Krokus in bloei? Tijd voor het OR-jaarverslag!

Als het voorjaar aanbreekt, de vogels weer fluiten en de krokussen uit de knop komen, is het vaak weer tijd voor het OR-jaarverslag. Elke OR is volgens de wet verplicht een OR-jaarverslag te maken. Dat staat in artikel 14, lid 2h van de Wet op de ondernemingsraden. Veel ondernemingsraden houden zich niet aan deze plicht, omdat het veel tijd en energie kost. Of ze zien er tegen op, niet wetend waar te beginnen. Toch is het niet zo moeilijk. Het hoeft geen lijvig boekwerk te worden, het kan zelfs een project zijn waar je als team een bijdrage aan levert.

Mix van feiten en visie

Een OR-jaarverslag is een combinatie van een feitelijke terugblik over formele zaken, gemixt met de visie van de OR, de belangrijkste thema’s voor de OR, de activiteiten, de successen en de tegenvallers:

• Vermeld in ieder geval de basisgegevens van de leden van de OR, de zittingstermijn, eventuele vacatures en verkiezingen, aantal vergaderingen onderling en met de bestuurder en toezichthouder.
• Vul dat zo nodig aan met een korte samenvatting van de binnengekomen advies- en instemmingsverzoeken van de bestuurder op voorgenomen besluiten.
• Geef aan welke commissies er actief waren voor de OR, zoals een voorbereidingscommissie, een arbo/VGWM-commissie, een financiële commissie, een HR-commissie of een achterbancommissie.
• Geef je visie weer op het medezeggenschapswerk: wat wil je ermee bereiken, wat zijn je doelen en ambities. Geeft ook aan wat je afgelopen jaar hebt bereikt. En wat niet. Kijk hier naar het filmpje als voorbeeld.
• Maak het verslag mooi op, zo nodig met behulp van een vormgever. Zorg voor voldoende beeldend materiaal als cartoons en foto’s. Maak de teksten zo leesbaar mogelijk.
• Verspreid het OR-jaarverslag als pdf via intranet of interne mail aan alle medewerkers, voorzien van een leuke aanbiedingstekst als begeleiding. Vergeet niet de bestuurder en eventuele toezichthouder ook een exemplaar toe te sturen. Dat laatste kan met deze modelbrief.