Onderhandelen met de bestuurder

Voorbereiding

Net zoals met vergaderen is een goede voorbereiding het halve werk. Overleg daarom van te voren met elkaar om de onderhandelstrategie door te spreken. U kunt dit doen met de gehele OR, een commissie of met het dagelijks bestuur en eventuele woordvoerders. Bespreek het onderwerp, inventariseer de informatie, de feiten, de voorstellen en de standpunten. Let ook op wie het woord gaat voeren. Is er één woordvoerder of kan iedereen zijn zegje doen tijdens de onderhandelingen?

Insteek

Bepaal de insteek van uw OR. Hoe gaat u het gesprek in? Bent u gericht op samenwerking of meer op een conflict? Als er overeenkomst is in doelen en belangen dan zal het gesprek soepeler lopen. Partijen houden dan meer rekening met elkaar. Als er meer tegenstrijdige doelen en belangen zijn, dan kan winst voor de één verlies voor de ander betekenen. Ook is de machtsbalans van belang. Als u onderhandelt met de bestuurder, dan heeft hij meestal meer ‘macht’ dan de OR. Het is dan handig om vooraf andere oplossingen te bedenken als de onderhandeling dreigt te mislukken.

De bestuurder

Denk na over de manier waarop uw bestuurder het gesprek ingaat. Wat zou hij willen bereiken? Kan hij zelfstandig beslissingen nemen? Hiermee kunt u uw eigen houding bepalen. Is hij gevoelig voor emoties? Zo ja, dan kunnen emotionele uitbarstingen als drukmiddel worden gebruikt. Probeert hij de OR af te bluffen? Negeer dit en blijf op de inhoud gericht. Lukt dat niet, las dan een pauze in en vraag naar de reden van de emotie.

Als het overleg met de bestuurder moeizaam verloopt, kunt u altijd het overleg schorsen. Bespreek dan even met de andere OR-leden wat u gaat doen.

Wisselgeld

Er zijn verschillende strategieën die u kunt toepassen tijdens de onderhandelingen, waarvan het goed is deze mee te nemen in de voorbereidingen. Eén van deze
strategieën is ‘wisselgeld’. Als u met slechts één oplossing het overleg in gaat, dan is de kans groot dat u geen resultaat boekt. Het is dan alles of niets. Onderhandelen draait vaak om geven en nemen. Zorg dus dat u in de onderhandelingen op het juiste moment, bijvoorbeeld wanneer de onderhandelingen echt dreigen vast te lopen, nog wat ‘wisselgeld’ achter de hand hebt. Door alternatieven te formuleren, bent u minder afhankelijk en kan uw tegenstander minder gebruik maken van zijn machtspositie. Bedenk een minimale en een maximale inzet. U weet dan precies wat u minimaal wilt bereiken. Dat maakt u wendbaarder tijdens het overleg.

Tijd

Een andere strategie om succesvol te zijn bij de onderhandelingen, is het gebruik maken van tijd. De bestuurder heeft vaak haast. Een besluit moet nog even voorgelegd worden aan de OR en dan zit de bestuurder niet te wachten op veel oponthoud. U kunt hier gebruik van maken. Breek desgewenst de onderhandelingen af, of vraag om een schorsing. Hiermee kunt u de onderhandeling vertragen, de achterban raadplegen of aanvullende informatie zoeken. Kom na een schorsing wel met nieuwe dingen terug. Een ‘alles of niets’-situatie scheppen kan handig zijn om een starre onderhandelaar onder druk te zetten. Het risico is natuurlijk dat de onderhandeling niet meer hervat wordt en dat de sfeer verslechtert.

Verrassing

Naast het hebben van wisselgeld en het gebruiken van tijd, is het ‘verrassingselement’ een andere strategie die u succes kan brengen tijdens het onderhandelen. Door de bestuurder te verrassen met nieuwe informatie of extra argumenten kan een vastgelopen onderhandeling, net zoals bij het inzetten van de wisselgeldstrategie, weer op gang komen. Zorg dus dat u niet direct aan het begin van de onderhandelingen al uw argumenten en informatie op tafel gooit, maar houd wat achter de hand.

Als OR-lid heeft u niet overal verstand van. Zoek daarom niet alles zelf uit, maar schakel soms een deskundige in. De Wet op de onderemingsraden (WOR) biedt u deze mogelijkheid. De deskundige kan ook mee naar het overleg met de bestuurder.

Sfeer

De onderhandelingen verlopen vaak volgens een vast stramien. De partijen beginnen met het creëren van een goede sfeer. Dat kan door belangstellende vragen te stellen of de nadruk te leggen op de gemeenschappelijke belangen. Als de sfeer goed is dan zal het gesprek vaak soepeler verlopen. De kans dat er een resultaat uitkomt dat voor beide partijen acceptabel is, neemt daardoor toe. Niemand wil toch de schuld krijgen dat hij de onderhandelingen heeft laten mislukken? Probeer de sfeer ook te behouden als de onderhandelingen mislukt zijn. Het is belangrijk de relatie met de bestuurder intact te houden. In de toekomst komen er immers weer andere zaken waar u en de bestuurder toch samen uit moet komen. Sla dus nooit de deur compleet dicht.

Het verloop

Na het neerzetten van een onderhandelingsklimaat proberen partijen zicht te krijgen op overeenstemmende punten en de tegengestelde belangen. Het is niet meteen de bedoeling dat u de punten boos afwijst. Het hoort bij het spel. Het zijn immers openingseisen om de onderhandelingsruimte af te tasten. Toon respect zonder de eisen te accepteren. Probeer te verkennen welke belangen de ander werkelijk heeft. Waar zijn concessies mogelijk? Hoe meer u van elkaar te weten komt, des te groter de kans op een bevredigend resultaat. U kunt vervolgens proberen afspraken te maken.

Tijd

Veel OR’en denken dat tijdens de overlegvergadering alles wordt besloten. Dat is niet het geval. De onderhandelingen gaan soms buiten het officiële overleg verder. Tijdens informele overleggen proberen partijen te kijken welke mogelijkheden er zijn. Neem daarom de tijd. Zijn de verschillen te groot? In dat geval is het beter geen overeenkomst af te sluiten dan een slechte overeenkomst. Probeer afstand te nemen en bespreek met uw collega OR-leden en/of een adviseur wat de volgende stap kan zijn.