Checklists
Laatst gewijzigd op: 25 november 2021
Verhuizen

Bedrijfsverhuizing

Een bedrijfsverhuizing. Daar zit uw achterban vaak niet op te wachten. Zeker wanneer de reistijd toeneemt, kunnen de gemoederen behoorlijk hoog oplopen. Het bestuur kan een goede reden hebben om de organisatie te verhuizen en uw rol als OR is om het bedrijfsbelang tegen het werknemersbelang af te wegen. Hoe u deze belangen goed tegen elkaar afweegt en hoe het adviesproces bij een bedrijfsverhuizing verloopt, leest u in deze checklist.

Waarom verhuizen?

Een verhuizing komt zelden uit de lucht vallen. Er zijn talloze redenen te bedenken waarom het bestuur wil verhuizen. Denk aan kostenbesparing zoals bij een reorganisatie of krimp van de organisatie. Maar ook als een organisatie uitbreidt, bijvoorbeeld door organische groei, een fusie of overname, is een reden om te zoeken naar een beter passende werkruimte. Tot slot kunnen ook bepaalde milieueisen of eigen duurzaamheidsdoelen een reden zijn om te zoeken naar een meer duurzame bedrijfsruimte. Wat de reden ook is, de bestuurder heeft de wettelijke plicht om uw OR tijdig op de hoogte te stellen van de plannen die hij in voorbereiding heeft. Dit gebeurt meestal in het artikel-24 overleg (conform artikel 24 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden, WOR).

Adviesrecht

De gevolgen voor het personeel bij een bedrijfsverhuizing zijn vaak groot. Het is daarom niet verwonderlijk dat de bestuurder niet tot zo’n ingrijpende maatregel kan beslissen zonder eerst advies te vragen aan de OR (artikel 25, lid 1f van de Wet op de ondernemingsraden). De WOR kent de OR het adviesrecht toe wanneer er sprake is van een voorgenomen besluit tot ‘wijziging van de plaats waar de onderneming haar werkzaamheden uitoefent’. Dit adviesrecht geldt ook wanneer niet de hele organisatie, maar een aanzienlijk onderdeel van de werkzaamheden verhuist. Wat precies een aanzienlijk deel is, is juridisch niet afgebakend. Een verandering van de statutaire vestigingsplaats valt niet onder het adviesrecht, enkel een wijziging van de plaats waar de organisatie haar werkzaamheden uitoefent.

Ook als uw organisatie verhuist binnen dezelfde gemeente of als het gaat om een tijdelijke verhuizing heeft uw OR adviesrecht.

Adviesaanvraag

In de adviesaanvraag moet de bestuurder niet alleen de beweegredenen voor het voorgenomen besluit toelichten, maar ook wat de gevolgen zijn voor het personeel en welke maatregelen het bestuur wil gaan nemen om die gevolgen op te vangen. De consequenties van een verhuizing kunnen zich breed uitmeten, denk bijvoorbeeld aan:

  • Reizen met het openbaar vervoer: is de nieuwe locatie wel goed bereikbaar is met het OV? Niet iedere werknemer beschikt over een auto.
  • Autogebruik: maar er zullen ongetwijfeld ook werknemers met de auto naar kantoor komen. Is er bij de nieuwe locatie voldoende (gratis) parkeergelegenheid? Niks is zo onhandig en onprettig als de auto niet bij kantoor te kunnen parkeren.
  • Reistijd: Betekent de verhuizing dat de reistijd voor sommige werknemers toeneemt? Hoe wordt er omgegaan met deze extra tijdsinvestering en wat biedt de organisatie aan (extra) reiskostenvergoeding?
  • Omgeving: hoe is de omgeving van het nieuwe gebouw ten opzichte van de oude situatie? Als u nu een werkplek heeft waar veel voorzieningen dichtbij zijn (denk aan een supermarkt, treinstation in de buurt, etc) en u naar een plek gaat verhuizen waar dit niet binnen handbereik is, dan kan dit voor de organisatie en voor het personeel tegenvallen.
  • Kwaliteit van het nieuwe kantoor: zijn de voorzieningen op de werkplek zelf ten minste op hetzelfde kwalitatieve niveau? Denk aan de vergaderruimten, kantine/catering, werkplekken, etc.
  • Financiële gevolgen: denk hierbij aan de directe eenmalige kosten van de verhuizing, kosten voor verbouwing van het nieuwe pand, aan het verschil in huisvestingskosten (is de huur hoger of lager, nemen kosten voor onderhoud toe of af) en aan de kosten van compensatieregelingen voor benadeelde werknemers.

Is het financiële plaatje wel zo rooskleurig als de bestuurder denkt? Een enorme kostentoename kan een reden zijn om negatief te adviseren over een bedrijfsverhuizing.

Als al deze elementen niet in de adviesaanvraag zitten, dan doet uw OR er goed aan om de adviesaanvraag terug te leggen bij de bestuurder en hem te verzoeken om zijn aanvraag aan te vullen of te verbeteren. Zonder een volledige adviesaanvraag kan uw OR geen goed advies uitbrengen.

Vaak ook instemmingsrecht

Bij een bedrijfsverhuizing spelen bijna altijd ook arbo-aspecten een rol. Denk hierbij aan de inrichting van de werkplekken, de aanschaf van nieuw meubilair en een nieuw bedrijfshulpverleningsplan. De OR heeft instemmingsrecht (artikel 27, WOR) over deze arbo-aspecten.

Arbeidsomstandigheden

Het is voor de OR erg belangrijk om bij een bedrijfsverhuizing uitgebreid stil te staan bij de arbo-aspecten. Voldoet de nieuwe locatie aan alle arbo-voorschriften? Is de bestuurder van plan een deskundige in te huren voor advies bij de inrichting van de nieuwe werkplekken? Worden werknemers zelf betrokken bij de inrichting? Wanneer komt de nieuwe risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) als het nieuwe pand in gebruik is genomen? U als OR houdt al deze zaken nauwgezet in de gaten. Het opnieuw toepassen van de RI&E is hierbij extra belangrijk, ga er als OR dan ook niet mee akkoord om de oude RI&E intact te laten. Lees meer over de RI&E en het plan van aanpak in deze checklist.

Compensatie

Vaak heeft de bestuurder bij het indienen van de adviesaanvraag al rekening gehouden met nadelige gevolgen voor werknemers in de vorm van een compensatieregeling. Soms maakt de bestuurder samen met de vakbond een sociaal plan, is dit niet het geval dan zult u zelf met de bestuurder om tafel moeten en opkomen voor de belangen van de achterban! Wat zijn redelijke vergoedingen en afspraken?

  • Reiskosten: Vaak worden reiskosten vergoed in de vorm van € 0,19 per kilometer, met een plafond van bijvoorbeeld maximaal 50 kilometer. Bij een bedrijfsverhuizing is het redelijk dat dit plafond wordt opgeheven voor werknemers waarbij de reiskosten stijgen.
  • Verhuiskosten: De organisatie kan fiscaal voordelig verhuiskosten aan de werknemer vergoeden. Bij een bedrijfsverhuizing is het dan ook niet ongebruikelijk dat de werknemer (een gedeelte van) een verhuizing dichter naar de nieuwe werklocatie vergoed krijgt. Het gaat hierbij voornamelijk om de transportkosten en herinrichtingskosten.
  • Thuiswerkregeling: De thuiswerkregeling kan uitgebreid worden, zodat werknemers die ver moeten reizen niet elke dag van de week de afstand hoeven te overbruggen. Ook kan gedacht worden aan andere arbeidstijden, bijvoorbeeld een werkweek van vier keer negen uur. Alles over thuiswerken en de rol van de OR leest u in deze checklist.
  • Reistijd als werktijd: Een andere gebruikelijke compensatieregeling is om reistijd (tijdelijk en gedeeltelijk) te laten gelden als werktijd.
  • Ontslagvergoeding: Sommige werknemers zullen hoe dan ook niet mee willen of kunnen verhuizen. In sommige gevallen wordt voor deze werknemers een regeling opgesteld in de vorm van een ontslagvergoeding.

Geef pas een positief advies omtrent een verhuizing wanneer er goede sociale afspraken zijn gemaakt. Schakel eventueel een deskundige in.

Uitgelicht
Uitgelicht