Omgaan met geheimhouding

OR-werk is vertrouwelijk

Als verkozen vertegenwoordiging van het personeel heeft u gewone ‘geheimhouding’. Een OR-lid dient namelijk vertrouwelijk om te gaan met informatie en stukken, net zoals bijvoorbeeld een lid van de gemeenteraad of de provincie. De vertrouwelijkheid geldt voor OR-leden, commissieleden, ambtelijk secretarissen en deskundigen (artikel 20, lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden).

Naast deze ‘vanzelfsprekende’ vertrouwelijkheid kan de bestuurder de OR ook geheimhouding opleggen. Dat moet de bestuurder dan wel doen vóórafgaand aan de behandeling van het desbetreffende onderwerp. Als de OR het verzoek om geheimhouding onredelijk vindt, kan de OR de geheimhouding aanvechten bij de Kantonrechter op basis van artikel 20, lid 7 van de WOR. Ook kan de OR de opgelegde geheimhouding weigeren. Voordat een OR hiertoe besluit, is het wel belangrijk om stil te staan bij de gevolgen. In hoeverre kan de OR bijvoorbeeld nog de belangen van werknemers vertegenwoordigen wanneer de bestuurder geen informatie verstrekt over een gevoelig onderwerp?

Maak afspraken met uw bestuurder rond geheimhouding, nog voordat zich een gevoelige kwestie voordoet. Zo voorkomt u later problemen.

Spelregels

Een belangrijk onderdeel van het OR-werk is het overleg met de interne en externe deskundigen, bepaalde afdelingen of ‘spelers’ in de organisatie en natuurlijk uw achterban. Soms mag u bepaalde informatie echter niet delen met deze groepen. Geheimhouding brengt daarom een dilemma met zich mee. Het is namelijk niet de bedoeling dat u in uw OR-werk wordt gehinderd door een onredelijke geheimhoudingsplicht.

Wanneer uw OR geheimhouding krijgt opgelegd van de bestuurder, dan is het belangrijk om hele goede afspraken te maken rond de volgende drie punten.

• Welke informatie valt wel en welke informatie valt niet onder de geheimhouding? Gaat het bijvoorbeeld over een reorganisatie, mag u dan wel aangeven dat er een reorganisatie aankomt, maar nog niet waar die reorganisatie precies in de organisatie plaatsvindt? Of mag u er helemaal niets over vertellen. Wat is de argumentatie van de bestuurder voor de geheimhouding?
• Voor hoe lang geldt de geheimhouding?
• Wie mag de OR wel en wie mag de OR niet op de hoogte brengen van de kwestie? Mag de OR de zaak wel bespreken met een externe adviseur of de vakbond bijvoorbeeld?

Welke afspraken zijn er in het verleden gemaakt met uw bestuurder rond geheimhouding? Pas deze aan als u denkt dat de afspraken niet meer voldoen.

Aanvullende afspraken

OR-deskundigen en trainers merken dat het onderwerp van geheimhouding pas gaat spelen als er in de praktijk een gevoelige adviesaanvraag ligt. Op dat moment legt de bestuurder de OR geheimhouding op en lijkt de OR met handen en voeten gebonden. De OR denkt dan vaak met niemand te kunnen praten en niets te mogen zeggen. Dit kunt u voorkomen. Maak als OR aan het begin van een zittingsperiode werkbare afspraken over geheimhouding. Bereid dat voor door de WOR, jurisprudentie en deskundigen te raadplegen. Zet op papier hoe in uw organisatie het best naar artikel 20 van de WOR en ‘de vertrouwelijkheid van het OR-werk’ gehandeld kan worden. Zo maakt u de spelregels rond vertrouwelijkheid in uw organisatie concreet. Bespreek zo’n set concept-spelregels met de bestuurder en maak deze vervolgens definitief.

Maak na de OR-verkiezingen een lijst met onderwerpen die u met de bestuurder wilt regelen om werkbare afspraken te maken. Dat kan, naast bijvoorbeeld scholing en faciliteiten, ook gaan om afspraken rond geheimhouding. Maak daarvoor een notitie met concept-spelregels.

De overlegvergadering

Het kan zijn dat in een overlegvergadering de bestuurder een ‘moeilijk’ agendapunt opent en meteen de OR geheimhouding oplegt. Zijn er geen afspraken gemaakt en voelt de OR zich overvallen dan is het aan te raden desbetreffend agendapunt niet te bespreken. Zeg dat u het agendapunt niet wilt bespreken voordat er duidelijke algemene afspraken tussen OR en bestuurder zijn gemaakt rond geheimhouding. Schors desnoods de vergadering.

Ga na welke afspraken en gedragingen er zijn als een overlegvergadering niet verloopt zoals de OR zou willen. Stel deze afspraken bij voor het omgaan met geheimhouding en ‘gevoelige’ onderwerpen.

Contact met ‘spelers’ in de organisatie

Menig OR heeft contacten met de verschillende ‘spelers’ in een organisatie. Dat zijn onder meer stafafdelingen als HR en Financiën, maar ook de achterban, leidinggevenden en leden van de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht. De OR moet te allen tijde deze verschillende groepen kunnen raadplegen; geheimhouding mag het OR-werk nooit bemoeilijken, maar u kunt niet alles overal vertellen. Ga daar zorgvuldig mee om en probeer daar van tevoren, bijvoorbeeld bij een adviesaanvraag, voor uzelf en de gehele OR, duidelijkheid over te scheppen. Bespreek dat ook met de bestuurder zodat hij weet wat de OR aan wie wel of niet gaat vertellen.

Bereid u voor op wat u wel of niet kunt vertellen of bespreken met welke groepen of geledingen van de achterban.