Financiële reserves

Wat zijn financiële reserves?

Wat gebeurt er als een organisatie winst maakt? Er is een verschil tussen een profit en een non-profitorganisatie. In de profitsector maken de aandeelhouders dan de volgende keuze. De winst kan geheel of gedeeltelijk als dividend worden uitgekeerd aan de aandeelhouders. Zij kunnen echter ook besluiten om winst in het bedrijf te houden. Deze wordt dan als winstreserve toegevoegd aan het eigen vermogen. Dit staat vermeld bij de passiva op de balans in de jaarrekening.

In een non-profit organisatie is uitkering van winst – of beter gezegd – het positieve resultaat niet toegestaan. Dit wordt altijd toegevoegd aan de reserves bij het eigen vermogen. Dat mag alleen worden besteed aan de doelstellingen van de organisatie. Non-profitorganisaties zoals scholen of ziekenhuizen hebben per definitie geen winstoogmerk en zullen meestal weinig winst maken.

Wat zijn de belangrijke reserves?

De meest belangrijke reserves zijn de volgende:

• Winst- of algemene reserves. De bestuurder bepaalt, hoe deze zullen worden besteed. Denk bijvoorbeeld aan het aflossen van leningen of nieuwe investeringen. Bij non-profit organisaties mogen reserves nooit worden uitgekeerd aan bestuur of toezichthouders. Zij moeten worden besteed voor de doelstellingen van de organisatie.
• Agioreserve. Deze ontstaat, indien aandelen tegen een hogere prijs worden gekocht dan voor de nominale waarde.
• Herwaarderingsreserve. Dit komt tot stand bij herwaardering van activa, zoals bijvoorbeeld een waardegroei van het onroerend goed na de aanschaf.
• Bestemmingsreserves. Deze komen veel voor in de non-profitsector. Zij zijn gekoppeld aan een specifieke bestemming zoals nieuwbouw of groot onderhoud. Reserves zijn dan een soort ‘spaarpot’ voor de toekomst. Het bestuur is niet meer vrij om voor een andere bestemming te kiezen. Een voorbeeld is de Reserve Aanvaardbare Kosten (RAK) in de gezondheidszorg. Deze ontstaat uit een overschot bij de vergoeding van de verzekerde zorg en mag in toekomstige jaren alleen aan dat doel worden besteed. Bijvoorbeeld, uit de RAK mag geen sociaal plan worden gefinancierd.

In tegenstelling tot wat veel mensen denken, zijn de reserves en het eigen vermogen niet ‘geld dat op de bank staat’. Het daadwerkelijke saldo op de bankrekening(en) van de organisatie staat bij de liquide middelen op de activa kant van de balans.

Bestemmingsreserves lijken op voorzieningen, maar ontstaan op verschillende wijzen. Reserves staan in de jaarrekening vermeld bij de bestemming van de winst, maar vormen verder geen onderdeel van de winst & verlies- of exploitatierekening. Voorzieningen zijn een kostenpost op deze rekening en daardoor fiscaal aftrekbaar indien vennootschapsbelasting moeten worden afgedragen.

Hoe beoordeelt de OR reserves?

De vorming van reserves maakt deel uit van het financiële beleid van een organisatie. In de eerste plaats moet de financiële exploitatie zo gezond zijn, dat er winst wordt gemaakt. Reserves ontstaan alleen bij positieve resultaten. Verder moet een OR natuurlijk altijd kijken naar de bestemming van de winst. Wordt deze als reserve ingehouden of uitgekeerd? Alle reserves maken onderdeel uit van het eigen vermogen. Hoe meer reserves, hoe groter het eigen vermogen. Ook de verhouding tussen het eigen vermogen en het balanstotaal moet gezond zijn. De verhouding eigen vermogen/balanstotaal ligt doorgaans tussen 20% en 40%. Dit verhoudingsgetal heet solvabiliteit. Wijkt uw organisatie hier van af, dan is dat aanleiding om dit met de bestuurder te bespreken.

Bestemmingsreserves moeten passen binnen het financieel beleid en het meerjarenperspectief van de organisatie. Vaak is dat vastgelegd in een strategisch plan. Deze reserves mogen niet ten koste gaan van de vrij besteedbare algemene reserve als financiële buffer. Die moet altijd voldoende blijven voor de financiering van het sociale beleid in het algemeen en een eventueel sociaal plan in het bijzonder.

Vooral in de non-profitsector worden een aantal activa, zoals gebouwen, lineair afgeschreven over de verwachte levensduur. Dit houdt echter geen rekening met mogelijke tussentijdse waardevermeerderingen. Na verloop van jaren hebben de activa vaak een hogere waarde dan uit de boeken blijkt. Dit heet stille reserves.

Rechten en plichten van de OR

De bestuurder moet volgens artikel 31a.2 uit de Wet op de ondernemingsraden (WOR) aan de OR een exemplaar geven van de schriftelijke jaarrekening en wel direct na goedkeuring door de aandeelhouders of de raad van toezicht. In een jaarrekening moet de bestemming van de winst altijd verplicht worden vermeld. Reserves staan bij het eigen vermogen onder de passiva op de balans.

De OR heeft geen advies- of instemmingsrecht over het winstuitkeringsbeleid en/of de vorming van bepaalde bestemmingsreserves. Wel moet de OR daarover worden geïnformeerd met behulp van de informatie in de schriftelijke jaarrekening. Indien een reserve concreet wordt besteed, dan kan wel een advies- of  instemmingsrecht volgens artikel 25, resp. artikel 27 ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan het voorgenomen besluit tot nieuwbouw ten laste van een reserve nieuwbouw. Verder kunt u natuurlijk gebruikmaken van het initiatiefrecht. U kunt bijvoorbeeld voorstellen om een deel van de reserves te investeren in de werkplekken van het personeel.

OR en bestuurder bespreken de jaarrekening tijdens het overleg over de gang van zaken, zoals bedoeld in artikel 24.1 uit de WOR. Als er een meerjaren- of strategisch beleidsplan is, dan moet de bestuurder dat ook bespreken met de OR volgens artikel 31a.7. uit de WOR. Controleer of de reserves passen bij het financieel beleid op lange termijn.

Ga als OR niet alles zelf uitzoeken. Als er weinig financiële kennis in de OR is, kunt u een financiële commissie instellen. Daarin kunnen ook niet-OR-leden zitting in nemen. U kunt dan gericht mensen zoeken (van de financiële administratie bijvoorbeeld) die in deze commissie willen zitten.

De OR in de praktijk

Hoe meer reserves, hoe hoger het eigen vermogen. Dit verbetert de solvabiliteit. Daarmee wordt ook een financieel weerstandsvermogen opgebouwd om in de toekomst klappen op te kunnen vangen en verder ook gericht te investeren in de toekomstige ontwikkeling van de organisatie op langere termijn. Is het eigen vermogen met de reserves te laag, dan geldt het tegenovergestelde. Bespreek dit ten minste één maal per jaar met de bestuurder op een overlegvergadering of de artikel 24-vergadering.