Profiel voorzitter van de OR

De voorzitter van de OR is een van de ‘kartrekkers’ van de OR en wordt samen met de gekozen secretaris ook wel het Dagelijks Bestuur (DB) van de OR genoemd. Naast de gezamenlijke taken zijn er specifieke taken waarvan het leiden van vergaderingen de bekendste is. Daarnaast zijn er taken die meer op de achtergrond liggen in de voorbereidende, organiserende en begeleidende sfeer. In deze checklist staan het profiel en de taken van de voorzitter centraal.

Leidinggeven aan de OR

Menig OR-lid denkt dat het voorzitterschap van een OR zich beperkt tot het technisch voorzitten van de OR-vergadering en beurtelings van de overlegvergadering. Een stap verder gaat het als u uzelf, samen met de secretaris, opvat als een team dat leiding geeft aan de OR en het OR-werk. Vanuit het voorzitten van de vergaderingen kunt u het leidinggeven aan de OR stapsgewijs uitbouwen. Zaken die u toe kunt voegen zijn onder meer: agendapunten inhoudelijk voorbereiden en tot een goed einde brengen, over oplossingen en besluiten nadenken, afspraken afstemmen en zorgen voor een goede uitvoering, nadenken over het scholingsbeleid van de OR, overleggen met interne- en externe netwerken, met achterbangroepen praten en verantwoording afleggen en OR-leden en commissies coachen.

Begin als voorzitter van een nieuwe OR of als u zelf pas in deze functie zit niet te ambitieus. Maak een keuze die bij u past. Voeg langzaam meer leidinggevende taken toe. Werk een en ander uit met de overige OR-leden, de OR-secretaris en de bestuurder. Bij een grote of professionele OR: maak een keuze uit een leiderschapsstijl en sluit dat kort met de OR. School u hierin.

Inhoud van het OR-werk

In het OR-werk gaat het niet alleen om het meedenken en meepraten, maar vooral om het meebeslissen. Dan gaat het om algemeen ondernemingsbeleid, financiën, sociaal en personeelsbeleid (ook wel HR genoemd), organisatiebeleid, productie en dienstverlening, ICT, communicatie en marketing en aansturing en toezicht. En de wetgeving over deze onderwerpen. Onder deze beleidsgebieden zit een veelvoud aan onderwerpen waarvan verschillende in een zittingsperiode van de OR aan de orde kunnen komen. Wel hangt het af van de actualiteit en waar de organisatie mee bezig is. Als voorzitter dient u overkoepelend zicht te hebben op deze onderwerpen. U dient de grote lijnen te kunnen volgen, maar u hoeft niet alle details en elke inhoud te kennen en te kunnen hanteren. Het gaat om de helikopterview en het sturing geven aan de OR op de inhoud.

Maak, samen met de OR en bestuurder, een lijst met onderwerpen die de komende zittingsperiode aan bod komen. Zorg dat de onderwerpen goed verdeeld worden onder de OR-leden en de OR-commissies. Laat ook door de bestuurder aangeven welke belangrijke inhoudelijke argumenten en beslispunten er per onderwerp of beleidsgebied zijn c.q. aan zitten te komen. Zorg dat de OR-leden voldoende zijn geschoold en ingewerkt op de onderwerpen. En controleer dat.

Vaardigheden

Als OR-voorzitter dient u, naast algemene vaardigheden, over specifieke vaardigheden te beschikken. Naast de algemene vaardigheden als het goed kunnen luisteren, samenvatten, hoofdlijnen kunnen volgen en bedrijfsdocumenten goed kunnen bestuderen, is ook het volgende van belang. In de OR-vergadering dient u zaken goed inhoudelijk samen te vatten, de rode draad vast te houden (Waar gaat het nu precies om?), met respect OR-leden kunnen ‘afkappen’, kortom goed voorzitten en leiding kunnen en durven nemen. Ook het aanspreken van OR-leden hoort daarbij. In de Overlegvergadering bent u wisselend gespreksleider maar vertegenwoordigt u in debat en besluitvorming ook de OR. U dient of zelf de zaken goed naar voren te brengen of dat andere OR-leden goed te laten doen. Ook is het hanteren van vergadermiddelen als ‘schorsing’ uw taak. Bij de achterban dient u namens de OR het woord te doen, een presentatie te houden en flexibel en met respect om te gaan met (lastige-) vragen en kritiek. Een vergeten aandachtspunt is vaak het ‘informeel overleg’ met de bestuurder, het gezamenlijk voorbereiden van agendapunten en de besluitvorming.

Niet elke voorzitter is hetzelfde en kan alles aan. Een voorzitter ontwikkelt zich in de functie en rol. Zo geldt voor veel: begin rustig, bijvoorbeeld met het grip krijgen op het verloop en output van de OR-vergadering. Voeg langzaam steeds meer inhoudelijke taken daaraan toe. Richt u zich vervolgens meer op leidinggevende taken en het opereren als een belangrijke speler in de organisatie.

Competenties

Tegenwoordig is het gebruikelijk om niet meer van vaardigheden, maar van competenties te spreken. Een competentie is een geheel van een vaardigheid, houding en gedrag. Dus meer het toepassen in praktijk van wat een voorzitter kan en kent. De volgende competenties worden als belangrijk gezien voor de voorzitter: het hebben van overzicht en dat houden, visie ontwikkelen, overtuigingskracht en beïnvloeding, delegeren en leiderschap, coachen en het onderhouden en beheren van contacten en relaties. Maar ook het leidinggeven aan het onderhandelen, het onderhandelingsgedrag en omgaan met druk en emoties zijn een vak apart.

Zet als voorzitter op een rij over welke competenties u zou moeten beschikken en laat de secretaris dat ook doen. Neem dat door als Dagelijks Bestuur en leg dat voor aan de gehele OR. Maak een plan voor de gehele zittingsperiode en geef aan in welk jaar u wat onder de knie wilt krijgen. Evalueer dat één keer per jaar.

Met spelers overleggen

Een belangrijk deel van het werk van de voorzitter vindt buiten de vergaderingen plaats. Dan gaat het over het informeel overleg en contact met de bestuurder en het hoofd HR (P&O) of de controller in en rond de overlegvergadering. Maar er is meer. De voorzitter van tegenwoordig dient ook te kunnen opereren in het strategisch speelveld in en van de organisatie. Binnen de organisatie zijn dat Raad van Commissarissen c.q. Raad van Toezicht, leden van de directie of het managementteam, interne deskundigen van P&O of financiën, contactpersonen in afdelingen en doelgroepen van de achterban. Het externe netwerk van de OR kan bestaan uit de OR-trainer, adviseur, de vakbondbestuurder en mensen van bijvoorbeeld hogescholen en universiteiten.

Besef dat bij het netwerken binnen en buiten de organisatie niet elke speler gewend is dat een OR-voorzitter met meer mensen of groepen in de organisatie praat dan zij die direct bij het overleg betrokken zijn. Daar moet de organisatie en soms ook de bestuurder aan wennen. Bespreek uw werkwijze rond het netwerken en contacten onderhouden met alle spelers in de organisatie en maak werkafspraken.