Vergaderen

Wettelijke regels

Er staat niet zo gek veel over vergaderingen van de OR in de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Zo is het aantal vergaderingen van de OR en de bestuurder niet vastgelegd. Het is maar net wat u afspreekt met de bestuurder. De ene OR komt iedere vier weken bij elkaar, terwijl de andere OR maar vier keer per jaar vergadert. Het gemiddelde is zeven keer per jaar. Naast de geplande vergaderingen kunnen zowel de OR als de bestuurder om een extra vergadering vragen. Heeft u een belangrijk onderwerp dat niet tot de volgende vergadering kan wachten, dan moet de bestuurder gehoor geven aan uw verzoek om een extra vergadering. Alleen de artikel 24-vergaderingen staan vast. Er moeten twee vergaderingen per jaar plaatsvinden waarin de bestuurder de algemene gang van zaken bespreekt met de OR. Daarbij moet ook een lid van de raad van toezicht aanwezig zijn.

Maak een vergaderschema met uw bestuurder, zodat u uw werkzaamheden goed kunt plannen.

Voor de vergadering

U zult merken dat vergaderingen een stuk soepeler verlopen wanneer er een goede voorbereiding aan vooraf gaat. De voorzitter en secretaris spelen hierbij meestal een grote rol. Zo bespreekt de voorzitter vaak met de (ambtelijk) secretaris de agenda en het doel van de vergadering. Afhankelijk van de agendapunten kan de voorzitter dan een inschatting maken van de tijd die nodig is voor de vergadering. Vergaderingen hoeven namelijk niet altijd even lang te duren. Dit is afhankelijk van de agendapunten. Als er een inschatting is van de duur van de vergadering kunt u een geschikte ruimte regelen. Zorg ervoor dat u de ruimte voor ten minste de geplande duur van de vergadering kunt gebruiken, liever zelfs wat langer. U wilt niet dat deelnemers zich opgejaagd voelen omdat de volgende groep alweer staat te wachten.

Als laatste is het belangrijk om te bedenken wie er allemaal bij een vergadering aanwezig moeten zijn. Moet de voltallige OR deelnemen of een commissie? Wilt u dat de raad van toezicht aanschuift? Zorg ervoor dat u deze personen op tijd uitnodigt voor de vergadering.

Vergader alleen als het echt nodig is en niet omdat er toevallig een vergadering gepland staat. Bedenk daarom altijd voorafgaand aan de vergadering wat het doel is.

De agenda

Het opstellen van een agenda is ook een belangrijk onderdeel van de voorbereidingen van een vergadering. Spreek met alle deelnemers van de vergadering af dat zij hun agendapunten aanleveren bij de (ambtelijk) secretaris. De deelnemers zullen zich dan verantwoordelijk voelen voor hun agendapunt. Zo hoeft de voorzitter tijdens de vergadering niet in zijn eentje alle agendapunten af te handelen. Zo voorkomt u dat de vergadering uitloopt in een monoloog van de voorzitter.

Bij het opstellen van de agenda is het goed om bij elk punt een korte toelichting en een tijdsduur te zetten. Hierdoor weten de deelnemers aan de vergadering wat ze kunnen verwachten. Het is ook van belang om aan te geven wat het doel van elk agendapunt is: informeren, discussiëren of besluiten nemen. Bepaal van alle agendapunten hoe belangrijk en urgent ze zijn. Maak hier vervolgens een rangorde in, zodat de belangrijkste en meest urgente punten als eerste aan de beurt komen.

Tijdwinst

Soms lopen vergaderingen vreselijk uit. Daar heeft niemand plezier in. U kunt dit voorkomen door strak de regie te houden. Zorg dat verschillende mensen aan het woord komen en maak regelmatig een rondje. U hoort dan in korte tijd hoe iedereen over een onderwerp denkt. Zorg verder dat u binnen 15 minuten na de opening bij het belangrijkste en meest urgente punt van de vergadering bent. Kijk ook goed of sommige mededelingen niet schriftelijk kunnen worden afgehandeld. Hier valt veel tijd mee te winnen. Ook kunt u zorgen dat de bespreking van het verslag van de vorige vergadering niet te veel tijd in beslag neemt. Kan dit wellicht schriftelijk, buiten de vergadering om, afgehandeld worden? Als dit niet bij uw OR werkt dan kunt u het verslag van de vorige keer aan het einde van agenda zetten. U zult merken dat er dan niet zo lang meer stil wordt gestaan bij de notulen. Tot slot kost de rondvraag vaak veel tijd. Deelnemers gaan dan nieuwe onderwerpen bespreken en dat is niet de bedoeling. Vervang de rondvraag voor de mogelijkheid om alvast agendapunten voor de volgende vergadering in te dienen. Die bespreekt u niet. Dat komt pas de volgende keer aan de orde.

Zorg ervoor dat iemand de tijd bewaakt. Hierdoor voorkomt u dat de vergadering uitloopt. Meestal is dit de taak van de voorzitter.

Tijdens de vergadering

Het eerste punt waar u winst kunt boeken is door op tijd te beginnen. Wacht niet op laatkomers en schaf het vaste ‘gezelligheidskwartiertje’ af. Neem als voorzitter de agenda door, maar accepteer niet zo maar nieuwe agendapunten. Doet u dat wel dan loopt uw tijdschema helemaal in de soep. Schep de voorwaarden voor doelmatige gesprekken en laat deelnemers die zich onvoldoende hebben voorbereid zo min mogelijk aan het woord. De voorzitter speelt een belangrijke rol bij het verloop van de vergadering. Hij moet ervoor zorgen dat ook de stillere deelnemers voldoende aan het woord komen. Verder trekt hij de conclusies en zorgt ervoor dat duidelijk is wie met welke actiepunten aan de slag gaat.

Mensen zijn gewoontedieren. Iedereen wil op een vaste plaats zitten. Dit kan de interactie bevriezen. Als iedereen regelmatig op een andere plaats gaat zitten dan kan dat de vergadering ten goede komen.

Na de vergadering

De vergadering zit erop en iedereen kan aan de slag. De (ambtelijk) secretaris maakt het verslag van de vergadering. Wacht hier niet te lang mee. Het is dan makkelijker om de notulen uit te werken omdat alles nog goed in het hoofd zit. Zet bij het verslag in ieder geval een besluitenlijst. Hierdoor weet iedereen de inhoud van het besluit, welke acties hieruit voortkomen en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van deze acties. Wacht niet met het verspreiden van het verslag. Iedereen kan dan snel lezen wat er afgesproken is. Als het verslag naar de achterban moet is het goed om alles even na te lopen. Staat er gevoelige informatie in? Veel OR’en maken een apart verslag voor de achterban. Dit is vaak interessanter dan de werkafspraken van de bestuurder en de OR.