Formatiebegroting en -planning

De formatiebegroting

De formatie vermeldt het aantal FTE (voltijdbanen) in vaste dienst binnen een organisatie, zoals dat in de financiële begroting is goedgekeurd. Het is gebruikelijk om dat aantal uit te splitsen naar afdeling en/of functiegroep. Als medewerkers parttime werken, dan wordt dat in een formatieplanning omgerekend naar het aantal FTE. Dit is dan natuurlijk lager dan het totale aantal medewerkers.

De bezetting geeft aan hoeveel FTE in vaste dienst in werkelijkheid aanwezig zijn. Dit kan meer of minder zijn dan de formatie volgens de goedgekeurde begroting.

Tenslotte komen de flexmedewerkers in de variabele schil. Uitzendkrachten en gedetacheerden zonder vast dienstverband komen gewoonlijk niet voor in de formatie en de bezetting. De kosten daarvan zijn dan wel opgenomen in de jaarrekening en de financiële begroting.

De formatieplanning

De formatieplanning vormt een belangrijke basis voor de financiële begroting. Vooral bij dienstverlenende organisaties met relatief hoge personeelskosten is het voor het opstellen van een financiële begroting absoluut noodzakelijk om eerst de toekomstige formatie en vervolgens de ontwikkeling van de arbeidsvoorwaarden goed te plannen. Hierbij  is het volgende onderscheid van belang:

1. Direct personeel. De omvang daarvan varieert in principe met de primaire processen zoals bijvoorbeeld: verkopen, productievolumes, aantallen diensten en productie-uren.
2. Bestuur en ondersteunend personeel. De optimale omvang daarvan is moeilijker te bepalen. Service level agreements (SLA’s) kunnen hierbij behulpzaam zijn. Hierbij spreken lijnmanagers met stafdiensten af welke diensten zij geleverd krijgen. Ook wordt wel gewerkt met verhoudingsgetallen tussen direct en ondersteunend personeel.
3. De ‘variabele schil’. Deze is meestal niet opgenomen in de formatie, maar wel in de kosten van de financiële begroting.

Ga na hoeveel FTE zonder vast dienstverband worden ingehuurd en hoe de verhouding vast/variabel zich in de loop der jaren ontwikkelt.

De formatieplanning moet aansluiten op alle functies in het organogram. Het mag niet voorkomen dat een bepaalde afdeling wel voorkomt in het organogram maar niet in het formatie-overzicht. Verder kan de formatieplanning centraal of decentraal worden opgesteld. Dit laatste heeft de voorkeur als bevoegdheden laag in de organisatie zijn neergelegd. Decentrale managers mogen dan zelf medewerkers inhuren of ontslaan.

Vraag bij een financiële begroting altijd om de formatieplanning waarop deze gebaseerd is. Het opstellen van financiële begrotingen zonder inzicht in de toekomstige omvang en arbeidsvoorwaarden van het personeel is weinig zinvol.

Beoordelen van een formatieplanning

De OR heeft volgens de WOR uitgebreide informatie- en overlegrechten ten aanzien van de geplande formatie en de financiële begroting die daarop is gebaseerd. Om te beginnen gaat de OR na of bij het opstellen van de formatieplanning de juiste stappen zijn gezet:

1. Hoeveel activiteiten gaat de organisatie in het komende jaar ondernemen? Bezuinigen op een formatie heeft geen zin als daarbij niet gelijk wordt aangegeven welke taken dan niet meer zullen worden uitgevoerd, mits een organisatie efficiënt draait.
2. Hoeveel FTE zijn nodig voor een efficiënte uitvoering van alle directe en ondersteunende activiteiten?

Deze laatste vraag is het moeilijkst te beantwoorden. Dat geldt vooral voor ondersteunende activiteiten zoals bijvoorbeeld ICT, financiën, of personeelszaken. Het zou goed uitkomen als een organisatie zichzelf door middel van benchmarking kan vergelijken met anderen binnen de sector of branche. Vraag zo nodig aan het management of dergelijke informatie beschikbaar is.

Bij de verwerking van een formatie in een financiële begroting spelen de volgende vragen een rol:

1. Wat is de ontwikkeling van de arbeidsvoorwaarden zoals prijscompensatie, opslagen, promoties, scholing, kosten pensioenen?
2. Welke extra kosten zijn voorzien voor de flexibele schil? Hoeveel FTE zijn daarin opgenomen?
3. Zijn alle kosten correct weergegeven in de financiële begroting?

Verschil feitelijke en geplande formatie

Ga verder na of de feitelijke bezetting afwijkt van de geplande formatie. Als een organisatie krimpt, dan is het niet altijd mogelijk om de bezetting door middel van natuurlijk verloop tijdig te verminderen. Er ontstaan dan ‘boventalligen’. Vraag aan de bestuurder hoe hij daarmee om zal gaan. Voorkom zo veel mogelijk dat binnen een organisatie een soort sterfhuis ontstaat met negatieve gevolgen voor de motivatie. Belangrijke inkrimpingen zijn adviesplichtig. De feitelijke bezetting kan ook lager zijn. Wordt de werkdruk dan niet te hoog? Kan de uitvoering van bepaalde taken naar de toekomst worden verschoven? Zal meer werk worden uitbesteed aan de ‘flexibele schil‘?

OR: Rechten en plichten

Volgens de WOR heeft de OR de volgende informatie- en overlegrechten ten aanzien van de feitelijke bezetting en de toekomstige formatie:

1. De bestuurder moet mede ten behoeve van de overlegvergadering tenminste één maal per jaar een schriftelijke opgave doen van de aantallen en de verschillende groepen van werkzame personen. Bovendien moet hij informatie geven over het gevoerde sociale beleid (artikel 31b, lid1 van de WOR).
2. De bestuurder doet daarbij tevens mondeling of schriftelijk een opgave van de verwachte personeelsbezetting en het sociale beleid voor de toekomst (artikel 31b, lid 2 van de WOR). In de praktijk komt dat bijna altijd neer op schriftelijke informatie. Zo nodig doet de OR een beroep op het algemene informatierecht, zoals genoemd in artikel 31, lid 1.

Daarnaast heeft de OR ook informatierechten ten aanzien van de meerjarenbegroting, jaarbegroting en jaarrekening, zoals opgenomen in de artikelen 31 a, lid 2 en 7. Formatieplanningen zouden altijd de basis moeten vormen voor dergelijke begrotingen. Als de aantallen FTE niet in de begrotingen zijn vermeld, dient de OR deze op te vragen. In een jaarrekening is altijd de feitelijke bezetting in het afgelopen boekjaar vermeld.

Sociaal jaarverslag

Ook een sociaal jaarverslag bevat gewoonlijk min of meer gedetailleerde informatie over de ontwikkeling van de bezetting en de toekomstige formatie. Voor de non-profit sector, zoals bijvoorbeeld zorg, onderwijs en overheid gelden naast de WOR aanvullende bepalingen. Op basis daarvan moeten vaak uitgebreide rapportages openbaar worden gemaakt over de bezetting en de toekomstige formatie.

Tenslotte zijn belangrijke wijzigingen in de formatie als gevolg van belangrijke inkrimpingen, uitbreidingen of andere wijzigingen van de werkzaamheden altijd adviesplichtig volgens artikel 25, lid 1d. Er is dan sprake van een reorganisatie. Bezuinigingen op direct personeel kunnen gevolgen hebben voor het indirecte personeel. In principe mag de verhouding direct/indirect niet verslechteren.

Het kan zijn dat de formatie wordt verminderd. Vraag dan welke taken zullen worden afgestoten. Immers, met minder mensen kun je niet hetzelfde werk blijven doen. Een belangrijke vermindering is altijd een adviesplichtige reorganisatie. Maak gebruik van dit adviesrecht.

Indicatie voor groei of krimp

De formatieplanning is zonder meer een van de belangrijkste onderwerpen op de overlegagenda. Deze planning maakt direct duidelijk of een organisatie als totaal zal groeien of krimpen. Dit geldt ook voor de afdelingen binnen een organisatie. Probeer de formatieplanning altijd de koppelen aan het toekomstige sociale beleid en de financiële begrotingen. Belangrijke uitbreidingen of inkrimpingen van werkzaamheden zijn altijd adviesplichtig. Maak dus optimaal gebruik van alle bestaande informatie- en overlegrechten en zo nodig ook het adviesrecht bij reorganisaties.