Checklists
Laatst gewijzigd op: 4 november 2019

Klachtenregeling

Om ongewenst gedrag op de werkvloer te voorkomen, is het aan te raden een klachtenregeling in het leven te roepen. De ondernemingsraad kan dit onderwerp eenvoudig op de agenda zetten in de overlegvergadering met de bestuurder. De OR heeft ook een vinger in de pap bij invoering en uitvoering van de klachtenregeling. Bij invoering en opzet van een nieuwe regeling heeft de OR namelijk instemmingsrecht. U kunt u als ondernemingsraad ook tussentijds laten informeren over de afhandeling van klachten. En tenslotte moet de OR betrokken worden bij elke aanpassing van de klachtenregeling. Want ook voor aanpassingen geldt het instemmingsrecht. Bekijk in deze checklist meer informatie over het opstellen of wijzigen van een klachtenregeling.

Wet

De rechten van de ondernemingsraad rond klachten zijn uitgebreid geregeld in de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en enkele andere wetten, zoals de Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen. Volgens de WOR heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht over een klachtenregeling (artikel 27, lid 1, onderdeel j). Daarnaast gelden natuurlijk het overlegrecht (artikel 23), het informatierecht (artikel 31) en het initiatiefrecht (artikel 23, lid 3). Maar ook het zorgrecht (artikel 28, lid 3) kan van pas komen. Volgens dit wetsartikel heeft de OR een belangrijke taak in de organisatie: het waken tegen discriminatie binnen de organisatie en het bevorderen van gelijke behandeling van mannen en vrouwen, van minderheden en van gehandicapten. Het kan voorkomen dat de klachtenregeling onderdeel is van de cao. Dan heeft u geen instemmingsrecht. Als er slechts in de cao staat dát er een regeling moet zijn, zonder de inhoud hiervan te beschrijven, dan heeft u wel instemmingsrecht.

Let op als er een klachtenregeling in uw organisatie komt. Uw ondernemingsraad heeft namelijk instemmingsrecht. Passeert de bestuurder de OR, dan moet u tijdig de nietigheid van het besluit inroepen. Gebruik daarvoor deze voorbeeldbrief.

Inhoud

Stel dat er een klachtenregeling komt, welke inhoudelijke onderwerpen kunnen dan allemaal onder zo’n klachtenregeling vallen? Dat is een kwestie van afspraken tussen ondernemingsraad en bestuurder. Veelvoorkomend zijn in ieder geval:

  • agressie en geweld door collega’s;
  • ongewenste intimiteiten van collega’s;
  • pestgedrag door collega’s;
  • benadeling door leidinggevenden;
  • benadeling van minder validen;
  • discriminatie op grond van gender;
  • discriminatie op grond van leeftijd;
  • discriminatie op grond van seksuele geaardheid;
  • discriminatie op grond van culturele achtergrond;
  • discriminatie op grond van geloof.

Andere onderwerpen

Het lijstje hierboven is aan te vullen naar wens. Ook andere onderwerpen zijn goed denkbaar, zolang ze te maken hebben met overschrijding of onjuiste toepassing van regels uit het eigen organisatiebeleid, de cao of de wet. Bijvoorbeeld als het gaat om de omgang met of de toepassing van:

  • gevaarlijke werksituaties;
  • milieugevaarlijke stoffen;
  • bedrijfsongevallen;
  • arbeidsomstandigheden;
  • arbeids- en rusttijden;
  • vakantie en verlof;
  • arbeidsvoorwaarden.

Procedure

De meeste klachtenregelingen, vastgesteld na instemming van de ondernemingsraad, kennen een vaste procedure voor het afhandelen van klachten: eerst langs de vertrouwenspersoon, dan pas naar de klachtencommissie.

  • Er wordt een vertrouwenspersoon in de organisatie aangewezen door de bestuurder en de ondernemingsraad, waar werknemers, in deze fase nog verzekerd van geheimhouding, terecht kunnen met hun onvrede.
  • De vertrouwenspersoon kijkt of de klacht van dien aard is dat deze via de klachtencommissie moet lopen, of dat er andere wegen zijn om tot oplossing van de onvrede te komen. Is besloten dat de klacht naar de klachtencommissie gaat, dan wordt vanaf dat moment de aangeklaagde op de hoogte gesteld dat er een klachtenprocedure loopt.
  • De klachtencommissie bestaat meestal uit drie personen, van buiten de organisatie. Een onafhankelijke voorzitter, een lid dat aangewezen is op voordracht van de werkgever, en een lid op voordracht van de ondernemingsraad (namens het personeel).
  • De commissie beoordeelt de klacht eerst op ‘ontvankelijkheid’: voldoet de klacht aan alle technische eisen die in het reglement staan, zoals schriftelijke indiening en het tijdig aan de bel trekken.
  • De klacht wordt desgewenst vooronderzocht door de klachtencommissie, die vervolgens een hoorzitting belegt waar klager en aangeklaagde beiden, los van elkaar, hun verhaal kunnen doen.
  • De klachtencommissie beoordeelt of de klacht geheel of gedeeltelijk ‘gegrond’ is, dan wel ongegrond. In de eerste twee situaties komt de commissie met een voorstel voor maatregelen die de werkgever zou moeten doorvoeren.
  • De werkgever bepaalt tenslotte of en welke maatregelen worden genomen. Voordat eventuele maatregelen van kracht worden, hebben klager en aangeklaagde het recht hier tegen in beroep te gaan, al dan niet met juridische bijstand.

Vraag aan de bestuurder om een verslag van de klachtencommissie. Welke klachten heeft de commissie het afgelopen jaar behandeld? Is dat een toename? Waar komen de klachten vandaan? Van dezelfde afdeling?

Privacy

Let goed op bij de instemmingsaanvraag voor het introduceren van een nieuwe klachtenregeling of het aanpassen van de huidige klachtenregeling dat de privacy van uw achterban geborgd wordt. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de uitvoeringswet op het gebied van privacy die in Nederland van kracht is. De AVG geeft medewerkers bepaalde rechten als het gaat om gegevensverwerking. Denk aan het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Ga na of er in de klachtenrekening voldoende rekening wordt gehouden van de privacyrechten van medewerkers. Zo niet, kaart dit aan bij uw bestuurder.

Meer weten over de AVG en wetgeving op het gebied van privacy? Bekijk dan deze AVG-checklist.

Uitgelicht
Uitgelicht