Recht op overleg

De overlegvergadering

De ondernemingsraad heeft recht om te overleggen met de bestuurder via de zogenaamde overlegvergadering. Dat staat in Artikel 23, 23a en 23b van de WOR.

• Inhoud van de overlegvergadering:

De wet stelt dat de overlegvergadering in principe kan gaan over alle organisatiegerelateerde onderwerpen die een van beide partijen wenselijk acht. De ondernemingsraad kan zijn standpunt over besproken onderwerpen geven tijdens de vergadering. Ook is de OR gerechtigd om buiten de vergadering om schriftelijk gemotiveerde voorstellen te doen. In dat geval is mag de bestuurder niet eerder een besluit nemen over een voorstel van de ondernemingsraad, dan nadat het voorstel in een overlegvergadering is besproken. Beide partijen hebben het recht tijdens de vergadering besluiten te nemen.

• Bijeenroepen van de overlegvergadering:

Zowel de ondernemingsraad als de bestuurder kunnen een overlegvergadering bijeenroepen. Binnen twee weken nadat een van de partijen dat heeft verzocht, dient het overleg plaats te vinden. In de praktijk maakt de secretaris van de OR in overleg met de bestuurder  een jaarplanning voor meestal vijf tot zeven overlegvergaderingen per jaar. Hebt u als ondernemingsraad redenen om een extra overlegvergadering te verzoeken, dan moet de bestuurder hiermee instemmen. Ook de bestuurder heeft de mogelijkheid om extra overlegvergaderingen te verzoeken. Een overlegvergadering moet binnen 14 dagen na het indienen van het verzoek plaatsvinden.

• Inrichting van de overlegvergadering:

Artikel 23a geeft enkele richtlijnen over de inrichting van de overlegvergadering. Alle leden van de OR mogen in de overlegvergadering het woord voeren. Zo raadt de wet aan (in het kader van de gelijkwaardigheid tussen bestuurder en OR) het voorzitterschap van de overlegvergadering te rouleren tussen de voorzitter van de ondernemingsraad en de bestuurder. Beide partijen kunnen agendapunten indienen. De wet raadt ook aan de secretaris van de OR op te laten treden als secretaris van de overlegvergadering. Volgens Artikel 23a, lid 2 van de WOR mogen partijen ook een andere, meer bij de organisatie passende aanpak kiezen, zolang beide partijen hiermee akkoord gaan.

• Aanwezigheid van (externe) deskundigen bij de overlegvergadering:

Ondernemingsraad en bestuurder hebben allebei het recht om één of meer (externe) deskundigen uit te nodigen in de overlegvergadering ter toelichting van een bepaald agendapunt, ‘indien dit voor de behandeling redelijkerwijs noodzakelijk is’. Zo staat dit letterlijk in Artikel 23a, lid 6, van de WOR.

U kunt ook buiten de reguliere overlegvergadering een extra overleg inplannen. Hierdoor kunt u urgente zaken snel met de bestuurder bespreken.

Het Artikel 24-overleg met bestuurder en eventueel toezichthouder

Minimaal twee maal jaar wordt de algemene gang van zaken in de organisatie tussen bestuurder en ondernemingsraad besproken. Dit overleg over de algemene gang van zaken wordt ook wel het Artikel 24-overleg genoemd, naar het gelijknamige artikel in de WOR.

• Inhoud van het Artikel 24-overleg

In het Artikel 24-overleg bespreekt de bestuurder de algemene gang van zaken in de organisatie met de OR. Daarnaast deelt de bestuurder mee welke besluiten in voorbereiding zijn die advies of instemming van de ondernemingsraad vereisen.

• Bijeenroepen van het Artikel 24-overleg

Het Artikel 24-overleg wordt in de regel opgenomen in de jaarplanning van de gewone overlegvergaderingen, zij het dat er direct een thema aan gekoppeld is: de algemene gang van zaken. In de praktijk zijn het bij grote organisaties vaak twee aparte overlegvergaderingen, waar de begroting en het jaarverslag worden besproken en waar de algemene beleidsplannen van de bestuurder aan de orde komen. Bij kleinere organisaties zijn het vaak agendapunten op een gewone overlegvergadering.

• Interne toezichthouders bij het Artikel 24-overleg

De ondernemingsraad heeft het recht te vragen om de aanwezigheid van de eventuele toezichthouders van de organisatie, zoals de Raad van Commissarissen of de Raad van Toezicht. De toezichthouders hebben wettelijk een verschijningsplicht. De OR kan overigens ook buiten het Artikel-24 overleg rechtstreeks overleggen met de toezichthouders.

Het Artikel 24-overleg is belangrijk als u niet verrast wilt worden door de bestuurder. Hij moet immers tijdens dit overleg aangeven welke beleidsvoornemens er zijn. U kunt als OR beter inspelen op de toekomstige plannen. De bestuurder kan dit overleg gebruiken om draagkracht te creëren voor toekomstige plannen.

De OR-vergadering

Naast overleg met bestuurder en toezichthouders, heeft de ondernemingsraad ook zijn eigen overleg, meestal aangeduid als de OR-vergadering. Ook hiervoor kan de secretaris een jaarplanning maken. Het is raadzaam om de OR-vergaderingen een of twee weken voor de overlegvergaderingen te plannen, zodat uw OR zich goed kan voorbereiden. Zijn er ook OR-commissies of werkgroepen, dan is het handig hun vergaderingen weer voorafgaand aan de eigen OR-vergaderingen in te plannen.

Overleg van en met OR-commissies

Ook OR-commissies hebben het recht tot overleg, zowel intern als met de ondernemingsraad. De wet onderscheidt drie soorten officiële OR-commissies: voorbereidingscommissies (rond een bepaald project, zoals verkiezingen), vaste commissies (rond een bepaald thema, zoals arbo of VGWM) en onderdeelcommissies (in feite een gedelegeerde ondernemingsraad voor een onderdeel van de organisatie).

• Vaste en voorbereidingscommissies hebben het recht op overleg met specialisten in de organisatie. Zo kan de VGWM-commissie overleggen met de arbo-coördinator of preventiemedewerker.

• Onderdeelcommissies hebben alle overlegrechten van een ondernemingsraad. Artikel 23c van de WOR is speciaal gewijd aan de overlegrechten van de onderdeelcommissie.

Overleg met de achterban

De ondernemingsraad en de OR-commissies hebben het recht te overleggen met de achterban. Artikel 17, lid 1 van de WOR regelt dit. In dat artikel wordt dit het raadplegen van de in de onderneming werkzame personen genoemd. De bestuurder is verplicht de werknemers in de gelegenheid te stellen hieraan mee te doen.

In en buiten de OR-vergaderingen mag de OR overleggen met interne- en externe deskundigen, de door de ondernemingsraad ingehuurde adviseurs en bestuurders van vakverenigingen.