Winst- en Verliesrekening

Wat is een winst- en verliesrekening ?

De W&V-rekening is één van de verplichte onderdelen in de jaarrekening. Deze geeft een overzicht van de opbrengsten en kosten, en daarmee ook de financiële resultaten van een organisatie over een bepaalde periode, gewoonlijk het boekjaar. Non-profitorganisaties hebben geen winstoogmerk. Daarom heet de W&V rekening daar: exploitatierekening of de staat van baten en lasten. Deze documenten komen allemaal op hetzelfde neer.

Gebruikelijke opstellingen voor een W&V-rekening, exploitatierekening of de staat van baten en lasten zijn de volgende:

Buitengewone baten of lasten zijn incidentele mee- of tegenvallers. Daarom moeten deze apart worden gerapporteerd. Dit gebeurt echter niet altijd. Zij zitten dan wat ‘verstopt’ bij de kosten en opbrengsten van de normale exploitatie. Dit bemoeilijkt het inzicht in het bedrijfsresultaat uit deze normale exploitatie. Ook zijn bedrijfsresultaten uit meerdere jaren dan niet goed met elkaar vergelijkbaar. Vraag aan de bestuurder of accountant om een gecorrigeerd bedrijfsresultaat waaruit alle buitengewone baten en lasten zijn verwijderd.

Een dochteronderneming is niet verplicht een jaarrekening op te stellen, indien het moeder concern garant staat voor de schulden van de dochter. Er is dan geen W&V rekening. Echter, de bestuurder is dan wel verplicht om aan de OR van de dochter schriftelijk te rapporteren welke resultaatbijdrage de dochter aan de moeder heeft geleverd.

Profit versus non-profit

Oppoetsen van cijfers

Organisaties hebben er een groot belang bij om positieve financiële resultaten realiseren. Denk bijvoorbeeld aan de continuïteit en het verkrijgen van krediet van financiers of toeleveranciers. Ook non-profitorganisaties, die geen winstoogmerk hebben, doen er toch verstandig aan om jaarlijks positieve resultaten van enkele procenten van de baten te kunnen rapporteren. In internationale bedrijven let men soms ook op de zogenaamde EBITDA. Deze afkorting staat voor: Earnings before Interest, Tax, Depreciation and Amortization. Dit komt neer op het bedrijfsresultaat uit de normale exploitatie, vermeerderd met alle afschrijvingen.

Let op de bestemming van het resultaat. In de profitsector mogen aandeelhouders kiezen: uitkering als dividend aan de aandeelhouders zelf of inhouding in het bedrijf. In non-profit organisaties mag een eventueel positief resultaat nooit worden uitgekeerd, maar alleen toegevoegd aan de reserves.

Hoe moet de OR de winst- en verliesrekening beoordelen?

Als u als OR de W&V wilt beoordelen dan moet u in de eerste plaats op de volgende punten letten:

• Het resultaat en de ontwikkeling daarvan in de afgelopen jaren;
• De bestemming van het resultaat: uitkering of toevoeging aan de reserves;
• Het verloop van de belangrijkste posten over de afgelopen jaren;
• Bij verlies: wat zijn de concrete plannen voor verbetering?

Houd verder ook rekening met het volgende:

Genoemde documenten geven geen inzicht in de afzonderlijke resultaten per deelactiviteit. Vraag aan de bestuurder om aanvullende en meer gedetailleerde informatie. Verliesgevende deelactiviteiten zullen waarschijnlijk worden afgebouwd. Dit kan leiden tot adviesplichtige reorganisaties.

Omzet, opbrengsten en kosten lopen in de tijd niet altijd gelijk aan daadwerkelijke betalingen. Deze kunnen eerder of later plaats vinden. Bijvoorbeeld: omzet wordt al geboekt bij aflevering. Echter facturen worden pas later voldaan. Boekhoudregels geven het management enige vrijheid om het gerapporteerde resultaat positief of negatief bij te sturen door in de tijd te schuiven met omzet en/of kosten. Ga na in welke mate het management dit ‘creatief boekhouden’ heeft toegepast. Lees daarvoor de toelichting op de jaarrekening. Hierin staat, hoe alle posten zijn berekend.

In de W&V rekening met de toelichting staan alleen de totale personeelskosten en het aantal FTE in vaste dienst. Volgens de WOR kan de OR echter veel meer informatie over het personeels- en beloningsbeleid opvragen.

De rechten van de OR

De bestuurder moet volgens artikel 31a.2 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) aan de OR de schriftelijke en volledige jaarrekening verschaffen en wel direct na goedkeuring door de aandeelhouders of de raad van toezicht (RvT). De winst- en verliesrekening, exploitatierekening of staat van baten en lasten vormen een vast onderdeel van deze jaarrekening. Deze moet verder onder meer de volgende informatie bevatten:

• Een directieverslag over verleden en toekomst;
• Een getekende controleverklaring van de accountant;
• Een toelichting op alle gerapporteerde cijfers;
• De bestemming van het resultaat: inhouding of toevoeging aan reserves.

OR en bestuurder bespreken de jaarrekening tijdens het ‘overleg over de gang van zaken’ zoals bedoeld in artikel 24.1.

De OR kan verder bij de bestuurder zeer gedetailleerde informatie opvragen over het personeels- en beloningsbeleid voor het vaste en flexibele personeel in verleden en toekomst op basis van de artikelen 31b tot en met 31e van de WOR. Dit geeft veel meer informatie dan is terug te vinden in de jaarrekening.

Bij aanhoudende en/of grote verliezen moet de OR een actieve rol vervullen. Het management moet reorganisaties doorvoeren. Deze zijn adviesplichtig volgens artikel 25 van de WOR. Daarnaast moet de OR in een ‘vijf voor twaalf’ situatie zo goed mogelijk de vinger aan de pols houden, bijvoorbeeld door maandrapportages en liquiditeitsoverzichten kritisch te volgen.

Vergelijk de winst- en verliesrekening ook eens met de begroting op het moment dat deze verschijnt. Hoe realistisch zijn bepaalde doelstellingen in de begroting, als deze in het verleden volgens de winst- en verliesrekeningen nog nooit gehaald zijn?

De OR in de praktijk

Een winst- en verliesrekening, exploitatierekening of staat van baten en lasten zijn de belangrijkste documenten om een indruk te krijgen van het gerealiseerde financiële resultaat van een organisatie. Daarom moet elke OR jaarlijks deze documenten grondig analyseren en bespreken met de bestuurder. Vraag goed door, totdat alle posten duidelijk zijn. Lijkt het resultaat positief of negatief bijgestuurd en zo ja, wat zijn daarvan dan de redenen? Als er verlies wordt gemaakt voor het geheel of op belangrijke onderdelen, hoe gaat het management dat dan ombuigen? Wees als OR niet bang voor een klokkenluidersrol, als het management te passief blijft. Deel zo nodig eventuele zorgen over het financiële beleid met de raad van commissarissen of de raad van toezicht.