Checklists
Laatst gewijzigd op: 20 november 2019

Draaiboek OR-verkiezingen

De OR-verkiezingen vinden plaats om de twee, drie of vier jaar. Dit is afhankelijk van de zittingstermijn van de OR. Soms heeft de OR tussentijdse verkiezingen. Dat kan gebeuren als OR-leden voortijdig opstappen. Veel OR-secretarissen zullen dat vooral ervaren als een aanzienlijke administratieve klus. En dat is het natuurlijk ook. Deze checklist biedt u een handig overzicht van wat er allemaal komt kijken bij de organisatie van OR-verkiezingen.

Vaststellen verkiezingsdatum

Het verkiezingstraject begint met de vaststelling van de verkiezingsdatum. In het reglement van de OR moeten er verschillende zaken rondom de verkiezingen geregeld staan. Zo ook hoeveel weken de gehele verkiezingsprocedure beslaat. In veel gevallen zal dat 11 tot 13 weken zijn. Het vaststellen van de verkiezingsdatum doen OR en bestuurder in gezamenlijk overleg. Vaak ligt deze datum een paar weken voor de afloop van de zittingstermijn van de OR. De OR maakt vervolgens aan het personeel bekend wanneer de verkiezingen zullen zijn. Ook stelt uw OR de vakbonden die leden hebben onder het personeel schriftelijk daarvan op de hoogte. Aan de achterban maakt u bekend hoe de procedure eruitziet en wat er wanneer staat te gebeuren. De vakbonden krijgen meegedeeld tot wanneer zij hun kandidaten kunnen voordragen.

De OR kan de organisatie van de verkiezingen overdragen aan een verkiezingscommissie. In een verkiezingscommissie zit ten minste één OR-lid voor de terugkoppeling naar de OR.

Lijst van medewerkers

Zo’n negen tot tien weken voor de datum van de verkiezingen stelt de OR (of de verkiezingscommissie) een lijst op met de namen van de medewerkers die op de verkiezingsdatum mogen stemmen en wie zich voor de nieuw te kiezen OR verkiesbaar mogen stellen. Belanghebbenden krijgen de gelegenheid om na deze bekendmaking bezwaar te maken tegen eventuele onjuistheden van de werknemerslijst. Daarna is de lijst definitief.

Betrek de bestuurder bij de OR-verkiezingen door ook hem te vragen de kandidaatstelling voor de OR onder het personeel te promoten.

Kandidaatstelling

De OR maakt (nogmaals) bekend wat de uiterste datum is dat vakbonden hun kandidaten kunnen voordragen. Als deze uiterste datum is verstreken, maakt de OR binnen de organisatie bekend welke vakbonden kandidaten hebben gesteld. Nu kunnen ongeorganiseerde werknemers en mensen die lid zijn van een vakbond die geen kandidaten heeft gesteld een kandidaat (of meerdere kandidaten) voordragen. Zij kunnen ook zichzelf voordragen als zij verkiesbaar zijn. Ook voor deze kandidaatstelling geldt een uiterste datum. Als deze datum is verstreken controleert de OR de geldigheid van de ingediende kandidatenlijsten. Als er iets niet klopt dan heeft men een korte periode, bijvoorbeeld een week, om de fout te herstellen. Als bijvoorbeeld bij toepassing van het lijstenstelsel iemand op de kandidatenlijst staat die niet verkiesbaar is, dan moet deze van de kandidatenlijst worden verwijderd.

Bekendmaking kandidaten

Uiterlijk twee weken voor de verkiezingsdatum maakt de OR aan de bestuurder, het personeel en aan de vakbonden die kandidaten hebben voorgedragen, bekend wie allemaal kandidaat zijn voor de nieuw te kiezen OR. Als er precies evenveel of zelfs minder kandidaten zijn dan het aantal OR zetels, dan hoeven er geen verkiezingen gehouden te worden. Deze kandidaten zijn dan ‘automatisch’ lid van de nieuwe OR. Zij worden dan formeel ‘geacht te zijn verkozen’. De medezeggenschap gaat meer leven als de verkiezingen doorgaan. Dan moeten er meer kandidaten zijn dan zetels. Voor het personeel valt er dan echt wat te kiezen.

Wees actief in het werven van kandidaten voor de OR. Benader collega’s persoonlijk en geef aan waarom hij of zij zeer geschikt zou zijn als OR-kandidaat. Geef ook aan wat het OR-lidmaatschap aan interessants te bieden heeft.

Meer kandidaten dan OR-zetels

Als er meer kandidaten zijn dan OR-zetels, gaan de verkiezingen door. In deze fase is de administratieve klus het grootst. Wat zou kunnen betekenen dat de OR eerder blij is met precies voldoende kandidaten, zodat er geen verkiezingen nodig zijn. Toch zou het jammer zijn om je daardoor te laten leiden of te laten ontmoedigen. Wat is er nu mooier voor een OR dan om al zijn inspanningen van de afgelopen jaren ‘bekroond’ te zien met een overweldigende belangstelling voor het OR-lidmaatschap?

Voorbereiding

Voor de verkiezingen zal er een online verkiezingssysteem moeten worden ingericht, of zullen er stembiljetten gemaakt moeten worden waarop de kandidaten vermeld staan en mails of brieven opgesteld moeten worden om iedere medewerker met stemrecht op te roepen om op de verkiezingsdatum te komen stemmen.

Spreek met de bestuurder af dat de OR-leden of de verkiezingscommissie in de laatste twee weken extra tijd beschikbaar krijgen om de verkiezingen goed voor te kunnen bereiden.

Tijdig stemmen

Iedere werknemer die mag stemmen, moet dat uiterlijk op de verkiezingsdag en uiterlijk voor een bepaald tijdstip hebben gedaan. Als alle stemmen zijn geteld, maakt de OR de verkiezingsuitslag zo spoedig mogelijk bekend aan de bestuurder, het personeel en de vakbonden die kandidaten hebben gesteld. Als er digitaal wordt gestemd dan is een druk op de knop voldoende om te zien wie gekozen zijn.

Vanaf dit moment is bekend wie van de gestelde kandidaten er in de OR gekozen zijn en kan de nieuwe OR als ‘verkozen’ worden beschouwd. De tijd tussen de uitslag van de verkiezingen en de afloop van de zittingstermijn van de oude OR is bedoeld voor de overdracht. De oude OR maakt de nieuwe OR wegwijs in zijn (digitale) archief en in de lopende zaken.

Er zijn diverse hulpmiddelen beschikbaar om in te zetten bij de OR-verkiezingen en de werving van kandidaten. Een voorbeeld is OR Vote, een online verkiezingstool voor ondernemingsraden.

Uitgelicht
Uitgelicht