Nut en noodzaak van achterbancommunicatie

De OR en zijn achterban zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De legitimatie van een ondernemingsraad zit bij de achterban. OR-leden worden gekozen door de achterban en het werk doen de OR-leden voor de achterban en niet voor zichzelf. Een goede band met de achterban is daarom uitermate belangrijk. Iedere OR pakt de achterbancommunicatie anders aan. De Wet op de ondernemingsraden (WOR) schrijft immers niet voor hoe u hiermee om moet gaan. In deze checklist krijgt u verschillende tips om uw achterbancommunicatie nuttiger te maken.

Voordelen

Het communiceren met de achterban heeft veel voordelen voor uw OR. U krijgt zo informatie uit en over de organisatie. Deze informatie kunt u gebruiken in uw gesprekken met de bestuurder. De bestuurder heeft er ook belang bij. Hij krijgt informatie van de werkvloer en dat heeft een meerwaarde voor hem. U wordt daardoor een serieuzere gesprekspartner. Een ander voordeel is dat u met achterbancommunicatie verantwoording aflegt van het werk van de OR. De achterban weet waar de OR mee bezig is en blijft daardoor betrokken bij de ondernemingsraad.

Peil regelmatig de mening van de achterban. Hierdoor kunt u beter de vragen van de achterban bij de bestuurder onder de aandacht brengen. De bestuurder ziet dan dat de OR representatief is .

Interesse

Niet iedereen is geïnteresseerd in de OR. Soms hoort u bijna niets van de achterban, maar dat zegt niets over de betrokkenheid van de achterban bij de OR. Op het moment dat er een ingrijpende reorganisatie, een fusie, een verhuizing of een nieuw functiewaarderingssysteem komt weet de achterban de ondernemingsraad meestal zonder enige moeite te vinden. Toch is het voor de OR van belang om ook in minder ‘spannende’ tijden in beeld te blijven. Blijf daarom voortdurend werken aan de relatie met de achterban door bijvoorbeeld een (besloten) Facebookpagina, een nieuwsbrief of periodieke gesprekken met afdelingen.

Doelen

Een bekende valkuil bij achterbancommunicatie is om maar meteen te beginnen met communiceren. Veel informatie komt dan niet aan of de achterban reageert niet op uw communicatie, terwijl dat wel de bedoeling is. Start daarom met het bepalen van uw doelstelling. Wat wil uw OR ermee bereiken? Maak uw doelstelling SMART. Dat betekent dat uw doel Specifiek (eenduidig uit te leggen), Meetbaar (achteraf kunnen meten of het gehaald is), Actiegericht (er moeten activiteiten aan vast zitten), Realistisch (de doelstelling moet haalbaar zijn) en Tijdsgebonden (er moet een begin en een eindpunt zijn) is.

Stel uzelf regelmatig de vraag: Waarom wil ik als OR communiceren met mijn achterban? Wat wil ik bereiken?

Doelgroep

Veel OR’en communiceren naar de hele achterban. Dit is niet altijd handig. Dé achterban bestaat namelijk niet. Er zijn allerlei groepen voor wie de communicatie relevant is. Er zijn ook groepen die niets aan de informatie van de OR hebben. De kinderopvangregeling bijvoorbeeld is maar voor een kleine groep van belang. Kijk daarom goed naar wie u wat communiceert. Bij uw communicatie is het verstandig een doelgroepanalyse te maken. Zo’n analyse kunt u maken aan de hand van vijf vragen om uw doelgroep in beeld te krijgen: wat weten, willen, vinden, voelen of kunnen de leden van de achterban? En waarin verschillen ze van u? Door uw communicatie gericht te maken, zult u merken dat de boodschap eerder aankomt.

Maak een communicatieplan om zo uw achterbancommunicatie te structureren.

Communicatiemiddelen

Communicatie heeft alleen nut als u voor ogen heeft wat u voor wie wilt bereiken. Ook het gebruik van de juiste communicatiemiddelen speelt een rol. Kijk welke middelen u het beste in kunt zetten. Als veel mensen in ploegendiensten werken, communiceert u daar anders mee dan als iedereen op kantoor werkt. Iedere doelgroep moet u daarom verschillend benaderen. Gok er niet op dat iedereen na het eerste bericht van de OR precies weet wat de raad wil communiceren. U moet de boodschap herhalen, zodat u de doelgroep beter bereikt. Gebruik daarom een combinatie van middelen om een beter resultaat te behalen.

Mondeling of schriftelijk

Bij de keuze voor het juiste communicatiemiddel kunt u kiezen uit mondelinge of schriftelijke communicatiemiddelen. Mondelinge middelen hebben als voordeel dat u effectiever en directer kunt communiceren met de achterban. U kunt direct reageren. Schriftelijke communicatie is betrouwbaarder. De achterban kan immers alles nalezen. Je kunt bovendien snel veel mensen bereiken, maar je weet niet of ze de boodschap gelezen en begrepen hebben.

Tweerichtingsverkeer

De meeste OR’en maken gebruik van digitale tools, intranet of nieuwsbrieven voor OR-nieuws. Dat zijn goede manieren om informatie naar uw achterban te zenden. Ook social media kunnen goede tools zijn voor OR’en om met de achterban te communiceren. Het grote voordeel voor uw OR bij het gebruik van social media is dat uw achterban meteen kan reageren op uw informatie. Hierdoor verschuift achterbancommunicatie van het zenden van informatie naar echte communicatie. Bedenk wel dat het gebruik van social media niet als een vervanging gezien moet worden van andere vormen van communicatie, maar als aanvulling daarop.

Social media

Social media is vooral geschikt voor snelle, korte highlights, kort nieuws, aankondigingen en oproepen, polls en discussies. Voordat u besluit social media in te zetten bij achterbancommunicatie moet u er eerst zeker van zijn dat er binnen de OR voldoende tijd beschikbaar is om het medium bij te houden. Is die tijd er niet, begin er dan niet aan. Belangrijk bij het gebruik van social media is dat er met zeer grote regelmaat nieuwe informatie verschijnt. Dat hoeft niet perse alleen te gaan over concrete OR-activiteiten, maar kan ook discussieonderwerp zijn waar de achterban op kan reageren. Tot slot zult u moeten inventariseren welk social medium het meest geschikt is.