Personeelsreglement

Personeelsreglement en cao

Het merendeel van de Nederlandse bedrijven en instellingen valt onder een cao. In elke cao zijn veel nadere regelingen en regels afgesproken tussen werkgeversorganisaties en vakbonden. Toch heeft bijna elke organisatie naast een cao ook nog een personeelsreglement, waarin aanvullende regelingen zijn opgenomen.

Een grote minderheid van alle bedrijven en instellingen in Nederland kent geen cao, vooral in de zakelijke dienstverlening. Daar is het personeelsreglement vaak veel uitgebreider, en bevat het ook afspraken die normaal in een cao staan.

Ga na of uw organisatie onder een cao valt. Mocht dat zo zijn, kijk dan of in het aanvullende personeelsreglement geen afspraken staan die strijdig zijn met de bepalingen uit de cao.

Invalshoek

Het is fijn om een handzaam en overzichtelijk reglement te hebben dat voor alle spelers in de organisatie duidelijk is. Leidinggevenden en medewerkers, directie en ondernemingsraad, nieuwe werknemers en vertrekkenden, iedereen weet dankzij het personeelsreglement waar hij of zij aan toe is. Vaak wordt het personeelsreglement één keer per jaar aangevuld of gewijzigd als gevolg van de actualiteit en gewijzigde wet- en regelgeving.

Een vraag die OR’en vaker zouden moeten stellen, is wat de invalshoek is van het personeelsreglement. Is het opgesteld om alles in detail vast te leggen of om medewerkers juist te faciliteren, met ruimte per afdeling om maatwerk af te spreken? Is het bedoeld om alleen de economische bedrijfsdoelstellingen te ondersteunen, of is de achterliggende gedachte juist het sociaal kapitaal (de werknemers) als uitgangspunt te nemen?

Onderdelen personeelsreglement

Een personeelsreglement bestaat uit verschillende regelingen en regels. Denk aan de volgende thema’s:

• Aanstelling en ontslag: sollicitatiecode, medische keuringen, assessments, soorten arbeidsovereenkomsten, proeftijd– en concurrentiebeding, geheimhoudingsbeding, soorten einde dienstverband, inwerkprotocollen, exitgesprekken, mentorschap, outplacementregelingen;
• Werk- en bedrijfstijden: bedrijfs- en openingstijden, vaste en flexibele werktijden, thuiswerken, arbeidsduur, pauzetijden, rusttijden, dienstroosters, ploegendiensten, zondagsdiensten, nachtdiensten, urenregistratie, overwerk en overwerkcompensatie;
• Functie en functioneren: functieomschrijvingen, functie-inschaling, functieniveaus, salarisschalen, functionerings- en beoordelingsgesprekken, waarschuwingen en sancties;
• Loopbaan en mobiliteit: opleiding, coaching en intervisie, pop-gesprekken, competentie- en loopbaanontwikkeling, management development, etc;
• Aansturing: functioneel en hiërarchisch leidinggevenden, inrichting werkoverleg, werkplanning;
• Beloning: looncomponenten, salaris, vakantiegeld, periodiektoekenning, overwerktoeslag, onregelmatigheidstoeslag, consignatietoeslag, winstdeling, individuele en teambonus, tantièmes, werknemersopties, werknemersaandelen;
• Personeelsregelingen: studiekosten, spaarloon, levensloop, vut, pensioen, aanvullende arbeidsongeschiktheid, tegemoetkoming ziektekosten, aanvullende nabestaanden, collectieve ongevallen, bijzondere uitkeringen bij overlijden en jubileum, eenmalige uitkeringen, personeelsleningen, loonbeslag;
• Vergoedingen en verstrekkingen: werkkosten, declaratie van onkosten, reiskosten woon-werk, zakelijke reiskosten, fiets van de zaak, auto van de zaak, gebruik bedrijfsauto’s, mobiel van de zaak, laptop van de zaak, thuiswerkplekvergoeding, verhuiskosten, kerstgeschenken, eten en drinken, werkkleding, bedrijfsfitness;
• Vakantie en verlof: vakantieopbouw, feestdagen, vaste vakantiedagen, vakantiekaart, vakantierooster, betaald en onbetaald verlof, ouderschapsverlof, zorgverlof, calamiteitenverlof, zwangerschaps- en bevallingsverlof, kraamverlof, bijzonder verlof;
• Ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid: verzuimprotocollen, re-integratieperiodiek medische keuring, bedrijfsmaatschappelijk werk, bedrijfsarts, re-integratie, stressprotocollen;
• Omgang met informatie en derden: vertrouwelijkheid en geheimhouding, privacyregels, internet-gebruik, e-mailgebruik;
• Omgang met collega’s: ongewenste intimiteiten, pesten op het werk, discriminatie, machtsmisbruik, agressie en geweld, klachtenregeling, klokkenluidersregeling, vertrouwenspersoon;

 Aan de hand van deze uitgebreide lijst kunt u een opsomming maken voor uw organisatie. Ga na wat ontbreekt, aangevuld of geschrapt zou kunnen worden en bespreek dit als OR met uw bestuurder. Let op: verschillende van bovenstaande onderwerpen kunnen ook in aparte reglementen zijn vastgelegd. Denk aan een privacy-reglement of vakantiereglement.

OR: rechten en plichten

De Wet op de ondernemingraden kent de OR het instemmingsrecht toe voor een aantal personeelsregelingen, zoals beoordelingsgesprekken en opleidingsbeleid. Er zijn ook onderwerpen die niet onder het instemmingsrecht vallen, zoals bepaalde arbeidsvoorwaarden. Toch zijn alle regelingen vaak ondergebracht in één personeelsreglement. Niets is zo handig als een compleet handboek dat snel is open te slaan of te raadplegen op het intranet.

Veel bestuurders leggen het gehele personeelsreglement ter instemming voor aan de OR. De bestuurder vindt het in dat geval efficiënter om in één keer zo’n slag te maken. Andere bestuurders leggen alleen de instemmingsplichtige zaken voor aan de OR. Weer andere bestuurders nemen meer onderdelen met de OR door dan alleen de instemmingsplichtige delen teneinde draagvlak in de organisatie te creëren. In dat geval geldt het informatie- en overlegrecht voor die extra onderdelen.

Maak het liefst vooraf afspraken met uw bestuurder over hoe de OR over het personeelsreglement meepraat en meedenkt. En welke bevoegdheden dan voor de OR gelden.

OR: in de praktijk

Wettelijke rechten en plichten zijn belangrijk om als OR uw werk te kunnen doen. Toch kan u via het overlegrecht en het informatierecht ook veel invloed uitoefenen, wellicht wel meer dan als er een uitgewerkt instemmingsverzoek voor u ligt. Voor ‘grote’ onderwerpen, zoals bijvoorbeeld het personeelshandboek, hebben veel OR’en een vaste commissie. Meestal is dat de vaste OR-commissie Sociaal beleid. Andere benamingen zijn de commissie Personeelsbeleid, commissie P&O of de commissie Organisatie.

Als u een vaste OR-commissie Sociaal beleid of P&O opricht, geef deze dan een duidelijk werkgebied, benoem de te behandelen onderwerpen en maak een werkplan.