checklist
Publicatiedatum: 13 augustus 2019

Resultaten en bezittingen oppoetsen

Soms poetsen organisaties de resultaten en bezittingen wat op in de cijfers. Daar kunnen goede redenen voor zijn, behalve als een faillissement dreigt. Daarom moet een ondernemingsraad de jaarrekening goed bestuderen en vooral letten op de toelichtingen bij de cijfers. Meestal kloppen deze, maar als u twijfelt, huur dan een extern deskundige in.

  1. Hoe poetst u de resultaten op?

    Organisaties kunnen er belang bij hebben om resultaten en bezittingen wat beter voor te stellen dan deze in werkelijkheid zijn. Denk daarbij aan de volgende redenen:

    • resultaatafhankelijke bonus voor management;
    • vertrouwen houden van financiers, toeleveranciers en afnemers;
    • ‘verkoopklaar’ maken voor een overname/ fusie;
    • het verhullen van een dreigend faillissement.

    Het uitstellen van noodzakelijke kosten leidt direct tot betere resultaten op de winst & verlies-, of exploitatierekening. Bekende voorbeelden zijn:

    • Stoppen met marketing en onderhoudskosten. Op korte termijn leidt dat niet direct tot problemen, maar in de toekomst ontstaat er natuurlijk wel een inhaalvraag.
    • Niet opvullen van vacatures. Hierdoor dalen de personeelskosten, maar neemt de werkdruk toe.
    • Verlaging van bijdragen aan pensioenregelingen, bijvoorbeeld voor prijscompensatie.
    • Geen voorzieningen opnemen voor voorspelbare verplichtingen in de toekomst, zoals bijvoorbeeld reorganisaties.

    Ga niet alles narekenen, maar stel vragen bij veranderingen in de cijfers.

  2. Bandbreedte van de boekhoudregels

    Meer ‘cosmetische’ oplossingen zijn mogelijk door creatief gebruik te maken van bandbreedte in de boekhoudregels. In een winst & verlies -, of exploitatierekening staan kosten en opbrengsten niet gelijk aan daadwerkelijke betalingen. Die vinden soms eerder of later plaats of staan helemaal niet vermeld in dat document. Hier volgen wat voorbeelden:

    • Er zijn opbrengsten geboekt die achteraf niet worden betaald. Denk aan projecten van aannemers of gesubsidieerde instellingen. Ook ziekenhuizen kunnen na jaren te maken krijgen met onvoorziene kortingen van zorgverzekeraars.
    • Kosten worden niet in één keer genomen op de winst & verliesrekening, maar door middel van ‘activeren’ als een investering op de balans naar de toekomst doorgeschoven. Hierop moet dan wel worden afgeschreven, waarbij kosten over een langere periode worden uitgesmeerd. Denk aan een intern research project in een kennisintensieve organisatie.
    • Afschrijvingen verlagen door een langere afschrijvingsperiode.
    • Gemaakte kosten staan niet op de winst & verliesrekening, maar worden in één keer ten laste gebracht van het eigen vermogen op de balans. Hierdoor vallen deze kosten minder op.

    Andere mogelijkheden zijn de volgende:

    • Bijzondere baten niet apart rapporteren, maar gewoon meetellen in de normale bedrijfsexploitatie, die daardoor gunstiger lijkt.
    • In een complex concern verliezen verplaatsen door middel van te lage prijzen voor intern geleverde diensten. Denk aan een ziekenhuis met een eigen commerciële kliniek.
    • Overheidssteun onzichtbaar maken, zoals bijvoorbeeld bij noodlijdende voetbalclubs.

    Ook de bezittingen op de balans kunnen binnen zekere grenzen gunstiger worden voorgesteld door deze te waarderen op basis van een te optimistische marktwaarde in plaats van de historische kostprijs, die soms ook al te hoog was. Met name immateriële vaste activa, zoals goodwill en know-how zijn hier gevoelig voor. Voor alle situaties geldt het volgende: Oppoetsen is alleen maar een cosmetische oplossing op korte termijn. Problemen worden naar de toekomst doorgeschoven en zullen dan onvermijdelijk zichtbaar worden.

    Vraag aan de bestuurder of de accountant om een berekening van het resultaat uit de normale bedrijfsuitoefening zonder incidentele mee- of tegenvallers, voor zover deze niet al zijn vermeld bij de buitengewone baten en lasten. Doe dit ieder jaar en kijk naar trends over verschillende jaren.

  3. Hoe beoordeelt de OR het oppoetsen van resultaten?

    Soms moet een OR dit spel gewoon meespelen, als de organisatie daar een positief belang bij heeft. Denk aan het sluiten van een verantwoorde banklening of het vinden van een goede koper. Indien echter creatief boekhouden wordt misbruikt om een dreigend faillissement te verhullen, dan moet de OR direct alarm slaan. Neem dan zo snel mogelijk contact op met de commissarissen of toezichthouders om de zorgen te delen. Dring aan op een realistisch verbeterplan om de continuïteit van de organisatie veilig te stellen.

  4. Rechten en plichten van de OR

    De bestuurder dient volgens artikel 31a, lid 2 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) aan de OR een exemplaar te geven van de schriftelijke jaarrekening en wel direct na de goedkeuring door de aandeelhouders of raad van toezicht. Deze jaarrekening bevat de winst & verliesrekening en de balans en moet voorzien zijn van een accountantsverklaring. Lees vooral de toelichtingen. Daarin wordt uitgelegd hoe opbrengsten, kosten en bezittingen gewaardeerd zijn. Dit geeft al veel informatie in welke mate creatief boekhouden is gebruikt. Let op ‘stelselwijzigingen’. Deze hebben betrekking op wijzigingen in de methode van berekening.

    Probeer inzage te krijgen in de managementletter van de accountant aan de commissarissen of raad van toezicht. Controleer deze op mogelijke waarschuwingen van de accountant. In principe is de bestuurder niet verplicht deze te geven, maar u kunt altijd proberen om hem te krijgen.

  5. OR in de praktijk

    Ga er van uit dat de cijfers kloppen en de accountant de boekhoudregels correct heeft toegepast. Binnen bepaalde grenzen is creatief boekhouden toegestaan. Het is wel zaak om goed te begrijpen wat er in de jaarrekening staat. Vraag goed door op aspecten die niet duidelijk zijn. Het is handig om een financiële commissie op te richten. Daarin kunnen naast OR-leden ook niet-OR-leden zitting in nemen. Bijvoorbeeld collega’s van de boekhouding. De financiële commissie kan het nodige voorwerk verrichten als de OR met de bestuurder over de cijfers gaat praten.

    In het zeldzame geval dat er toch nog wantrouwen overblijft, laat dan een andere accountant of financieel expert de cijfers in de jaarrekening beoordelen. De OR mag deze als extern deskundige inhuren volgens artikel 16 van de WOR.

Uitgelicht
Uitgelicht