Presenteren aan de achterban

Voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Bedenk goed wat het doel is van de presentatie. Wilt u mensen oproepen, informeren, huldigen, vermaken of overtuigen? Het publiek is daarbij van groot belang. Geeft u de presentatie in de OR, voor een afdeling, of voor het hele personeel? Zijn ze bekend met het OR-werk of niet? Dat maakt uit voor uw presentatie. Zet dit tijdens de voorbereiding op een rijtje.

Informatie

Uw presentatie is aan tijd gebonden. Probeer informatie te ordenen en te selecteren. Praat er met een collega over. Lees de vakinformatie uit OR-bladen, nieuwsbrieven of vakinformatieservices zoals de kennisbank van Performa OR. Of bel bijvoorbeeld eens met iemand van de vakbond. Schrijf vervolgens uw presentatie uit en kijk hoe lang het duurt voordat u de gehele tekst hardop uitgesproken heeft. Schrap de passages die overbodig zijn en probeer uw betoog kort en bondig te houden.

Opbouw

Gebruik een logische volgorde bij uw presentatie. Bijna iedere presentatie heeft een kop (een inleiding), romp (de kern van het verhaal) en een staart (de samenvatting en de conclusie). Vertel bij de inleiding waar u het over gaat hebben, een overzicht kan hierbij helpen. Zeg iets over het onderwerp, het doel of het belang voor uw publiek. De ‘romp’ bevat de feitelijke boodschap. Benoem hier uw argumenten, of onderbouw uw standpunten. Bedenk dat structuur belangrijk is.
Orden uw boodschap dus bijvoorbeeld van het verleden naar het heden en de toekomst, of van het probleem naar een oplossing. Vat aan het eind uw verhaal samen, luisteraars hebben behoefte aan herhaling en bevestiging. Sluit af met conclusies en vragen vanuit de zaal.

Presenteer niet langer dan zo’n 25 minuten. Hoe langer uw presentatie duurt des te minder mensen ervan onthouden.

Verrassende opening

Bij de inleiding ligt dé kans voor een verrassende opening, bijvoorbeeld door middel van een anekdote, metafoor, de actualiteit of humor. Als u aan het begin de aandacht van uw publiek al weet te trekken, komt de boodschap beter aan. Pas wel op, niets is zo pijnlijk als een grappig bedoelde opmerking die niet aankomt in een volle zaal. Als dit misgaat, bent u het publiek kwijt. Probeer een leuke opening dus altijd van tevoren uit.

Publiek

U presenteert voor een publiek. Zijn dat een paar mensen of is het volledige personeelsbestand aanwezig? De grootte van het publiek is van belang, net als hun deskundigheid. Wat weten ze van het onderwerp en hoe kunt u aansluiten bij hun ervaringen? Verder is het handig om te weten hoe ze tegenover het onderwerp zullen staan. Verwacht u steun of tegenstand? Houd hier vooraf rekening mee.

Lichaamshouding

Bij uw presentatie geeft niet de inhoud van uw verhaal de doorslag, maar uw lichaamshouding. Non-verbale communicatie blijft beter hangen dan het gesproken woord. Gaat u staan of zitten? Houd oogcontact met het publiek. Als u alleen naar het plafond kijkt dan bent u snel de aandacht kwijt. Rondkijken is belangrijk, fixeer u dus niet de hele tijd op één persoon, dat is erg ongemakkelijk. Maakt u gebruik van gebaren? Is dat storend of zet dat uw verhaal juist kracht bij? Hoe is uw houding? Staat u scheef? Dit kan erg afleiden tijdens de presentatie. De kans dat een nerveus ‘tikje’ om de hoek komt kijken moet u ten alle tijd te vermijden. Neem bijvoorbeeld geen pen mee. De verleiding is erg groot om onbewust te ‘klikken’ met de pen. Heeft u lang haar en zit u hier aan als u nerveus bent? Doe uw haar dan vast.

Wees vooral uzelf. Speel geen toneel. Uw publiek doorziet dat meestal.

Oefening baart kunst, dus oefen de presentatie een aantal keer van te voren. Bijvoorbeeld voor de spiegel, dan ziet u meteen hoe u overkomt. Bedenk dat uw presentatie steeds beter wordt naarmate u vaker presenteert. Leg de lat dus niet meteen te hoog.

Stemgebruik

De ene spreker is de andere niet. Sommigen hebben een hele heldere stem en dat is erg prettig bij het houden van een presentatie. U kunt met uw stem het publiek erbij houden. Wissel af en toe uw stemhoogte af. Praat eens hard en dan weer zacht. Ook in het tempo kunt u variëren. Laat eens een pauze vallen. Ga niet alles voorlezen wat u vooraf opgeschreven heeft. De kans bestaat dat uw publiek dan in slaap valt. Dat gebeurt vooral als u schrijftaal opleest, dus gebruik altijd uw eigen taal. Om dat te bevorderen maken veel sprekers gebruik van steekwoorden. Ze schrijven die op enkele kaartjes. Dat geeft ze houvast om een verhaal te houden.

Hulpmiddelen

Heeft u een zachte stem of heeft de ruimte een slechte akoestiek, dan is een microfoon handig. Dit is natuurlijk afhankelijk van de grootte van het publiek. Veel mensen zijn visueel ingesteld. Om uw presentatie te verduidelijken kunt u figuren en afbeeldingen laten zien, misschien zelfs een filmpje. Een beamer is dan handig.

Wilt u meningen peilen, dan kan dat met handopsteken, gekleurde kaarten, stemkastjes of stemapplicaties voor mobiele telefoon of tablet.

Powerpoint

Powerpoint is een uitstekend middel om uw presentatie visueel te ondersteunen. Bedenk wel dat Powerpoint uw presentatie niet moet overschaduwen. Probeer de slides simpel te houden. vermijd lappen tekst. Het is niet de bedoeling dat uw publiek uw hele presentatie kan meelezen, of dat u de slides gebruikt als spiekbriefje. Powerpoint moet iets toevoegen, zoals sleutelwoorden, inspirerende, samenvattende zinnen, of ondersteunende afbeeldingen, zoals een grafiek. Om er zeker van te zijn dat alles werkt is het belangrijk ruim voor aanvang van de presentatie alles te testen. Vooral als u ook gebruik maakt van video’s in uw presentatie.

Online

Soms kunt u voor de presentatie niet in dezelfde ruimte zijn als uw publiek. Bijvoorbeeld als u op afstand werkt en niet gemakkelijk naar kantoor kan komen. Online presenteren biedt dan uitkomst. Maar u moet wel op een aantal dingen letten. Als u online presenteert, dan zal dit gebeuren via een videoverbinding. Zorg ervoor dat u een goede internetverbinding heeft, zodat u niet wegvalt tijdens de presentatie. Praat luid en duidelijk, maar schreeuw niet in de microfoon. U kunt ervoor kiezen om de presentatie zittend achter uw computer, of staand te houden. Als u gaat staan, check dan van te voren hoe ver u van uw scherm moet staan om nog goed zichtbaar in beeld te zijn. Om te zorgen dat iedereen de Powerpoint (of andere ondersteuningsmiddelen) kan zien, kunt u uw scherm delen met het publiek. Lukt dit niet? Stuur dan de presentatie op of deel deze in een chatfunctie van het videoprogramma. Dan kunnen de deelnemers de presentatie zelf openen en missen ze geen informatie.

Feedback vragen

De laatste stap van het presenteren wordt vaak vergeten. U hebt uw presentatie gehouden en wat nu? Evalueer tweemaal wat u bereikt heeft met uw presentatie: kort erna en na enkele weken. Bepaal aan de hand van uw ervaring wat u de volgende keer anders of beter kunt doen. Vraag uw collega-OR-leden om feedback. Op welke punten kan de presentatie verbeterd worden?