Checklists
Laatst gewijzigd op: 2 oktober 2019

Het schrijven van leesbare teksten

OR-leden schrijven notities en nieuwsbrieven voor collega OR-leden, de bestuurder en de achterban. Er wordt vaak veel energie gestoken in het maken van een tekst. In de praktijk zie je dat, ondanks alle moeite, de lezer het niet wil lezen of slecht leest. Dat is voor veel OR-leden frustrerend. Hoe kunt u de lezer verleiden het OR-bericht wel te lezen? Is uw tekst eigenlijk wel aantrekkelijk genoeg? In deze checklist vindt u tips om uw teksten te verbeteren.

Voor wie is de tekst bedoeld?

Veel schrijvers staan niet stil voor wie de tekst is bedoeld. Het maakt uit of u schrijft voor de bestuurder, de Raad van toezicht (RvT) of de achterban. Een probleem met de achterban is dat die bestaat uit verschillende groepen mensen. Mensen die in de OR hebben gezeten vinden misschien ieder bericht interessant, terwijl voor mensen die een tijdelijk contract hebben OR-berichten niet altijd relevant zijn. Sta daarom voordat u gaat schrijven stil voor welke groepen uw teksten bedoeld zijn. Maak eens een doelgroepanalyse. Voor wie zijn de artikelen interessant en wat moeten ze weten?

In een doelgroepanalyse kunt u gegevens opnemen als functie, werkniveau en leeftijd.

Welke vorm kiest u?

Bedenk voordat u uw tekst gaat schrijven wat de kern is van wat u wil zeggen. Maar ga er niet zonder meer vanuit dat wat de OR interessant vindt te vertellen ook interessant is voor uw lezer(s). Als u een overlegvergadering met de bestuurder hebt gehad, wat zijn dan de punten die de medewerkers van het bedrijf direct aangaan? Wat leeft er bij ze? Bedenk dat veel zaken interessant zijn voor u als OR-lid, maar nog ver afstaan van waar de achterban, de lezer mee bezig is. Waar raak je zijn persoonlijk belang? Als u dat weet dan kunt u nadenken over de vorm. Schrijft u een e-mail, een nieuwsbrief, een blog of een beleidsnotitie? Een beleidsnotitie kan interessant zijn voor de bestuurder of het hoofd HR, maar is dat wellicht niet voor de hele achterban. Kijk daarom goed naar wie u wat stuurt.

Om de lezer vast te houden moet u lezersgericht formuleren. Maak de zinnen daarom niet te lang (zo’n 15 woorden per zin) en schrijf concreet. Geen ambtelijke volzinnen.

Wordt de lezer persoonlijk aangesproken?

Sommige OR-berichten lijken soms meer op beleidsnotities. Het taalgebruik is heel officieel en afstandelijk. Voorbeelden van dit taalgebruik zijn ‘middels een schrijven aan diverse personeelsleden’ of ‘de medewerkers in administratieve functies worden in kennis gesteld’. Dit nodigt niet uit om te lezen. Maak de tekst persoonlijker en actiever. Spreek de lezer aan. (Wat vind je van …). Zet een persoonlijke boodschap in de onderwerpregel of de kop (‘Doe mee aan de enquête en de OR gaat voor jou aan de slag’). Ook de ervaringen van OR-leden maken een tekst persoonlijker. Dat is bijvoorbeeld goed mogelijk bij een blog, een nieuwsbrief of een interview met nieuwe OR-leden.

Als u illustraties gebruikt dan worden uw teksten sneller gelezen. Een nieuwsbrief bijvoorbeeld zonder foto’s wordt al snel saai gevonden.

Nodigt de vormgeving uit tot lezen?

U moet ervan uitgaan dat de lezer weinig tijd heeft. Ze zien uw tekst en moeten overtuigd worden om deze te lezen. De tekst moet daarom kort en krachtig zijn. De koppen bevorderen de leesbaarheid. Met de kop probeert de schrijver de lezer te bewegen de tekst eronder te lezen. Ook de vormgeving kan daarbij helpen. Zijn de pagina’s niet te vol? Is er voldoende witruimte? Is het lettertype niet te klein? Is de tekst niet te lang en staan er koppen boven de artikelen?

Maak eens gebruik van citaten. Hierdoor wordt de tekst opvallender en persoonlijker.

Is de structuur helder?

Een regel is dat de lezer binnen 30 seconden de essentie van de tekst heeft gezien. Zet daarom de kern van uw boodschap vooraan in de tekst. Dus in de kop, in de eerste alinea en het liefst weer in de eerste of tweede zin. Daarna kunt u uw bewering gaan onderbouwen en uitwerken. Een bijkomend voordeel is: als de lezer de kern heeft gelezen, kan hij veel gerichter de rest van uw tekst lezen. Hij weet waar hij aan toe is. Dat geldt ook voor de volgorde van de berichten. De belangrijkste berichten staan bovenaan en niet ergens aan het einde. Dus bijvoorbeeld niet beginnen met het afscheid van collega OR-leden, maar met de wijziging van de roosters of de reorganisatie.

Gebruik eens een opsomming in uw tekst. Dit geeft de lezer structuur en dan wordt de tekst makkelijker om te lezen.