Sekseregistratie voor organisaties

Niet nodig

In feite is het registeren van iemands geslacht niet nodig, tenzij er een wettelijke verplichting is. In veel gevallen gebeurt dit nog wel. Denk aan:

• het registreren van gegevens tijdens een sollicitatieproces;
• het toepassen van sekseregistratie in een personeelssysteem, bijvoorbeeld salarisadministratie, computersystemen, toegangspasjes, lidmaatschappen.

Identificatie

Bij het aannemen van een nieuwe werknemer is het nodig om iemand te identificeren. De nieuwe werknemer moet dan een origineel identiteitsbewijs kunnen tonen. Bijvoorbeeld een paspoort, een identiteitskaart of een vreemdelingendocument. Bij de controle van het identiteitsbewijs moet u letten op:

• de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor u staat?;
• fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd;
• handtekening: laat de werknemer ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
• nationaliteit (dit geldt ook voor buitenlandse werknemers);
• geldigheid: is de vervaldatum nog niet verstreken.

Zoals u kunt lezen in bovenstaande opsomming is informatie over het geslacht van de werknemer dus niet nodig om te controleren. Dus hier hoeft u geen aandacht aan te schenken. Op een rijbewijs en een verklaring van de Belastingdienst met sofinummer of Burgerservicenummer (BSN) staat geen nationaliteit. Daarom zijn deze documenten niet geldig.

Archiveren

De werkgever is verplicht om een duidelijke kopie te maken van het identiteitsbewijs. Hierop moeten documentnummer, pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) goed leesbaar zijn. Deze gegevens moet u ten minste vijf jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan bewaren. Ook voor het bewaren van het identiteitsbewijs is het dus niet nodig om de geslachtsgegevens te registreren.

Diversiteit

Organisaties kunnen zich op verschillende manieren inzetten om meer diversiteit in topposities te creëren. Bijvoorbeeld met actief emancipatiebeleid om meer vrouwen naar de top te helpen. In deze gevallen kan het nodig zijn om statistische gegevens over sekse te verzamelen en te gebruiken. Let op: dit beleid is gebonden aan strikte eisen vanuit de Algemene Wet Gelijke Behandeling.

Wat is er mogelijk?

Veelal zal het afschaffen van sekseregistratie neerkomen op het aanpassen van (online) formulieren. U kunt ervoor kiezen om de optie ‘man’ en ‘vrouw’ uit te breiden met een derde optie als ‘ik identificeer mij als…’ of ‘zeg ik liever niet’ of ‘overig’.

Tip: let op: mensen kunnen een categorie als ‘overig’ als stigmatiserend ervaren. Een respondent kan het idee krijgen dat de eigen genderidentificatie er niet toe doet als deze als ‘overig’ wordt bestempeld. De beste optie is een open veld waar respondenten zelf invulling aan kunnen geven.

U kunt er altijd voor kiezen om de sekseregistratie als niet-verplichte vraag op te nemen in uw communicatie. Hiermee houdt u de optie open voor stakeholders om dit in te vullen als zij dit willen, of juist niet willen.

Marketing en communicatie

Sekse-specifieke marketing komt vaak voor, maar is ook onnauwkeurig. Iemands sekse geeft niet altijd richting aan iemand interesses. In plaats daarvan kunt u aan klanten vragen wat hun interesses zijn, of de marketing baseren op gegevens van eerdere aankopen. Ook in de communicatie met klanten komt sekseregistratie nog vaak voor. Denk bijvoorbeeld aan:

• het aanmaken van een account van een webwinkel;
• het registreren van een klantenkaart;
• sekseregistratie bij het kopen van een toegangsticket voor een concert of festival.

Als uw organisatie contact opneemt met klanten komt hier altijd een aanhef bij kijken. Soms kan er in de administratie een fout zijn gemaakt waardoor de aanhef niet klopt. Dit is voor klanten niet prettig. Maar het kan ook voorkomen dat een klant zich niet thuis voelt in één van de hokjes ‘meneer’ of ‘mevrouw’. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij transgenderpersonen. Een neutrale aanhef is hiervoor de oplossing, zoals ‘beste klant’ of ‘geachte relatie’.

Tip: vraag iemand naar de gewenste aanspreekvorm en registreer dit. Zo laat u zien dat de organisatie zich actief inzet om stakeholders zo inclusief mogelijk te benaderen.