Inwerken nieuw OR-lid

Heeft u sinds kort een nieuwe OR-collega die nooit eerder lid is geweest van een ondernemingsraad? Dan is de kans groot dat hij of zij weinig bekend is met het medezeggenschapswerk. En de verwachtingen liggen direct hoog: ook dit nieuwe lid vertegenwoordigt de achterban en overlegt met de bestuurder over allerlei onderwerpen. Het is dus van belang dat u uw nieuwe collega snel en goed inwerkt. Deze checklist zorgt ervoor dat nieuwe OR-leden zich snel thuis voelen in de wereld van de medezeggenschap.

Inwerkplan

De ondernemingsraad kan het beste beleidsmatig met het inwerken van nieuwe OR-leden aan de slag gaan. Dat betekent eenmalig een degelijk inwerkplan maken. Vervolgens kunt u wanneer er een nieuw lid de OR komt versterken dit inwerkplan gebruiken. U weet dan meteen welke informatie u kunt geven en hoe u het inwerken gaat regelen. Evalueer de werking van het inwerkplan telkens nadat u het heeft gebruikt en verwerk de verbeteringen in het plan.

Informatie

Nieuwe leden van de ondernemingsraad hebben vaak een grote behoefte aan basale informatie. Belangrijk is om ervoor te zorgen dat nieuwe OR-leden een basis-pakket krijgen met ten minste de volgende informatie:

de meest actuele tekst van de Wet op de ondernemingsraden (WOR), liefst voorzien van een toelichting op alle rechten en plichten van de OR;
het bestaande OR-reglement, waarin alle regels van het OR-werk zijn opgenomen;
het bestaande verkiezingsreglement, waar alle regels over verkiezingen zijn opgenomen;
de in het verleden gemaakte schriftelijke afspraken met de bestuurder;
het meest recente OR-jaarverslag;
het eventuele OR-beleidsplan of -jaarplan;
de meest recente notulen van de eigen OR-vergaderingen en de overlegvergaderingen met de bestuurder.

Scholing

Alleen een informatiepakket is vaak niet voldoende. Veel nieuwe OR-leden gaan daarom op scholing. Zij kunnen een basiscursus volgen voor beginnende OR-leden. Dat is een één- of meerdaagse cursus die zij samen met nieuwkomers van andere ondernemingsraden volgen. Dit bekort de inwerkperiode aanzienlijk. OR-leden hebben recht op minimaal vijf scholingsdagen per jaar. Voor PVT-leden geldt ook scholingsrecht, maar de wet geeft geen nadere specificatie over het aantal scholingsdagen. Het moet dus geen probleem zijn om op scholing te gaan.

Beoordeel wat het meest effectief is: een aparte scholing voor de nieuwe OR-leden, een maatwerktraining voor de hele OR of beide.

Archief

Vaak is het OR-werk is vastgelegd in een archief. Dat kan een digitaal of een papieren archief zijn. Laat nieuwe OR-leden het OR-archief zien, zodat ze weten waar en hoe ze de benodigde informatie kunnen vinden. Is uw archief goed toegankelijk? Ook als u abonnementen heeft op OR-vakbladen, nieuwsbrieven of digitale vakservices, dan is het goed dat nieuwe OR-leden hier kennis van nemen.

Mentor/coach

Sommige ondernemingsraden werken met een mentor of een coach. Dat is handig voor nieuwe OR-leden. De coach begeleidt nieuwe leden en staat open voor vragen. Nieuwe OR-leden raken zo snel thuis in de wereld van de medezeggenschap. Kies een OR-lid dat enige ervaring heeft en die tijd heeft of krijgt om nieuwelingen op sleeptouw te nemen.

Zorg ervoor dat nieuwe OR-leden een mentor hebben waar ze met hun vragen terecht kunnen. Dat kan iemand van de huidige OR zijn, maar ook een oud-OR-lid.

Tijd

Het OR-werk kost veel tijd. Naast het vergaderen moeten OR-leden ook stukken lezen en stelt de achterban vragen. OR-leden moeten daarom in staat gesteld worden om ook prioriteit aan het OR-werk te geven. Daar is voldoende tijd voor nodig. Bereid het nieuwe OR-lid daarom voor op een gesprek met zijn leidinggevende waarin het nieuwe OR-lid kan mededelen dat hij of zij vrijstelling in tijd nodig heeft voor het OR-werk. Ook is het verstandig dat het nieuwe OR-lid afspraken maakt met zijn collega’s op de werkvloer. Wie neemt taken over als het OR-lid met de medezeggenschap bezig is?

Planning

Maak samen met het nieuwe OR-lid een planning van alle OR-activiteiten. Het gaat om meer dan vergaderen alleen, ook een goede voorbereiding en het vervullen van uitvoeringstaken kost tijd. Ook als uw OR werkt met commissies of werkgroepen moet daar wel tijd voor ingepland zijn.

Taak- en portefeuilleverdeling

Een OR heeft veel taken, zoals vergaderen, agenderen, notuleren, voorzitten, informatie zoeken, archiveren, overleg met de achterban: noem maar op. Daarnaast heeft de OR in het overleg met de bestuurder te maken met tal van beleidsthema’s, zoals arbeidsvoorwaarden, financiën, arbeidsomstandigheden, organisatieveranderingen en arbeidstijden. Om te voorkomen dat nieuwe leden zich moeten inwerken op alle beleidsvelden en taken tegelijk, is het verstandig een duidelijke taak- of portefeuille-verdeling tussen de verschillende OR-leden af te spreken. Met de toekenning van een bepaalde portefeuille kan een nieuw lid zich concentreren op een thema. Met de toekenning van bepaalde taken kan een nieuw lid zich ook daar beter op richten. Al met al vinden nieuwe leden zo makkelijker hun weg in de ondernemingsraad en wordt het werk beter gespreid.