Nieuwe OR: installatie en overdracht

Na de uitslag van de OR-verkiezingen wordt enkele weken later de nieuwe ondernemingsraad in het zadel gezet door de bestuurder in de installatievergadering. Het is raadzaam om de nieuwe OR-leden bij te praten over de nieuwe positie als ondernemingsraadslid in de organisatie. En over de geschreven en ongeschreven regels die gelden binnen de OR. Die kunt u niet allemaal in de WOR vinden maar vloeien voort uit het OR-werk en jurisprudentie.

Geïnstalleerd als nieuw OR-lid: spelregels en vertrouwelijkheid

Binnenkort wordt u geïnstalleerd als nieuw OR-lid of u zit sinds kort in de OR. Naast enkele verplichtingen uit de Wet op de ondernemingsraden (WOR) zijn er ook spelregels uit de organisatie. Denk aan de overlegcultuur: hoe is men gewend om met elkaar om te gaan? In de WOR staat in artikel 20 dat u vertrouwelijk om dient te gaan met alles wat u hoort en leest en dat er zelfs sprake is van geheimhouding als u dat is opgelegd. Aan de andere kant moet u ook uw OR-werk gewoon kunnen doen en met de verschillende achterbangroepen kunnen praten. Dus: hoe hanteert uw OR de spelregels van artikel 20? De belangrijkste spelregel is dat u over alles kunt praten maar niet alles kunt doorbrieven. Denk aan geheimhouding conform de afspraken van lid 1, artikel 20 (WOR). Besef ook dat u, nadat u de OR verlaat, nog vertrouwelijk met geheime gegevens om dient te gaan maar niet met dat wat openbaar is of waarvan de geheimhoudingsperiode is verstreken.

Ga voor uw organisatie na welke spelregels, al dan niet duidelijk opgeschreven, voor u gelden als nieuw OR-lid. Bij onduidelijkheid: stel het aan de orde.

Gedrag naar de directeur-bestuurder

Wanneer u nieuw bent in de OR krijgt u ook te maken met het omgaan met de overlegpartner: de bestuurder en zijn gevolg, bijvoorbeeld hoofd P&O of de controller. Misschien bent u niet zo gewend om met de hoogste directeur om te gaan maar het zijn net mensen. Daarom dient u normaal met hen om te gaan, net als bij collega’s op een goede en respectvolle manier. Aan de andere kant is de directeur uw tegenspeler, bent u gekozen namens de werknemers en heeft u zakelijke relaties met een andere invalshoek. Het overkoepelend belang is een duurzame, goede organisatie maar het vertrekpunt is anders.

Ga normaal om met de directeur-bestuurder, kom goed voor uw mening uit maar scheid daarbij ook de inhoud van de menskant.

De achterban en andere groepen in de organisatie

Ook nieuw wordt de aanpak hoe om te gaan met doelgroepen uit de achterban. Dat is anders dan dat u een collega van een andere afdeling tegenkomt. Als OR-lid kunt u door verschillende leden van de achterban worden aangesproken op de standpunten van de OR en besluiten. Of iemand vindt dat de OR teveel op de schoot van de directeur zit of juist teveel een andere mening geeft. Uw gedrag naar de doelgroepen dient correct te zijn maar u mag qua inhoud best wel een weerwoord hebben.

Omgaan met de andere OR-leden

Ook nieuw als u OR-lid bent, is het om kunnen gaan met andere OR-leden. Net als een lid van de gemeenteraad krijgt u met allerlei soorten mensen te maken van hoog- tot laag opgeleid. Ook heeft iedereen een andere politieke voorkeur die door kan klinken in woord en gebaar. Een OR is een afspiegeling van de organisatie en daar dient u goed mee om te kunnen gaan.

Leer de andere OR-leden kennen en stem uw gedrag, indien nodig af, maar blijf wel uzelf.

De netwerken van de OR

Naast de directeur en zijn staf, de achterbangroepen en de mede OR-leden zijn er ook nog de verschillende netwerken van de OR. Ook daar krijgt u mee te maken. We onderscheiden de interne- en de externe netwerken. Bij de interne netwerken kunt u denken aan de leden van de Raad van Commissarissen, het hoofd HR of P&O in casu de controller het management, de chefs, enzovoorts.

Bij de externe netwerken gaat het om de arbodienst, de vakbonden, de trainer van het OR-opleidingsinstituut, de adviseur, mensen van de OR-vakbladen en of landelijke OR-studiedagen, het adviesbureau van de directeur of de externe bedrijfsjurist, beleidsmakers en soms mensen van ministeries of de provincies, afhankelijk van de het soort organisatie waar u OR-lid van bent.

Maak eerst kennis met de netwerken die u snel tegen zult komen. Verdiep u later in de andere netwerken.

Basisinformatie

Nieuw in de OR betekent ook dat u informatie over de organisatie dient te krijgen, anders kunt u niet goed meedenken en niet meebeslissen. Allereerst heeft een nieuw OR-lid een boekje of kennismakingsfolder van de organisatie nodig. Hoe zit de organisatie in elkaar, welke producten of diensten levert de organisatie, wat is het organogram en wie zijn er allemaal bij betrokken? Deze informatie is meer voor externen. Voor intern is er vaak het sociaal jaarverslag aangevuld met een milieurapportage en soms ook het OR-jaarverslag. Voorts komt dan het financieel jaarverslag, de winst- en verliesrekening, de balans en toelichtingen daarop. Misschien zijn er samenvattingen daarvan waar een beginnend OR-lid zich aan kan laven. En tot slot een verhaal over actuele ontwikkelingen in de organisatie, de markt en de sector.

Laat als (ambtelijk) secretaris van de OR de organisatie een pakket maken voor nieuwe OR- leden. Maak dit op papier en digitaal en zorg dat dit voor de komende jaren snel bereikbaar en aan te vullen is.

Faciliteiten

Om het OR-werk goed te kunnen doen heeft u faciliteiten nodig. De OR heeft daarom recht op vergaderen in werktijd, voorzieningen, secretariële ondersteuning, scholing en deskundigheidsbevordering, ondersteuning door deskundigen en adviseurs, uren voor overleg, bijvoorbeeld met de achterban en rechtsbescherming en gebruik van post, printer, telefoon en email.

Vraag na de installatie als nieuw OR-lid wat in uw organisatie qua faciliteiten is geregeld, beoordeel dat en vraag eventueel om aanvulling.