Urenregistratie

Wat is urenregistratie?

Urenregistratie, ook wel tijdschrijven genoemd, is niets anders dan het per tijdseenheid vastleggen van de verrichte activiteiten van werknemers. Vaak kunnen de gemaakte uren worden toegewezen aan een klant. In de meeste organisaties in de zakelijke dienstverlening is een urenregistratie de normaalste zaak van de wereld. Gemaakte uren moeten immers doorberekend worden aan externe klanten. Steeds meer organisaties, ook als zij niet direct uren kunnen doorberekenen aan externe klanten, maken gebruik van een urenregistratie. Urenregistratie maakt namelijk inzichtelijk hoeveel tijd werknemers aan een bepaalde activiteit kwijt zijn. En dat is belangrijke informatie voor uw bestuurder.

Waarom registratie?

Het mag duidelijk zijn waarom zakelijke dienstverleners uren, of in sommige gevallen zelfs minuten, schrijven. De kern van hun bestaan is het verkopen van uren. Dat vereist dat werknemers zeer nauwkeurig hun tijd bijhouden, zodat elk gemaakt uurtje kan worden doorbelast aan de klant. In organisaties waar dit minder speelt, kan een bestuurder nog steeds een tijdsregistratie verlangen. Bijvoorbeeld voor het inzichtelijk maken van de personele kosten. Tijdschrijven is daarnaast erg nuttig voor afdelingen binnen organisaties waarvan de toegevoegde waarde moeilijk in cijfers is uit te drukken, zoals bijvoorbeeld de HR-afdeling of de marketingafdeling. Deze afdelingen kunnen uren doorbelasten aan interne klanten. Zo maken deze afdelingen hun toegevoegde waarde aan de organisatie inzichtelijk.

Invoeren

Uw bestuurder kan niet zomaar besluiten om een urenregistratie in te voeren. Een urenregistratie is namelijk een systeem waar de aanwezigheid, het gedrag en de prestaties van werknemers mee gecontroleerd kunnen worden. Volgens artikel 27, lid 1l van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft uw OR daarover instemmingsrecht. Wanneer de bestuurder met een dergelijke instemmingsaanvraag bij uw OR aanklopt dan doet u er goed aan niet zomaar akkoord te gaan met het plan. Urenregistratie is namelijk een tijdrovende klus waar uw achterban over het algemeen niet op zit te wachten. Vaak voelt het bij werknemers als een extra controle.

Informeer bij andere organisaties in uw branche naar hun tijdregistratiesysteem en maak een vergelijking.

Voorwaarden

Om een urenregistratie succesvol in te voeren, zal het systeem breed gedragen moeten worden. Om dit voor elkaar te krijgen zal het plan van uw bestuurder in ieder geval rekening moeten houden met de volgende zaken:

• De privacy van werknemers moet gewaarborgd zijn.
• Er zullen voordelen voor werknemers aan moeten zitten.
• het softwarepakket voor de registratie moet eenvoudig en snel werken.
• Er moet duidelijkheid bestaan over de noodzaak van tijdregistratie.

Als u denkt dat tijdschrijven een gevoelig onderwerp is in uw organisatie is het verstandig om een enquête uit te zetten. U kunt dan bij de bestuurder aangeven hoe de achterban denkt over tijdschrijven.

Privacy

Bij registratiesystemen ligt er altijd het gevaar op de loer van het schenden van de privacy. Steeds meer urenregistratiesystemen zijn bijvoorbeeld online toegankelijk. Het is dan noodzakelijk dat het systeem goed beveiligd is. Ook moet het niet zo zijn dat collega’s inzicht in elkaars uren kunnen krijgen. U heeft als OR-lid de taak om ervoor te zorgen dat de bestuurder vertrouwelijk omgaat met gegevens van werknemers. Doe daar dus uitdrukkelijk navraag naar bij uw bestuurder.

Voordeel

Een urenregistratiesysteem moet niet alleen voordelig zijn voor de werkgever. Als het systeem puur wordt ingevoerd als controlemechanisme bijvoorbeeld, dan zal dat op weinig steun kunnen rekenen van uw achterban. Vaak bieden urenregistratiesystemen echter ook een goede administratie van gemaakte overuren en de daarbij behorende urencompensatie.

Adviesrecht

Het aanschaffen van een softwarepakket voor urenregistratie kan gaan om een behoorlijke investering. U heeft daarover dus adviesrecht. Bedenk bij de keuze voor het softwarepakket dat het niet alleen gaat om de prijs, maar ook om het gebruiksgemak. Het invoeren en bijhouden van de urenadministratie moet zo weinig mogelijk moeite en tijd kosten.

Noodzaak

Bekijk bij het beoordelen van de plannen van uw bestuurder ook wat de noodzaak van een dergelijk systeem is. Bij de invoering van zoiets ingrijpends als tijdschrijven krijgt uw bestuurder vrijwel zeker te maken met weerstand. Bij de invoering van tijdschrijven hangt vaak het beeld dat het management ‘alleen maar wil controleren wat werknemers de hele dag uitspoken’. Andere veelgehoorde opmerkingen van werknemers bij het invoeren zijn:

• Het vertrouwen in de werknemer wordt ter discussie gesteld.
• Er wordt verkeerd gecontroleerd (niet op output).
• Het brengt veel administratie met zich mee voor de werknemer.
• Sommige werkzaamheden zijn moeilijk in tijd uit te drukken.

Het succes van tijdschrijven valt of staat bij de bereidheid, maar vooral ook het begrip, van werknemers voor de invoering van een urenregistratie. Is het systeem bijvoorbeeld nodig om uren door te berekenen aan klanten, dan zal de weerstand een stuk lager zijn dan wanneer het systeem puur wordt gebruikt om na te gaan of werknemers wel al hun uren aanwezig zijn. Ook moet het management bereid zijn om het tijdschrijven te promoten en te controleren bij de werknemers.

Pilot

Uw bestuurder kan, nog voordat hij uw OR raadpleegt, een pilot uitvoeren. Een pilot is een kleinschalige proef. In de praktijk is het belangrijk dat uw OR betrokken is bij de pilot. Zo ziet u al in een vroeg stadium waar de knelpunten zitten. Een pilot kan al instemmingsplichtig zijn, als het een belangrijk onderwerp betreft en als de gevolgen groot kunnen zijn voor de organisatie en/ of werknemers.

Uw OR kan ook zelf voorstellen een pilot uit te voeren, voordat u overgaat tot het geven van uw instemming.

OR: in de praktijk

In de praktijk kunt u wachten tot de bestuurder een voorstel doet, maar u kunt ook zelf al eerder met een (beter) voorstel komen. De urenregistratie is een onderwerp dat de achterban vaak bezighoudt. Vraag daarom de achterban om hun mening. Let ook op dat u niet voor het karretje van de bestuurder wordt gespannen. Veel bestuurders willen graag in overleg allerlei besluiten nemen. Laat daarom duidelijk weten wat u vindt van de urenregistratie en communiceer dat.