Recht inhuren externe deskundige

Veel OR’en vinden complexe materie, zoals juridisch of financieel beleid, lastig. Het is mogelijk hiervoor een deskundige in te schakelen. Die kan u inhoudelijk adviseren over dit soort onderwerpen. Daarmee kunt u op een zorgvuldige wijze uw standpunt bepalen en staat u sterker tijdens de overlegvergadering met de bestuurder. Er zijn veel verschillende bureaus waar u externe deskundigheid kunt inhuren. Het is niet verstandig om blind in zee te gaan met een onbekende adviseur. De kwaliteit en de tarieven kunnen nogal verschillen. Met behulp van deze checklist kunt u weloverwogen een keuze maken bij het inschakelen van een extern deskundige.

Wet op de ondernemingsraden

De OR heeft ten alle tijden het recht de hulp in te roepen van een externe deskundige. Dat staat in Artikel 16 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Zeker bij complexe zaken zoals een reorganisatie, een investering, een balans of een juridische kwestie moet uw OR niet aarzelen van dit recht gebruik te maken. Uw OR bepaalt zelf wie hij inhuurt en waaruit de opdracht bestaat. De OR kan voor een interne deskundige kiezen, maar ook een externe.

Informeer de bestuurder als u een externe deskundige wil inhuren. Hij kan een deskundige niet tegenhouden, maar hij wil natuurlijk wel weten waar hij aan toe is. Hij moet immers de kosten betalen.

Budget

Met het inhuren van een externe deskundige zijn kosten gemoeid. Het kan zijn dat hiervoor kosten zijn begroot in het OR-budget. In dat geval is de bestuurder alleen verplicht de begrote kosten te vergoeden. Hij is niet verplicht de kosten te dragen wanneer deze post wordt overschreden, tenzij hij daar alsnog mee instemt. Indien de OR geen post heeft opgenomen in zijn budget, of überhaupt geen eigen budget heeft, dan moet de OR de bestuurder van tevoren van de komende kosten op de hoogte stellen. Als de kosten hiervan redelijk zijn, moet de bestuurder hiermee instemmen. Nog handiger is af te spreken de kosten van externe deskundigen op declaratiebasis achteraf te laten vergoeden. De kosten van het inhuren worden dan alleen als zogenaamde PM-post opgenomen in de begroting, waardoor de OR niet gebonden is aan een (beperkt) OR-budget.

Opdracht

Formuleer in alle gevallen nauwkeurig de opdracht van de OR. Welke deskundigheid zoekt u precies en wanneer hebt u die nodig? Als u iemand snel nodig hebt, is het handig uw adviesvraag tijdig in kaart te brengen. Zorg bijvoorbeeld dat u de desbetreffende stukken verzamelt, zodat de adviseur snel kan beginnen. Vraag uzelf van tevoren af hoeveel tijd de opdracht in beslag neemt en hoeveel contactmomenten er nodig zijn.

Zoektocht

U kunt extern deskundigen op verschillende manieren vinden. Volgt u scholing? Dan kunt u via dit instituut navragen of zij een deskundige in hun netwerk hebben op het gebied waarover u advies nodig hebt. U kunt ook bij de vakbond vragen of zij uw OR verder kunnen helpen. Vraag ook eens bij andere OR’en, in dezelfde sector als u, naar vaak ingehuurde adviseurs. Natuurlijk kunt u ook op internet of andere informatiebronnen naar een externe adviseur zoeken. Het is in dat geval belangrijk te selecteren op kwaliteit. Dat kan door na te gaan of de adviseur lid is van een gerenommeerde branchevereniging met kwaliteitseisen of beschikt over een door de markt erkende certificering.

Vergelijken

Nodig verschillende adviseurs uit om hun diensten, hun tarieven en hun visie te geven op uw vragen. Selecteer niet alleen op prijs, maar ook op kwaliteit, sectorkennis en de bewezen expertise. Vraag de meest opvallende aanbieders of ze een persoonlijke presentatie willen geven. Spreek af dat degene die de presentatie geeft straks ook het programma gaat uitvoeren. Dan kunt u meteen kennismaken en beoordelen of er een klik is tussen de adviseur en de OR-leden.

Er zijn veel deskundigen die zeggen een OR te kunnen adviseren. Accepteer geen standaard-oplossingen, maar streef naar maatwerk. Hierdoor krijgt de deskundige toegevoegde waarde voor u.

Berekenen

Probeer zo veel mogelijk te streven naar goed vergelijkbare offertes. Dat betekent dat u vooraf duidelijk moet aangeven wat u precies wilt en op welke manier. Let op wat er wel en niet in de offerte is opgenomen. Zijn de voorbereidingsgesprekken en de reiskosten bij de prijs inbegrepen? Is een schriftelijk verslag of de aanwezigheid van de adviseur bij de overlegvergadering meegerekend? Kunt u alle offertes op dezelfde manier vergelijken: met of zonder btw? Indien uw organisatie geen btw mag verrekenen, vergelijk dan altijd de offertes inclusief btw.

Onderhandelen

Wijs de uitgenodigde adviseurs erop dat er meerdere kandidaten zijn. Ze zullen alles uit de kast moeten halen om de opdracht binnen te halen. Over de prijs is dan vaak te onderhandelen. De dagdeeltarieven en de voorbereidingstijd verschillen nogal per adviseur. Ook een gratis studiebijeenkomst, een gratis intakegesprek, extra literatuur of andere speciale aanbiedingen zijn vaak bespreekbaar. Spreek het liefst een all-in-tarief af, zodat de adviseur achteraf niet elk A4-velletje papier in rekening brengt. Heeft uw OR een keuze gemaakt? Laat dan aan alle adviseurs, ook als u van hun aanbod geen gebruik maakt, weten of u met ze in zee gaat. Zij hebben immers tijd in u geïnvesteerd en krijgen daar niets voor terug. Maak afspraken met de adviseur over de start van het adviestraject. Leg alles vast in een afsprakenbrief of contract, met verwijzing naar de goedgekeurde offerte.