Verwerken financiële informatie

Het verwerken van financiële informatie is niet niet zo eenvoudig. Er komen veel verschillende stukken en ingewikkelde spreadsheets bij kijken. De bestuurder is verplicht om aan de OR een aantal documenten te leveren die betrekking heeft op de financiële gang van zaken in het verleden en voor de toekomst. Deze documenten bespreken de bestuurder en de ondernemingsraad tijdens de overlegvergadering. De OR moet het beleid achter de cijfers kunnen beoordelen. Een financiële commissie kan nuttig voorwerk doen. Bekijk in deze checklist een aantal handige tips als het gaat om het verwerken van financiële informatie door de ondernemingsraad.

Financiële informatie voor de OR

De OR moet tenminste de volgende financiële informatie verwerken:

jaarverslag met de financiële jaarrekening;
begroting met zo mogelijk ook een overzicht van de geplande formatie en toekomstige arbeidsvoorwaarden;
voortgangsrapportages per maand of per kwartaal;
meerjarenbegroting.

Let bij de jaarrekening op het volgende: het gaat om de definitieve jaarrekening, zoals die is goedgekeurd door de Raad van Toezicht of de Raad van Commissarissen. Deze jaarrekening moet voorzien zijn van een controleverklaring van een externe accountant. Controleer ook of alle activiteiten van de organisatie zijn opgenomen in de jaarrekening.

De externe accountant controleert de jaarrekening. Vaak geeft hij daarbij een aparte, vertrouwelijke ‘management letter’ af aan het bestuur of de toezichthouders. Hierin geeft hij commentaar en advies op de gang van zaken. Volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is de bestuurder niet direct verplicht om deze management letter ook aan de OR te geven. De OR kan echter een beroep doen op artikel 31.1 om deze toch ter inzage te krijgen. Dit geldt in het bijzonder bij organisaties in financiële problemen.

Dochterondernemingen zijn vrijgesteld van de verplichting om een jaarrekening op te stellen als de moederonderneming zich verantwoordelijk heeft gesteld voor alle schulden van deze dochter. In dat geval moet de bestuurder aan de OR wel schriftelijke informatie geven over de financiële bijdrage van de dochter aan de moeder.

Financiële informatie verwerken

Bij alle documenten gaat het niet om de cijfers, maar om het beleid achter de cijfers. De OR moet in de eerste plaats kunnen beoordelen of de continuïteit van de organisatie voldoende verzekerd is. Bovendien beoordeelt de OR de gevolgen voor het sociale beleid. Deze kunnen worden samengevat in “5 A’s”:

Arbeidsplaatsen (aantal FTE);
Arbeidsinhoud (bijv. veranderingen in functieomschrijvingen);
Arbeidsverhoudingen (bijv. meer of minder managementlagen);
Arbeidsvoorwaarden;
Arbeidsomstandigheden.

Ga ervan uit dat de cijfers kloppen. Het is niet de taak van de OR om fouten of mogelijk zelfs fraude op te sporen. Dik alle cijfers in tot grote getallen. Besteed geen aandacht aan kleine bedragen. Maak gebruik van de analyses van het management bij de cijferoverzichten. Indien deze analyses ontbreken, vraag daar dan naar bij de bestuurder. Het is niet de taak van de OR om zelf diepgaande analyses van de cijfers te maken. Concentreer op de langetermijntrends in het beleid. Bespreek de belangrijkste onderwerpen met de bestuurder op de overlegvergadering.

Rechten en plichten

Tenminste twee keer per jaar moet de bestuurder met de OR de algemene gang van zaken in de onderneming bespreken op de zogenaamde artikel 24-overlegvergadering (artikel 24.1 van de WOR). Op deze vergadering komen de volgende documenten aan de orde:

Jaarverslag met financiële jaarrekening (artikel 31a.2);
Meerjarenplan en/of begroting (artikel 31a.7);
Personeelsbezetting in verleden en toekomst (artikel 31b);
Personeelsbeloning in verleden en toekomst (artikel 31c);
Voortgangsrapportages per maand of per kwartaal.

Daarnaast is de bestuurder verplicht om aan de OR alle informatie te verstrekken die de OR nodig heeft om zijn taken behoorlijk uit te kunnen oefenen. De OR bepaalt zelf om welke informatie het gaat (artikel 31.1). Denk bijvoorbeeld aan voortgangsrapportages. De bestuurder kan aan de OR geheimhouding opleggen als hij daarvoor een redelijk belang heeft (artikel 20).

OR-leden hebben vaak enige ‘koudwatervrees’ om financiële onderwerpen te bespreken met financiële professionals door een verschil in kennis. Kom er voor uit dat financiën niet uw eigen vak is, als dat zo is. Laat alles door de bestuurder uitleggen, totdat u het begrijpt. Vraag goed door. Domme vragen bestaan niet.

OR in de praktijk

Het is soms handig om een aparte financiële commissie te benoemen als vaste commissie volgens artikel 15.2 van de WOR. Indien nodig dan kan de financiële commissie zich eerst laten bijscholen met een cursus financiën.

Alle financiële informatie gaat eerst naar deze commissie. Deze bespreekt de informatie met de financiële managers die deze hebben opgesteld. Daardoor zijn zij vaak ook gemotiveerd om de nodige uitleg te geven. Stuur eventuele vragen vooraf per e-mail op. In een kleine groep hoor je vaak meer dan op een OV-vergadering met een overvolle agenda waar de gehele OR bij aanwezig is. Daarna selecteert de financiële commissie welke onderwerpen belangrijk genoeg zijn om op de OV-vergadering met de gehele OR te bespreken.

Zo nodig kunnen OR of financiële commissie ook een gesprek aanvragen met de externe accountant of de toezichthouders. Dit zijn de Raad van Commissarissen of de Raad van Toezicht. Bij grotere organisaties hebben deze vaak een aparte audit commissie. Die houdt in het bijzonder toezicht op de financiële gang van zaken.

Huur een eigen financiële deskundige in op kosten van de bestuurder als dat nodig is. Artikel 16 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) bepaalt dat u een of meer deskundigen uit kunt nodigen tot het bijwonen van een vergadering.