Vakantiereglement

Wettelijke vakantiedagen

Het aantal dagen waarop een werknemer recht heeft, is wettelijk vastgelegd. Op jaarbasis heeft elke werknemer recht op vier keer het aantal dagen dat hij per week werkt. Bij een fulltime werkweek is dat dus vijf maal vier dagen, dus twintig dagen. Bij deeltijdwerk wordt de vakantieopbouw berekend naar rato.

Wettelijke dagen moeten binnen een half jaar na het opbouwjaar opgenomen zijn. Is dit niet het geval? Dan vervallen ze. Hierop is één uitzondering. Als de werknemer aannemelijk kan maken dat door extreme drukte het niet mogelijk was om dagen, die hij uit het vorige jaar over had, op te maken, blijven deze dagen maximaal vijf jaar geldig.

Werknemers hebben recht om minstens hun wettelijke vakantiedagen per kalenderjaar op te nemen. Ook hebben zij recht om eens per jaar minimaal veertien dagen achtereen vrij te zijn, of twee keer per jaar zeven dagen.

Als OR is het goed om eens in kaart te brengen of uw organisatie zich aan deze regels houdt. U heeft immers op basis van artikel 28 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) de verplichting ervoor te zorgen dat uw organisatie aan alle (wettelijke) voorschriften voldoet.

Bovenwettelijke vakantiedagen

In de meeste cao’s, personeelsreglementen of individuele arbeidsovereenkomsten krijgen werknemers bovenop de wettelijke vakantiedagen nog extra vrije dagen toegekend. Dit zijn de zogenoemde bovenwettelijke vakantiedagen. Werkt u fulltime, dan zijn alle vrije dagen die u bovenop de standaard 20 dagen krijgt bovenwettelijk. Bovenwettelijke vakantiedagen zijn, in tegenstelling tot de wettelijke vakantiedagen, maximaal vijf jaar houdbaar. Ook kunnen de bestuurder en een werknemer overeenkomen om bovenwettelijke dagen af te kopen. Soms staan er afspraken in het personeelsreglement of in de cao over bovenwettelijke dagen.

Is dit voor uw organisatie niet het geval, dan kan uw OR invloed hebben op beleid dat de bestuurder wil voeren op dit gebied. Zo heeft u instemmingsrecht als het gaat om wijzigingen in het vakantiereglement.

ADV-dagen

Naast wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen bieden veel organisaties hun werknemers de mogelijkheid om ADV-dagen op te bouwen. Wanneer een werknemer hiervan gebruik wil maken, neemt het aantal uren dat de werknemer werkt af. Dit kan ertoe leiden dat de werknemer een paar uur per week minder werkt, of dat hij deze uren opspaart en dus een aantal dagen per jaar extra vrij kan nemen. Voor deze dagen gelden niet dezelfde wettelijke regels als voor de andere vrije dagen. Zo staat er niets over in de wet. ADV-regelingen zijn meestal uitgewerkt in de cao of in individuele arbeidsovereenkomsten.

Vakantiereglement

Veel organisaties hebben een vakantiereglement. Dat is handig voor uw bestuurder, maar ook voor uw achterban. Zo’n reglement geeft duidelijkheid over de in de organisatie geldende regels rond vakantiedagen. Zo kunnen er regels in staan over de maximale aaneengesloten vakantieperiode, wanneer de roosters rond vakantieperiodes klaar zijn, hoe een werknemer een verlofaanvraag kan indienen en wat de afspraken zijn over verplichte vrije dagen en feestdagen. Ook staat er vaak in hoeveel bovenwettelijke vakantiedagen werknemers krijgen en welke regels hierbij gelden. U heeft instemmingsrecht op aanpassingen van een vakantiereglement.

Soms staat er in het vakantiereglement een melding over het meenemen van vakantiedagen naar het nieuwe jaar. Bijvoorbeeld dat deze dagen dan nog drie maanden geldig zijn. Zo’n mededeling is niet rechtsgeldig. De bestuurder mag alleen van wettelijke regelingen afwijken als dit positief uitpakt voor de werknemer. Kaart dit dan ook aan bij uw bestuurder.

Verplichte vrije dagen

Veel organisaties maken gebruik van zogenaamde verplichte vrije dagen. Dit zijn dagen die een werknemer verplicht moet opnemen, vaak om een werkdag tussen een feestdag en het weekend te overbruggen, zoals de dag na Hemelvaart. Vaak zijn deze dagen in de cao geregeld.

Valt uw organisatie niet onder een cao? Dan heeft u instemmingsrecht als de bestuurder besluit om een bepaalde dag verplicht te stellen.

Vrije dagen sparen

Soms willen werknemers vrije dagen ‘sparen’ door ze mee te nemen naar een volgend jaar. Bijvoorbeeld om beter om te kunnen gaan met een zorgtaak in de toekomst of om een lange reis te kunnen maken. Ook kan het zijn dat de werknemer door drukte er niet aan toe komt om al zijn dagen op te maken. Een werknemer moet dan wel goed opletten om wat voor vrije dagen het precies gaat. De wettelijke vrije dagen vervallen een half jaar na het opbouwjaar, bovenwettelijke dagen zijn vijf jaar houdbaar. Een bestuurder mag een langere vervaltermijn hanteren.

Valt u niet onder een cao? Dan nog kunt u hierover met uw bestuurder onderhandelen. Het sparen van dagen kan een belangrijke pijler zijn van een goed levensfasebewust personeelsbeleid.

Vrije dagen afkopen

Uw bestuurder kan met individuele werknemers overeenkomen om vrije dagen af te kopen. Ook kan de werknemer hierom verzoeken. Zij zijn dan wel aan regels gebonden. Zo mogen wettelijke vakantiedagen nooit afgekocht worden. Bovenwettelijke vakantiedagen kunnen wel uitbetaald worden. Soms kan de bestuurder dit bijvoorbeeld willen door extreme drukte in een bepaalde periode. Vaak staat hierover iets opgenomen in het vakantiereglement van uw organisatie.

OR: rechten en plichten

Gaat u aan de slag met dit onderwerp? Pak dan eerst de cao erbij. In de praktijk zult u merken dat uw voornaamste taak rond dit thema is om te controleren of de bestaande regels nageleefd worden. Valt u echter niet onder een cao? Dan zijn de wettelijke rechten van de OR groter.

Een samenvatting van de wettelijke rechten en plichten voor de OR rond het vakantiereglement:

OR: invloed

De meeste zaken rond vakantiedagen zijn bij wet geregeld of staan al uitgebreid beschreven in de cao. U heeft dan als OR formeel gezien niet veel invloed. Soms is het zo dat er in de cao juist wel ruimte is gelaten voor zogenoemde ‘zeggenschapsregelingen’. Kijk dus altijd uw cao erop na voordat u aan de slag gaat met dit onderwerp. Heeft u geen cao? Dan wordt de ruimte die de OR heeft groter. U heeft instemmingsrecht als het gaat over zaken rond arbeidsvoorwaarden. Ook heeft u als OR invloed op het vakantiereglement van uw organisatie. Wilt uw bestuurder iets wijzigen aan het vakantiereglement, of bestaat dit nog niet in uw organisatie en wil hij het invoeren, dan heeft uw OR daar instemmingsrecht bij. U kunt ook zelf dit onderwerp aankaarten in de overlegvergadering. Een duidelijke regeling is in het voordeel van uw achterban.

OR: in de praktijk

Hoe gaat uw OR in de praktijk om met vakantiedagen? Dat kan door te wachten op voorstellen van de bestuurder, maar u kunt ook zelf het initiatief nemen. Dat doet u uit eigen beweging of omdat er vragen komen vanuit de achterban. Het is voor iedere OR altijd een afweging of u individuele vragen met de bestuurder bespreekt. De OR is immers geen doorgeefluik. Toch kunnen bepaalde signalen van belang zijn om actie te ondernemen. Als leden van uw achterban vakantieregels niet begrijpen dan kunt u ze naar de afdeling P&O sturen of  bij de bestuurder aangeven dat meer voorlichting gewenst is. Dat hangt van de situatie af.