Selectie accountant

Wat doet een accountant?

Het bestuur van een rechtspersoon, zoals bijvoorbeeld een vennootschap, stichting of vereniging is verplicht om ieder jaar een jaarrekening op te maken. Deze bevat een balans en een winst- en verliesrekening met toelichtingen. In de non-profit gebruikt men de termen exploitatierekening, resultatenrekening of staat van baten en lasten in plaats van een winst- en verliesrekening. Het bestuur is verplicht om de jaarrekening te laten onderzoeken door een accountant. De accountant voert de volgende werkzaamheden uit:

Controle

In de eerste plaats controleert de accountant of de resultaten, bezittingen en schulden, zoals vermeld in de jaarrekening, een getrouwe weergave vormen van de werkelijkheid. In de non-profitsector beoordeelt de accountant ook of opbrengsten en uitgaven rechtmatig en doelmatig zijn. Hij toetst deze posten dan aan specifieke regelgeving per sector en/of voorwaarden van de subsidiegever. Indien alles klopt, geeft de accountant een zogenaamde ‘goedkeurende’ verklaring af die uitdrukkelijk wordt vermeld in de jaarrekening met de handtekening van de accountant. Hij controleert daarvoor met behulp van steekproeven administratieve systemen en boekingen.

Advies

Door deze betrokkenheid ontstaat ook een natuurlijke adviesfunctie. Veel accountants brengen jaarlijks aan het bestuur en/of de toezichthouders een zogenaamde ‘management letter’ uit. Daarin rapporteren zij alles wat is opgevallen tijdens de controlewerkzaamheden. Denk hierbij aan onderwerpen zoals de kwaliteit van de administratieve organisatie en ondersteunende ICT-systemen, de professionaliteit van de financiële afdeling of de financiële gezondheid van de organisatie. Daarnaast kunnen accountants ook incidentele opdrachten uitvoeren op verzoek van bestuur, toezichthouders of OR.

Wisseling van de wacht

Om verschillende redenen is het verstandig om na een bepaalde periode van vijf tot zeven jaar van accountant te wisselen. Zo bevordert het de onafhankelijke positie van de accountant. Ook brengt een nieuwe accountant weer eens een frisse kijk van buiten. Daarnaast is er veel concurrentie tussen accountants onderling, zo nu en dan wisselen houdt de prijs laag. Echter, te snel wisselen van accountant is ook niet goed. Dat wordt vaak in verband gebracht met een ongunstige financiële positie van de organisatie.

Rol OR bij keuze accountant

De accountant wordt geselecteerd door het bestuur, meestal in samenwerking met de commissarissen of raad van toezicht. Dit besluit is niet adviesplichtig volgens de WOR. Ook hoeft het bestuur de OR hierover niet te informeren. In de non-profitsector komt het echter wel voor dat de OR op vrijwillige basis om advies wordt gevraagd.

Waar moet de OR dan op letten?

De OR kan er van uit gaan dat de bestuurder selecteert op de volgende criteria:

• branche-ervaring;
• kennis van specifieke regelgeving per sector;
• aanvullende expertise op gebieden zoals belastingwetgeving, arbeidsvoorwaardelijke regelingen, werkkostenregeling, winstdelingsregeling, pensioenen, financiering, verzekeringen, derivaten.

Voor de OR zijn andere criteria van belang:

• De garantie dat de accountant over een reeks van jaren zoveel mogelijk onafhankelijk blijft opereren ten opzichte van bestuur en toezichthouders. Met name bij kleine kantoren is er een risico dat de accountant vanuit commerciële overwegingen zijn rug niet altijd recht weet te houden.
• De praktische ervaring die de accountant heeft met medezeggenschapsorganen. Het is voor de OR handig wanneer de accountant ook een actieve bereidheid heeft om vragen van de OR te beantwoorden. Vraag naar voorbeelden uit het verleden.

In kleine organisaties komt het soms voor dat een extern administratiekantoor zowel de boekhouding als ook de accountantscontrole verzorgt. Vanuit het principe van functiescheiding is dit ongewenst. Dring vanuit de OR aan op een aparte, onafhankelijke accountant, ook al kost dit misschien meer geld.

Rechten en plichten van de OR

De aanstelling van een accountant voor controlewerkzaamheden is niet adviesplichtig volgens de WOR. Ook hoeft de bestuurder de OR daarover niet in te lichten. Inschakeling van de OR bij de selectieprocedure vindt dan ook plaats op vrijwillige basis. De OR kan proberen dat af te dwingen met een beroep op artikel 31.1 van de WOR, maar moet dan een redelijk belang aantonen. Dit kan het geval zijn bij de wisseling van accountant voor organisaties in acute financiële problemen, of na conflicten met de bestaande accountant.

Adviesopdrachten aan de accountant die los staan van zijn controlewerkzaamheden zijn volgens artikel 25.1.n van de WOR adviesplichtig als deze te maken hebben met de onderwerpen die zijn genoemd in artikel 25. Bij onderwerpen die zijn opgesomd in artikel 27 van de WOR geldt een informatieplicht voor de inschakeling van de accountant. Tenslotte kan de OR na overleg met de bestuurder de accountant ook inschakelen als deskundige volgens artikel 16.

De OR dient altijd te controleren dat de jaarrekening op tijd verschijnt en voorzien is van een door een accountant getekende verklaring.

De OR in de praktijk

In veel gevallen zal de OR niet rechtstreeks betrokken zijn bij de selectie van een nieuwe accountant. Ook zonder deze betrokkenheid kan de accountant voor de OR een interessante bron van informatie zijn. Indien de bestuurder niet in staat is om onderdelen van het financiële beleid voldoende toe te lichten, dan kan de OR proberen deze informatie te krijgen via de accountant na overleg met de bestuurder.

Ook kan de OR aan de accountant vragen om specifieke berekeningen op te stellen of te controleren. Denk bijvoorbeeld aan de bepaling van de hoogte van een winstdelingsregeling, of de berekening van het genormaliseerde resultaat zonder incidentele mee- en tegenvallers.