Communicatie

Gelijkwaardig

Voor effectieve medezeggenschap zijn gelijkwaardigheid en gezamenlijke verantwoordelijkheden van de OR en de ondernemer belangrijk. De OR en bestuurder moeten als gelijke gesprekspartners kunnen optreden. De ondernemingsraad heeft recht op voldoende tijd, gelijkwaardige hulp van deskundigen en voldoende tijd om een goede communicatiestrategie op te zetten.

Noodzakelijke informatie

De ondernemer is verantwoordelijk voor een goed verloop van het medezeggenschapstraject. Zo moet hij bijvoorbeeld zorgen voor alle noodzakelijke informatie voor de ondernemingsraad bij een adviestraject. Ook de OR heeft verantwoordelijkheid voor een goed verloop van het medezeggenschapstraject. Zo moet de OR bij onduidelijkheid op tijd informatie opvragen en motiveren waarom die informatie nodig is. Ook is de OR verantwoordelijk voor het informeren van de achterban. Houd daarmee wel rekening met de afspraken die u heeft gemaakt met betrekking tot de geheimhoudingsplicht.

Maak afspraken in een ondernemingsovereenkomst (convenant) over interne en externe communicatie.

Voorbereiding

Maak een plan van aanpak voor het communicatietraject. Bepaal de doelgroep en welke boodschap u over wilt brengen. Breng daarbij in kaart welke verschillende belangen er allemaal meespelen. Inventariseer welke informatie u nodig heeft en welke middelen u ter beschikking heeft. Bepaal als laatste wat het beste tijdstip is voor communicatie.

Vragen en luisteren

Voor goede communicatie is het belangrijk dat er voldoende duidelijkheid is over de kennis, doelen en intenties van de doelgroep. Bespreek van tevoren welke vragen u heeft en schrijf ze op. Als u open vragen stelt, vergaart u meer informatie dan slechts een ‘nee’ of een ‘ja’. Luister niet alleen naar uw gesprekspartner, maar let op de lichaamstaal. Benoem ook uw feedback of kritiek, maar probeer daarbij uit te gaan van uw eigen waarneming. Dus: ‘Wat ik u hoor zeggen, is …’ in plaats van ‘U zegt/ doet’.

Inventarisatie en analyse

Bekijk of u alle benodigde informatie heeft ontvangen en of dit duidelijk is. Bij complexere adviesaanvragen of instemmingstrajecten is het zinvol een deskundige in te schakelen. Dit kan bijvoorbeeld als er sprake is van ingewikkelde financiële of arbeidsrechtelijke aspecten. Dit kan een interne of externe deskundige zijn. Schakelt de ondernemer een deskundige in? Dan kan dit voor u een signaal zijn om zelf ook extern advies in te winnen.

Vraag aan uw bestuurder of u de aan hem verstrekte rapportage ook mag inzien.

Start!

Afhankelijk van bovenstaande punten kiest u een geschikt communicatiemiddel. Denk ook ene buiten de traditionele communicatiemiddelen. Zo kunnen social media zoals Twitter, Snapchat en WhatsApp een groot bereik hebben. Zo kunnen berichten die op deze manier verspreid worden de betrokkenheid van medewerkers vergroten. Natuurlijk kunnen ze ook nadelen opleveren, zoals oppervlakkige berichtgeving en versprekingen. Houd dit in gedachten als het om een geheimhoudingsplichtig onderwerp gaat. Houd ook rekening met de diversiteit van de achterban qua bijvoorbeeld leeftijd, opleidingsniveau en taalgebruik.

De OR heeft instemmingsrecht bij het opstellen, wijzigen of intrekken van een regeling die ziet op een socialmediabeleid.