwe belangrijke investeringen, leningen en afgegeven zekerheden en gaat na of hiervoor adviesaanvragen volgens artikel 25.1.h, i, en j zijn ingediend. Als de bestuurder dat ten onrechte heeft nagelaten, dan dienen OR en bestuurder af te spreken hoe dat in de toekomst voorkomen gaat worden.

Dochterondernemingen in concernverband kunnen vrijgesteld zijn van de verplichting om een jaarrekening op te maken. De moedermaatschappij heeft dan een verklaring afgegeven dat zij garant staat voor alle schulden van de dochter. Voor de OR van de dochter geldt dan volgens art. 31a.3 het volgende:

Controleer of deze verklaring is afgegeven;
Bespreek in ieder geval de jaarrekening met de balans van de moedermaatschappij;

Controleer de toelichting op de balans ook op ‘niet uit de balans blijkende verplichtingen’. Hieruit kunnen risicovolle financiële verplichtingen voortvloeien. Vraag dit na bij uw bestuurder.

Werkwijze

De OR begint met de keuze wie er met de financiën aan de slag gaat: de OR zelf of een financiële commissie. Een commissie heeft als voordeel dat ook niet-OR-leden erin kunnen zitten. U kunt financiële deskundigheid bundelen. Vervolgens gaat het om de informatie. Een balans verschaft essentiële informatie over de financiële gezondheid van een organisatie. Het is dan ook van groot belang dat de OR dit stuk samen met de volledige jaarrekening opvraagt, bestudeert en bespreekt met de bestuurder. Aarzel niet om goed door te vragen, totdat de betekenis van de verschillende posten duidelijk is. Uiteindelijk gaat het niet om de cijfers, maar om het beleid zoals dat volgens de cijfers is uitgevoerd.

Als u met financiën aan de slag gaat, kunt u de kennis uit uw organisatie gebruiken. Vraag de financiële afdeling om een toelichting voordat u het overleg met de bestuurder heeft. U kunt ook een externe deskundige inhuren.