Presenteren

Veel mensen vinden presenteren erg spannend. Het kan zomaar gebeuren dat u als OR-lid zelf een keer iets moet presenteren, bijvoorbeeld als u de achterban moet bijpraten over een heikel onderwerp of de voorstellen in de Overlegvergadering moet uitleggen. Hoe kunt u uw boodschap het beste overbrengen naar het publiek? Niet alleen de inhoud van het betoog, maar ook de vorm van uw presentatie moet helemaal kloppen. In deze checklist vindt u allerlei praktische tips om een goede presentatie te kunnen houden.

Aansluiten bij uw publiek

Iedere presentatie heeft vaste elementen. Als u daar vooraf rekening mee houdt dan zal het presenteren u makkelijker af gaan. Het belangrijkste element is het publiek. Voorafgaande aan de inhoudelijke voorbereiding maakt u een inschatting van uw toehoorders. Zijn dat uw collega OR-leden die al het nodige van het OR-werk weten of zijn het de collega’s op de werkvloer? Om contact te kunnen krijgen met het publiek zal de presentatie aan moeten sluiten bij het kennisniveau, de ervaringen en de houding die men heeft ten aanzien van het onderwerp dat u behandelt. Aan de hand van uw inschatting bepaalt u de benodigde hoeveelheid informatie en de diepgang, het taalgebruik, welke illustraties er nodig zijn en de te volgen strategie om belangstelling te wekken.

Als u gaat presenteren laat uw publiek dan weten wat er van hen verwacht wordt. Wilt u de mening van uw publiek peilen of een discussie op gang brengen?

Wat wilt u bereiken?

Het scherp formuleren van doelen is een essentiële fase bij de voorbereiding van uw presentatie. Het doel vormt de rode draad van het verhaal en bepaalt in ruime mate de keus van de exacte inhoud, de te volgen strategie en de hulpmiddelen die u gaat gebruiken. Meestal zult u zich één van de volgende doelen of combinaties hiervan, hebben gesteld. U wilt uw publiek informeren. Bijvoorbeeld wanneer de volgende OR-verkiezingen plaatsvinden en hoe de stemprocedure verloopt. U kunt zich ook tot doel stellen om de meningen te beïnvloeden. De OR wil bijvoorbeeld positief adviseren over de reorganisatie. U informeert de achterban en probeert ze mee te krijgen. Tot slot kunt u ook proberen met uw presentatie het gedrag te beïnvloeden. Dat is niet eenvoudig. De leden van de VGWM-commissie moeten bijvoorbeeld alerter worden op de naleving van de veiligheidsvoorschriften.

De opbouw

Gebruik een logische volgorde bij uw presentatie. Bijna iedere presentatie heeft daarom een kop (een inleiding), romp (de kern van het verhaal) en een staart (de samenvatting en de conclusie). Vertel bij de inleiding waar u het over gaat hebben. Zeg iets over het onderwerp, het doel of het belang van uw publiek. U kunt ook starten met een citaat of een anekdote om de aandacht van het publiek te trekken. Voor de ‘romp’ kunt u gebruikmaken van de tijd (van vroeger naar nu), van probleem naar oplossing of van hoofdzaken naar detail. Vat aan het eind uw verhaal samen en trek conclusies. Daarmee heeft uw presentatie een logische opbouw. Vergeet niet om het publiek om een reactie te vragen. Zo krijgt u een indruk of uw verhaal is begrepen.

Presenteer niet langer dan zo’n 25 minuten. Hoe langer uw presentatie duurt des te minder mensen ervan onthouden.

Keuze van de hulpmiddelen

Veel sprekers maken gebruik van hulpmiddelen. Die geven vaak houvast om het verhaal goed te vertellen. Bovendien is bekend dat mensen weinig onthouden van wat er in een presentatie mondeling naar voren is gebracht. Mensen onthouden als ze alleen een verhaal horen slechts 10%. Dat loopt op naar zo’n 55% als ze uw verhaal horen én zien. Als mensen reageren dan hebben ze zo’n 70% onthouden. Kortom, het beste resultaat wordt gehaald wanneer u verschillende zintuigen activeert. Dit gebeurt aan de hand van hulpmiddelen zoals papieren samenvattingen, kaarten, een flip-over, video, powerpointslides, discussievragen en dergelijke. Verder zijn ook de omstandigheden van belang en of u hulpmiddelen gebruikt. Hebt u een groot publiek, een zachte stem of heeft de ruimte een slechte akoestiek? dan is een microfoon handig. Dat lijkt een open deur, maar regelmatig is de presentator niet te verstaan. Probeer altijd vooraf de hulpmiddelen uit. Het komt knullig over als de stemkastjes of de beamer het niet doen of de microfoon gaat piepen.

Spreek niet te snel. Las daarom korte spreekpauzes in tijdens uw betoog. Dit versterkt de aandacht voor het verbale deel van het verhaal.

Lichaamshouding

Bij uw presentatie geeft niet de inhoud van uw verhaal de doorslag, maar uw lichaamshouding. Non-verbale communicatie blijft beter hangen dan het gesproken woord. Gaat u staan of zitten tijdens de presentatie? Als u presenteert, probeer dan oogcontact met uw publiek te houden. Als u alleen naar het plafond of uw blaadje kijkt dan zal uw publiek snel afhaken. Maakt u gebruik van gebaren? Is dat storend of zet dat uw verhaal juist kracht bij? Hoe is uw houding? Staat u rechtop of scheef? U kunt ook uw stem gebruiken om uw presentatie te verlevendigen. Wissel bijvoorbeeld eens van stemhoogte. Praat eens hard en dan weer zacht. Ook in het tempo kunt u variëren. Laat soms een pauze vallen. Dat draagt bij aan een goede presentatie. Het publiek zal langer blijven luisteren.

Wees vooral uzelf. Speel geen toneel. Uw publiek doorziet dat meestal.

Online

Soms kunt u voor de presentatie niet in dezelfde ruimte zijn als uw publiek. Bijvoorbeeld als u op afstand werkt en niet gemakkelijk naar kantoor kan komen. Online presenteren biedt dan uitkomst. Maar u moet wel op een aantal dingen letten. Als u online presenteert, dan zal dit gebeuren via een videoverbinding. Zorg ervoor dat u een goede internetverbinding heeft, zodat u niet wegvalt tijdens de presentatie. Praat luid en duidelijk, maar schreeuw niet in de microfoon. U kunt ervoor kiezen om de presentatie zittend achter uw computer, of staand te houden. Als u gaat staan, check dan van te voren hoe ver u van uw scherm moet staan om nog goed zichtbaar in beeld te zijn. Om te zorgen dat iedereen de Powerpoint (of andere ondersteuningsmiddelen) kan zien, kunt u uw scherm delen met het publiek. Lukt dit niet? Stuur dan de presentatie op of deel deze in een chatfunctie van het videoprogramma. Dan kunnen de deelnemers de presentatie zelf openen en missen ze geen informatie.

Ga niet met de rug naar uw publiek staan. Dat kan gebeuren als u op het scherm wat wil aanwijzen. U kunt dan de aandacht kwijtraken.

Feedback vragen

De laatste stap van het presenteren wordt vaak vergeten. U hebt uw presentatie gehouden en wat nu? Evalueer tweemaal wat u bereikt heeft met uw presentatie: kort erna en na enkele weken. Bepaal aan de hand van uw ervaring wat u de volgende keer anders of beter kunt doen. Vraag uw collega-OR-leden om feedback. Op welke punten kan de presentatie verbeterd worden?