Checklist OR-vergadering

Er zijn twee soorten vergaderingen voor de OR: de eigen, interne vergaderingen van de OR zelf en de vergaderingen tussen bestuurder en OR. De OR kan zo vaak zelf vergaderen zonder bestuurder als ze dat nodig acht. Ten minste twee keer per jaar, maar in de praktijk vaak zes tot twaalf keer per jaar, vindt er een zogenaamde overlegvergadering plaats waarin de ondernemingsraad aan tafel zit met de bestuurder. Met deze checklist zorgt u ervoor dat een vergadering goed verloopt.

Frequentie

Alle leden van de OR hebben het recht om, onder werktijd en met behoud van loon, tijd te besteden aan overleg. Samen met de bestuurder bepaalt de OR hoeveel uur daarvoor (jaarlijks) mag worden vrijgemaakt. Afhankelijk van de grote van het bedrijf en de onderwerpen die spelen, is het verstandig om een eens per maand of eens per twee maanden een overlegvergadering met de bestuurder in te plannen. Bijna alle OR’en plannen enkele dagen daarvoor hun eigen, interne vergadering, om de overlegvergadering voor te bereiden.

Quorum

In uw OR-reglement staat vermeld hoeveel OR-leden er aanwezig moeten zijn om een rechtsgeldige (interne) vergadering te houden. Rechtsgeldig wil zeggen dat besluiten die de OR neemt voldoende draagvlak hebben. Dit wordt ook wel het quorum genoemd. Is er wegens omstandigheden geen quorum aanwezig, stel de besluitvorming dan niet uit naar de volgende vergadering, maar leg een voorgenomen besluit na de vergadering per mail ter goedkeuring voor aan alle OR-leden. Dan verlies je minder tijd. De meeste ondernemingsraden houden als quorum de meerderheid binnen de ondernemingsraad aan, oftewel de helft plus één. In de praktijk zal een goede voorzitter altijd proberen besluiten unaniem te nemen, dat is het maximale draagvlak. Daarvoor is vaak wel een goede uitwisseling van argumenten nodig.

Agenda

Een duidelijke agenda voor zowel de overlegvergadering als de interne OR-vergadering is essentieel. De voorzitter, eventueel samen met de secretaris, stelt samen met de bestuurder van de organisatie de agendapunten op van de overlegvergadering. De voorzitter en de secretaris (of het dagelijks bestuur van de OR) stellen daarna de agenda voor de interne vergadering op en zorgen voor de tijdige beschikbaarheid van de onderliggende stukken. OR-leden hebben daarnaast de mogelijkheid zelf agendapunten aan te dragen. De agenda wordt altijd zo veel mogelijk gedeeld met de achterban. Zo weet de achterban met welke onderwerpen de OR zich bezighoudt en kunnen de OR-leden de vergadering goed voorbereiden. Een model voor het opstellen van de agenda vindt u hier.

Voorzitter

De voorzitter van de OR zit de interne vergadering voor. Dat wil zeggen dat hij of zij leidinggeeft aan het overleg. De voorzitter luistert goed naar wat er wordt gezegd en zorgt dat iedereen zijn zegje kan doen. Hij of zij houdt de rode draad in de gaten (‘waar gaat het nu precies om?’) en vat samen wat er is besproken. Wie de overlegvergadering met de bestuurder voorzit, is een kwestie van afspraken maken. Vaak gebeurt het om en om, de ene keer de voorzitter van de OR, de andere keer de bestuurder. Soms laat de bestuurder de OR bewust het voorzitterschap van de overlegvergadering, soms neemt de bestuurder het voortouw.

Leden

Een interne vergadering is veel meer dan een voorzitter die aan de leden uitlegt wat er allemaal gebeuren moet. OR-leden mogen zich actief opstellen: ze delen hun meningen, stellen vragen en informeren de rest van de raad over hun bevindingen binnen de organisatie. Moedig dit ook aan als voorzitter. Het is aan de voorzitter om de signalen uit de organisatie serieus te nemen, discussie in goede banen te leiden en standpunten te bepalen voor de overlegvergadering met de bestuurder. Vaak verdeelt een OR onderling inhoudelijke portefeuilles, de ene houdt zich bezig met arbo, de ander met financiën. Een goede voorzitter laat deze portefeuillehouders tijdens de overlegvergadering met de bestuurder ook het woord voeren.

Opening en slot

De voorzitter begint en eindigt iedere vergadering met een aantal vaste punten. Bij de opening stelt hij of zij de agenda vast (misschien zijn er leden die nog iets willen toevoegen), brengt de notulen van de vorige vergadering ter sprake (zijn daar nog vragen over en naar aanleiding van, kunnen deze worden goedgekeurd) en noemt de ingekomen stukken en mededelingen. Aan het slot is er aandacht voor onderwerpen die als zijstraat tijdens de vergadering ter tafel kwamen. Daarna volgt altijd een laatste rondvraag. Let op: de rondvraag mag niet leiden tot een nieuwe discussie. Tot slot sluit de voorzitter de vergadering.

Notulen

Iedere vergadering maakt de secretaris in principe de notulen. In sommige gevallen is dit de zogenaamde ambtelijk secretaris die de OR ondersteunt. Noteer per sectie (bijvoorbeeld ‘Mededelingen’, ‘Agendapunt’ en ‘Rondvraag’) wat er is besproken. Wat zijn de discussiepunten en de conclusies? Via de notulen hebben OR-leden die niet aanwezig waren de mogelijkheid om bij te lezen en zo goed geïnformeerd te blijven. Zorg dat de notulen snel klaar zijn na de vergadering; je hebt er niets meer aan een maand later te moeten teruglezen wat er is afgesproken. Probeer in notulen niet te vast te leggen wie precies wat heeft gezegd, dat leidt later tot oeverloze correcties. Beter is het te notuleren wat het voorstel is, welke argumenten in de discussie zijn genoemd en wat het besluit is. Zijn er ook dingen te doen naar aanleiding van het besluit, zet die dan op een actielijst. Daar kan je zetten wie wat zal doen voor de volgende vergadering. En die actielijst kan je in die volgende vergadering ook weer als vast agendapunt bespreken, tezamen met de notulen. Een model voor het opstellen van notulen kunt u hier vinden.

Alternatief: online vergaderen met de OR

Tijdens een periode als de coronacrisis is het natuurlijk niet verstandig om fysiek bij elkaar te komen voor een vergadering. Gelukkig zijn er tal van alternatieven om ook online te vergaderen: Skype, Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams, WhatsApp, Facetime, genoeg om op te noemen. Kijk daarbij goed naar welk medium het best bij uw ondernemingsraad past. Facetime kan bijvoorbeeld alleen gebruikt worden als iedereen werkt met apparatuur van Apple en een medium als Microsoft Teams biedt uitgebreidere mogelijkheden dan alleen videobellen.

Als u moet vergaderen met een grote groep mensen, dan kan een videoverbinding al snel rommelig worden. Mensen praten door elkaar heen en maken zichzelf hiermee onverstaanbaar. Een handige truc is dat iedereen zijn of haar microfoon heeft uitstaan, tenzij iemand wat wil zeggen, dan gaat de microfoon even aan. Hiermee zorgt u ervoor dat alleen degene die iets wil vertellen te horen is. Als iemand wil reageren kan hij of zij dit aangeven door de hand op te steken en kan de voorzitter deze persoon het woord geven. Het is hierbij wel belangrijk om als voorzitter goed in de gaten te houden dat de spreker zijn of haar microfoon ook weer uitzet als diegene uitgepraat is. Zo blijft de discussie goed gestroomlijnd, ook online.

Wilt u deze methode toepassen in de online vergadering? Let dan op dat u een medium gebruikt waarbij het mogelijk is om met een grote groep te videobellen en iedereen ook in beeld te zien is. Sommige online videotools hebben een maximum aan deelnemers die mee kunnen doen in een videogesprek, waardoor anderen dan niet zichtbaar zijn of helemaal niet kunnen aansluiten. Een geschikt medium voor een grote online groepsvergadering is Google Hangouts. Deze videodienst van Google heeft een maximum van 25 deelnemers bij een videovergadering, waarvan de tien meest actieve in het scherm te zien zijn. Tegelijkertijd is het mogelijk om met elkaar te communiceren via een chatdienst.