Interne werkwijze van de OR

Als u zich kandidaat stelt voor de OR, wilt u vaak bepaalde zaken in de organisatie aanpakken. De kandidaten voor de OR hebben vaak weinig besef wat het OR-werk inhoudt. OR-leden moeten immers niet alleen hun eigen onderwerp bespreken, maar ook notities maken, verslagen lezen, zaken uitzoeken, informatie vergaren, goed met elkaar kunnen samenwerken, communiceren met de achterban en overleggen met de bestuurder. Met behulp van een gestructureerde en efficiënte werkwijze kunnen OR-leden hun werk goed doen.

OR-reglement

Een goed startpunt voor het regelen van de interne werkwijze van de OR vormen de regels uit het OR-reglement. In dit reglement staan niet alleen procedures voor de organisatie van de OR-verkiezingen. U vindt er ook regels over de interne werkwijze van de OR. Het OR-reglement is een uitwerking van voorschriften uit de WOR. De WOR verplicht de OR in zijn reglement bepaalde zaken over zijn interne werkwijze te regelen. Het gaat om het kiezen van een voorzitter en vicevoorzitter, het inrichten van het OR-secretariaat, de wijze van bijeenroepen van de OR in de vergaderingen, het opmaken en bekendmaken van de agenda, notulen en verslagen, de wijze van besluiten nemen binnen de OR en de wijze van informeren van achterban en bestuurder.

In bijlagen van het OR-reglement staan dikwijls ook de instelling, samenstelling en werkwijze van de OR-commissies en de afspraken met de bestuurder over faciliteiten, scholing en eventueel een eigen budget. Elke nieuw gekozen OR kan daarover overigens weer zijn eigen afspraken maken met de bestuurder.

Sla het OR reglement en de bijlagen er eens op na om te bekijken wat daarin al geregeld staat over de werkwijze van de OR. Check daarbij ook wat de WOR regelt over scholing en faciliteiten.

De organisatie van het OR werk

Als de OR op een rij heeft wat het OR-reglement en de bijlagen regelen dan is er al het nodige inzicht in de organisatorische omgeving van het OR-werk. U komt er dan ook snel achter wat er ontbreekt of nader uitgewerkt moet worden.

De OR benoemt uit zijn midden vaak een secretaris. Dat is in veel gevallen niet voldoende. Grotere OR’en regelen over het algemeen extra secretariële ondersteuning voor de OR door een ambtelijk secretaris of een notulist die de OR-secretaris ondersteunt.

Er moet besloten worden of het handig is met een eigen budget te werken en wat daar dan zoal in geregeld kan worden. Voordeel van een eigen budget is dat de OR er vrij over kan beschikken, een nadeel is dat als u het budget te krap begroot dat de OR de toestemming van de bestuurder nodig heeft om extra kosten te mogen maken.

Uren voor het OR-werk

Wat de OR verder nodig heeft is inzicht in het gemiddeld aantal uren dat de OR-leden zo ongeveer per week aan het OR-werk (kunnen) besteden. Inzicht hierin maakt ook duidelijk wat de OR binnen de beschikbare uren kan doen. Dit aantal uren valt te specificeren naar de vergadertijd met de bestuurder, het aantal dagen scholing, het aantal uren voor onderling beraad en het aantal uren dat een OR lid-besteedt aan commissiewerk. Ieder OR-lid heeft het wettelijk recht op 60 uur per jaar voor onderling beraad. Dat zijn uren die u kunt besteden aan bilateraal overleg met OR-collega’s of overleg met derden, zoals collega’s en vakbondsbestuurders of externe deskundigen.

Zicht op het OR-werk

De OR-leden moeten weten waar het OR werk inhoudelijk over gaat en met elkaar besluiten met welke thema’s en onderwerpen de OR het komende zittingsjaar aan de slag wil. Om tot een doelmatige interne werkwijze van de OR te kunnen komen, is het vereist dat u als OR-lid weet waar de OR zich inhoudelijk mee bezig houdt. Het OR-werk omvat een veelheid aan onderwerpen waar de OR wettelijk ‘iets mee moet’. Om een idee te krijgen, bieden bijvoorbeeld artikel 25, 27 en 28 uit de WOR al de nodige informatie. Verder biedt het OR-archief met notulen en verslagen, nieuwsbrieven, jaarverslagen, jaarplannen of werkplannen, behandelde adviesaanvragen en instemmingsverzoeken, een goed beeld van de inhoud van het OR-werk. Als u de eerste OR bent dan kunt u de ondernemingsjaarverslagen, begrotingen, beleidsnotities, rapporten en dergelijke opvragen bij de bestuurder om meer zicht te krijgen in het werk.

Prioriteiten stellen en taakverdeling

Als de OR weet wat het OR-werk zowel organisatorisch als inhoudelijk met zich meebrengt, kunt u prioriteiten stellen en onderwerpen en thema’s selecteren. Uw OR maakt een keuze waar u de komende tijd mee aan de slag wil. Daarna kan er een voorlopige taakverdeling gemaakt worden. De taakverdeling gaat over functies en over taken en verantwoordelijkheden. Naast de functies van voorzitter, vicevoorzitter en secretaris, kan de OR taken en verantwoordelijkheden verdelen door individuele leden aan te wijzen om bepaalde onderwerpen voor hun rekening te nemen, of bepaalde voorbereidende taken doen. U kunt ook vaste commissies of werkgroepen instellen die zich bezighouden met één bepaald beleidsthema, zoals financieel beleid, sociaal beleid, VGWM of communicatie met de achterban. Door een efficiënte taakverdeling regelt de OR dat niet iedereen zijn kostbare tijd besteedt aan het uitzoeken en zich inwerken op alle thema’s waar de OR mee te maken heeft of krijgt.

Houd bij het maken van de taakverdeling rekening met competenties, expertises en belangstelling van de individuele OR-leden.