Contact met de achterban

Tweezijdig

De meest ideale situatie is dat het contact tussen uw ondernemingsraad en de achterban tweezijdig is. Dus de OR is enerzijds verantwoording schuldig richting de achterban over de afspraken die met de bestuurder zijn gemaakt. Anderzijds laat de OR zich bij zijn standpuntbepaling leiden door de opvattingen die bij de achterban leven.

Wie is de achterban?

Om de relatie met de achterban vorm te geven, is het allereerst van belang om te weten wie de achterban is. De WOR spreekt van ‘in de onderneming werkzame personen’. Ook medewerkers die voor tenminste 24 maanden met een uitzendovereenkomst in de organisatie werkzaam zijn, of die gedetacheerd zijn in een andere organisatie, maar wel een arbeidsovereenkomst met uw organisatie hebben, horen erbij. Verder kan de achterban nog worden uitgebreid met werknemers die regelmatig in de onderneming arbeid verrichten zonder arbeidsovereenkomst of aanstelling. Denk hierbij aan zzp’ers of vrijwilligers.

Artikel 6 lid 4 WOR biedt u de mogelijkheid om met uw bestuurder afspraken te maken om zelfstandigen of vrijwilligers ook tot ‘in de onderneming werkzame personen’ aan te merken.

Verschillende belangen

Houd er rekening mee dat uw achterban niet uit één geheel bestaat, maar uit allerlei groepen mensen met verschillende belangen. Denk hierbij aan verschillen in leeftijd, maar ook functie. Zo is het niet ongewoon dat oudere medewerkers andere dingen belangrijker vinden dan jongere medewerkers, of dat de buitendienst andere belangen heeft dan de binnendienst. Houd daar rekening mee als u de achterban benadert.

Verplichte informatie

In artikel 14 en 23a van de WOR is een aantal zaken opgenomen waarvan u verplicht bent om uw achterban hierover te informeren:

• De agenda van de vergaderingen van de OR;
• De verslagen van de vergaderingen van de OR;
• Het jaarverslag van de OR;
• De agenda van de overlegvergadering met de bestuurder;
• Het verslag van de overlegvergadering met de bestuurder.

De juiste vorm

Om uw achterban gericht te informeren, dient u goed na te denken over de vorm die daarvoor het meest geschikt is. Zo zijn de agenda en notulen bedoeld voor degenen die bij de vergadering aanwezig waren, maar zijn zonder context weinig informatief. Voorzie de agenda van enige achtergrondinformatie zoals voorgeschiedenis, verwijzingen naar andere stukken of besluiten en informatie over wat er tijdens de vergadering precies gaat gebeuren.

Begrijpelijk taal, achtergronden en vervolgstappen zijn onmisbaar als u uw achterban goed wilt informeren.

Jaarverslag

Het jaarverslag is een goed middel om de achterban te informeren over wat de OR gedaan heeft en daarvoor verantwoording achteraf af te leggen. U heeft er daarom belang bij om het jaarverslag aantrekkelijk en leesbaar te maken. Gebruik aansprekende resultaten die mensen in hun eigen omgeving kunnen herkennen. Het is uw taak de achterban te informeren, bestuurder mag daar geen censuur op uitoefenen. Wel kan het verstandig zijn om de bestuurder te informeren over publicaties van de OR.

Meer weten over het opstellen van uw OR-jaarverslag? Bekijk dan deze video.

Spreekuren en enquêtes

Naast de agenda, verslag van vergaderingen en het jaarverslag zijn er nog tal van andere mogelijkheden om contact met de achterban te zoeken. Denk aan besprekingen op de eigen afdeling, spreekuur voor individuele vragen, bijeenkomsten, publicatieborden, enquêtes en referenda. Probeer na te gaan hoe u het meest effectief kunt communiceren. Als een groot deel van uw achterban geen computer op het werk gebruikt, dan kunt u beter voor een ander communicatiemiddel kiezen.

Effectieve communicatie is niet altijd eenvoudig, bekijk deze checklist om te lezen hoe u effectief communiceert met verschillende doelgroepen.