Oprichten van een ondernemingsraad (OR)

Wanneer is een OR verplicht?

Het is verplicht om een OR in te stellen bij minstens vijftig werknemers. Dat staat in artikel 2 van de Wet op ondernemingsraden (WOR). De bal ligt hier bij de bestuurder; die mag niet afwachten tot werknemers het initiatief nemen. Om het aantal werknemers te bepalen, tel je alle werknemers met een arbeidscontract bij elkaar op. Medewerkers in vaste of tijdelijke dienst (inclusief oproepkrachten) en uitzendkrachten die minimaal 15 maanden bij de organisatie werken, tellen mee voor het aantal ‘in de onderneming werkzame personen’. Stagiairs en vrijwilligers tellen in principe niet mee, tenzij dat apart geregeld is.

Vrijwillige OR, PVT of PV?

Zijn er minder dan 50 werknemers? Kijk dan altijd even in de cao. Sommige cao’s verplichten de instelling van een OR namelijk al bij minder dan 50 werknemers. Is dat ook niet het geval, dan kan je kiezen voor een vrijwillige OR. Daarvoor is de instemming nodig van werknemers en werkgever. Een vrijwillig ingestelde OR heeft dezelfde bevoegdheden als een normale OR. In plaats van een vrijwillige OR kan je ook kiezen voor een Personeelsvertegenwoordiging (PVT) of een jaarlijks te houden Personeelsvergadering (PV).

Wil je hier meer over weten? Lees hier meer over de verschillen tussen OR, PVT en PV.

Bestuurder wil geen OR oprichten

Weigert de bestuurder om een OR in te stellen, dan kunnen werknemers de vakbond inschakelen die actief is binnen de organisatie. Als de vakbond er met de bestuurder niet uitkomt kan een afvaardiging van de werknemers naar de Bedrijfscommissie van de Sociaal Economische Raad stappen (SER). De Bedrijfscommissie bemiddelt bij problemen die verwant zijn aan medezeggenschapszaken of zaken die binnen de medezeggenschap of tussen de medezeggenschap en bestuurder spelen.

Naar de kantonrechter

Blijft de bestuurder weigeren, dan kan de vakbond een procedure starten bij de kantonrechter. Werknemers mogen ook zelf naar de rechter stappen, maar samen met de vakbond is effectiever. De kantonrechter kan op grond van artikel 36 uit de WOR stellen dat de bestuurder in gebreke blijft bij het instellen van een verplichte OR. De rechter kan ervoor kiezen om de bestuurder een bepaalde termijn te geven waarbinnen hij alsnog een OR moet instellen. Als de bestuurder dit niet doet kan de rechter een sanctie opleggen, bijvoorbeeld het betalen van een dwangsom.

Voorbereidingscommissie

In de meeste gevallen is dit gelukkig allemaal niet nodig en is een OR bij meer dan 50 werknemers zo ingesteld. De bestuurder is daar formeel verantwoordelijk voor. Het begint met het oprichten van een voorbereidingscommissie, die meestal bestaat uit een aantal werknemers en een HR-professional. De voorbereidingscommissie heeft twee taken:

• een voorlopig reglement opstellen;
• de verkiezingen voorbereiden.

Om draagvlak te creëren, is het ideaal als de voorbereidingscommissie een afspiegeling is van het personeelsbestand. Zorg voor veel en goede communicatie met alle medewerkers in de tijd van de oprichting. Zij zijn immers degenen die zich kandidaat moeten stellen en de OR moeten kiezen. Bekijk daarom deze voorbeeldbrief.

Voorlopig reglement

In het voorlopige reglement staan de afspraken die de werkwijze van de ondernemingsraad bepalen. Voor de oprichting van een OR is een voorlopig reglement verplicht. Vervolgens moet de bestuurder volgens artikel 48 van de WOR de vakbonden inlichten. De volgende zaken mogen volgens de WOR in dat voorlopig reglement niet ontbreken:

• het kiessysteem en kiesstelsel bij de verkiezingen;
• de bezwaarregeling;
• het aantal leden in de raad;
• de voorwaarden voor een afwijkende zittingstermijn;
• de opvulling van een vacature bij tussentijds vertrek van een OR-lid.

 Een reglement stel je snel en eenvoudig samen via or-reglement.nl. Het is het voorbeeldreglement van de Sociaal Economische Raad.

Verkiezingen plannen

De volgende stap is het plannen van verkiezingen. Daarbij kiezen de medewerkers uit de kandidaten. De gemiddelde periode om verkiezingen te organiseren is 13 weken. Dat is zo lang omdat er stakeholders kunnen zijn, zoals vakbonden of eigen medewerkers, die bezwaar kunnen maken tegen de verkiezingsdatum, kiesgerechtigde personen, het aantal zetels of de kandidatenlijst.

Aantal zetels ondernemingsraad

Het aantal werknemers bepaalt hoeveel zetels een OR minimaal moet tellen. Dit staat in artikel 6 van de WOR. Van dit minimum mag worden afgeweken als dit is vastgelegd in het reglement. Om de efficiëntie te kunnen waarborgen, heeft een OR minimaal 3 en maximaal 25 zetels, afhankelijk van de omvang van de organisatie. Een kleinere OR dan de WOR voorschrijft mag ook. Die heet vaak een kern-OR.

Kiesgerechtigd en verkiesbaar

Een werknemer mag stemmen én zich verkiesbaar stellen voor de OR als hij minstens drie maanden in dienst is. Dit is het actief kiesrecht en het passief kiesrecht. Uitzendkrachten en gedetacheerden worden door de WOR als werknemer gezien na 15 maanden. Zij krijgen dus na 18 maanden actief en passief kiesrecht.

Het is mogelijk in het reglement werknemers eerder kiesrecht te geven. Ook kunnen personen die niet direct gezien worden als werknemers kiesrecht krijgen. Denk dan bijvoorbeeld aan vrijwilligers of zzp’ers.

Kandidaten

Iedereen kan zichzelf aanmelden als kandidaat voor de OR als hij voldoet aan het passief kiesrecht. De vakbond kan daarnaast leden selecteren en een kieslijst samenstellen. Vroeger moesten werknemers die geen lid zijn van de vakbond handtekeningen verzamelen onder het personeel voordat zij zich kandidaat konden stellen. Dit is niet meer het geval. Er is dus geen ander criterium meer, behalve dat de werknemer passief kiesrecht moet hebben.

Kiessystemen

Er zijn twee verschillende systemen om de leden van de nieuwe raad te kiezen:

• het integrale kiessysteem, waarbij elke werknemer een stem kan uitbrengen op elke kandidaat op de lijst;
• het kiesgroepensysteem, waarbij een werknemer uit een specifieke groep of deel van het personeel (‘kiesgroep’) alleen kan stemmen op een kandidaat uit zijn kiesgroepen.

Kiesstelsel

Binnen een kiessysteem zijn er twee mogelijke kiesstelsels:

• in het personenstelsel kunnen werknemers normaal gesproken evenveel stemmen op verkiesbare personen uitbrengen, als er zetels te verdelen zijn. In het reglement kan een ander aantal stemmen worden vastgesteld;
• in het lijstenstelsel brengt een werknemer een stem uit voor een bepaalde lijst en niet op een individuele kandidaat, dit kan een ‘vrije lijst’ zijn of een lijst die is samengesteld door de vakbond.

Stemwijze

Of er uiteindelijk ook echt gestemd moet worden is afhankelijk van het aantal kandidaten en het aantal zetels. Alleen als er meer kandidaten dan zetels zijn, volgen er verkiezingen. In alle andere gevallen zijn de kandidaten automatisch gekozen. Garandeer anoniem stemmen via een schriftelijke stemming met stembus of het vooraf versturen van een stembiljet per post. Let erop dat elke medewerker met actief kiesrecht maar een keer kan stemmen. Steeds vaker maken ondernemingsraden gebruik van een online stemtool, waarbij werknemers anoniem kunnen stemmen. Leg dit vast in het verkiezingsreglement.

Willen jullie (tussentijdse) OR-verkiezingen organiseren? Bekijk dan OR Vote.

Uitslag

Na de verkiezingen telt de voorbereidings- of verkiezingscommissie de stemmen. Bij het integrale systeem kan dit snel gaan: de kandidaten met de meeste stemmen komen in de raad. In het kiesgroepensysteem wordt eerst een kiesdeler berekend. Deze kiesdeler bepaalt het aantal zetels per lijst. Als kiezers hun stembiljet niet correct invullen, wordt hun stem ongeldig verklaard. Ook kan het zijn dat een werknemer ervoor kiest om blanco te stemmen. Dit kan zijn uit onvrede met de kieslijst of met de kandidaten voor de OR.

Verlaat een lid tijdens de zittingstermijn de OR, dan moeten er weer verkiezingen komen. Handiger is om in het reglement op te nemen dat de eerstvolgende kandidaat van de afgelopen verkiezingen de vrijgekomen zetel opvult. Maar zorg wel dat je dit in het OR-reglement ook hebt vastgelegd.

Eerste vergadering ondernemingsraad

Na de verkiezingen kan de nieuwe OR eindelijk aan de slag. In de eerste vergadering wordt een voorzitter gekozen. Het is ook verstandig direct een secretaris aan te stellen, die zorgt voor het rondsturen van de agenda en de stukken, de notulen van de vergadering maakt en de binnengekomen post afhandelt. Maak ook alvast een jaarplanning voor de vergaderingen tussen bestuurder en OR, de zogenaamde overlegvergaderingen. Ook kan de OR het voorlopige reglement aanscherpen. Vooral de afspraken over het functioneren van de OR zelf verdient aandacht. Hoe vaak de OR vergadert, wat terugkerende punten op de agenda zijn en hoeveel leden er tenminste aanwezig moeten zijn bij een vergadering.