Checklist Sollicitatiecode NVP

Gaat uw bestuurder het sollicitatiebeleid aanpassen? Dan heeft hij instemming van de OR nodig. In artikel 27, lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is namelijk vastgelegd dat u instemmingsrecht heeft als het ‘een regeling op het gebied van het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid’ betreft.

Gedragscode

De Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) heeft in overleg met de Stichting van de Arbeid een gedragscode opgesteld voor de werving- en selectieprocedure: de Sollicitatiecode. Deze code wordt regelmatig vernieuwd. Zo wordt er rekening gehouden met nieuwe digitale ontwikkelingen en selectiemethodes. Gebruik deze checklist als u van uw bestuurder een instemmingsaanvraag krijgt. Zo kunt u controleren of het voorgestelde sollicitatiebeleid voldoet aan de gedragscode.

Uitgangspunt

Het uitgangspunt van de code is dat iedere sollicitant een eerlijke kans heeft op aanstelling. De keuze voor een kandidaat moet gebaseerd zijn op geschiktheid voor de functie. Verder hoeft de sollicitant alleen gegevens te verstrekken die nodig zijn om zijn geschiktheid te kunnen beoordelen. Vervolgens worden deze gegevens vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld, met respect voor de privacy van de sollicitanten. Ook de sollicitant heeft plichten: hij mag niet opzettelijk gegevens achterhouden waardoor niet goed beoordeeld kan worden of hij in staat is de functie te vervullen.

Duidelijk vacatureprofiel

De functie-inhoud/-eisen, arbeidsomvang en standplaats moeten altijd duidelijk worden aangegeven in het vacatureprofiel. Ook hoort hierin te staan hoe de sollicitatieprocedure eruit ziet en welke bijzondere selectiemiddelen worden ingezet, zoals een assessment. Als er sprake is van voorkeursbeleid van bepaalde groepen moet dit nadrukkelijk vermeld worden. Functie-eisen mogen persoonlijke kenmerken zijn, maar alleen als deze ook echt nodig zijn om te functie te vervullen en niet in strijd zijn met de wet.

De Sollicitatiecode van de NVP is geen verplichting. Wel is het als OR uw taak discriminatie tegen te gaan en gelijke behandeling te bevorderen volgens Artikel 28 WOR. Het hanteren van de code kan discriminatie in het werving- en selectieproces voorkomen.

Geschikt voor de functie?

Van de sollicitant mag worden verwacht dat hij alle informatie verschaft die van belang is voor de beoordeling van de geschiktheid voor de functie. Stel als organisatie alleen de vragen die relevant zijn voor de uitoefening van de functie. Andersom dient de kandidaat alle informatie over de organisatie en functie te verkrijgen zodat hij kan bepalen of deze iets voor hem zijn.

Selectie

De sollicitant moet worden geïnformeerd, zodra de sollicitatietermijn is gesloten en de briefselectie is uitgevoerd, of hij is afgewezen, wordt uitgenodigd of dat de sollicitatie wordt aangehouden. De maximale termijn is twee weken. Sollicitanten die op gesprek worden uitgenodigd en reservekandidaten worden geïnformeerd over de sollicitatieprocedure en de verwachte duur van het traject. Ook reservekandidaten moeten weten wanneer ze nader bericht kunnen verwachten.

Vertrouwelijke behandeling

Een sollicitant heeft recht op een discrete behandeling van zijn sollicitatie. Dit betekent dat zowel de sollicitatie op zichzelf als alle verkregen informatie vertrouwelijk en zorgvuldig dienen te worden behandeld. Zorg er bijvoorbeeld voor dat sollicitanten elkaar niet tegen kunnen komen.

Inlichtingen

Referenties navragen mag alleen met toestemming van de sollicitant. Wordt er andere informatie, bijvoorbeeld van social media, internet of derden bij de sollicitatie betrokken? Dan dient dit met de sollicitant worden besproken.

Een voorselectie door middel van een speeddate kan een origineel en effectief middel zijn. Wel kan deze selectiewijze op gespannen voet staan met de eisen van vertrouwelijkheid, bijvoorbeeld als ontmoeting met andere sollicitanten er deel van uitmaakt. De sollicitant moet daarom altijd worden aangeboden om op een alternatieve wijze in gesprek te komen.

Afwijzen

Hoe eerder een kandidaat weet dat hij de functie niet heeft, hoe beter. Uiterlijk twee weken nadat is besloten dat hij het niet wordt, dient hij bericht te krijgen per brief of via de mail. Daarin moeten duidelijk de reden(en) staan waarom de kandidaat is afgewezen.

Gegevens bewaren

Binnen vier weken na sluiting van de sollicitatieprocedure dienen de gegevens van de afgewezen sollicitant te worden vernietigd of teruggezonden. Ook kan met de sollicitant worden afgesproken dat zijn gegevens gedurende een jaar bewaard worden.

Wil uw organisatie de gegevens langer bewaren? Dan moet sollicitant na 1 jaar benaderd worden voor actualisering. Gebeurt dat niet, dan dienen de gegevens vernietigd of teruggestuurd te worden.

Vanaf mei 2018 wordt regelgeving omtrent persoonsregistratie en privacy aangescherpt. Zorg dat ook de registratie van gegevens van sollicitanten aan de nieuwe regelgeving voldoet.